Eingangsbearbeitung von E-Rechnungen auf der Lucom Interaction Platform

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1 Eingangsbearbeitung von E-Rechnungen auf der Lucom Interaction Platform Nutzerbeirat 2015 Formular-Management-System (FMS) Bonn, Sven Lori Manager Projects and Sales

2 Verpflichtung zur Umstellung PotenHale der E- Rechnung Lösungsbausteine Beispiel aus der Praxis

3 EU- Richtlinie verpflichtet öffentliche Verwaltung zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Dringender Handlungsbedarf auch für die Länder, die noch nicht umgestellt haben : Verabschiedung der EU- Richtlinie zur Elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen AuQrägen Bis : Umsetzung der Norm durch die Mitgliedsstaaten 2010 Finnland 2012 Norwegen 2014 Österreich, Italien heute 2011 Dänemark 2013 Portugal 2015 Spanien Seit : Steuerrechtliche Gleichstellung der E- Rechnung und der Papierrechnung. Bis : Erstellung einer Norm für den elektronischen Rechnungsaustausch durch das CEN (European CommiXee for StandardizaHon) : Verpflichtende Einführung der E- Rechnung für Lieferanten der öffentlichen Verwaltung im entsprechenden Land

4 Verpflichtung zur Umstellung PotenHale der E- Rechnung Lösungsbausteine Beispiel aus der Praxis

5 Der Papierprozess ist zeitaufwändig. Daten aus dem Pilotprojekt beim Technischen Hilfswerk (THW) Papierbasierte Rechnungsbearbeitung Rechnungs - eingang Sachliche und rechnerische Prüfung (manuell auf Papier) DatenermiOlung und - erfassung (THWin) Datenprüfung und - freigabe (THWin) Kon[erung (THWin) Pro Rechnung*: Reine Bearbeitungszeit: 17,3 min Durchschn. Liegezeit bei jew. Bearbeiter: 33,5 Stunden Durchschn. Transportzeit: 63,4 Stunden Elektronischer Eingang * Datenerhebung der Goethe- Universität Frankfurt beim THW ** Bonpago 2007 Elektronischer Rechnungsprozess Bearbeitung im Workflow Kosten- einsparungen bis zu 20 pro Rechnung**

6 Die Prozessqualität steigt bei elektronischen Rechnungen. ProdukHvdatenerhebungen zeigen Schwächen im Papierprozess, welche bei Umstellung auf die E- Rechnung vermieden werden können. ProzessschriX ausgelassen Wiederholung von ProzessschriXen Mangelnde Transparenz führt zu hoher Prozessdauer

7 Verpflichtung zur Umstellung PotenHale der E- Rechnung Lösungsbausteine Beispiel aus der Praxis

8 Der E- Rechnungs- Prozess bietet zahlreiche Ansatzpunkte zur OpHmierung. Übersicht über den E- Rechnungs- Prozess Rechnungseingangsprozess elektronischer Workflow 7 Post- eingang Digitali- sierung OCR Archiv Lieferant 6 ERP System 8 Bestellprozess

9 ZUGFeRD etabliert sich als das vielversprechendste Datenformat für elektronische Rechnungen. Medienbruchfreie RechnungsübermiXlung - ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland) als übergreifendes Format für elektronische Rech- nungen für den Austausch zwischen Unter- nehmen, Behörden und Verbrauchern Kombina[on einer Rechnung aus PDF- Dokument (Sichbormat) und einer integrierten XML- Datei (Datenformat) PDF XML PDF/A- 3 Automa[sierte Verarbeitung von Rechnungs- daten ermöglicht Verschlankung der Prozesse und verringert Fehlerpotenzial

10 Varianten bei der Digitalisierung: Konverter- Technologie und OCR Einführung einer Scan- Infrastruktur mit OCR- Erkennung sollte vom Rechnungsvolumen abhängig gemacht werden OCR Papierrechnung Digitalisierung PDF- Rechnung Direktes Auslesen der digitalen Rechnungs- daten Die Qualität der Digitalisierung ist neben der Qualität der ScanausstaXung in hohem Maße von der Qualität der Rechnung abhängig (Papierqualität, Druckqualität). Quote in der Regel 80% pro Rechnung! Generell sollte eine Digitalisierung so weit wie möglich durch die direkte Nutzung von elektronischen Rechnungsdaten vermieden werden. - > Ideal: Vollständiger Verzicht auf Papierrechnungen Im Gegensatz zum OCR Verfahren liegt hier kein Medienbruch vor. Text wird direkt aus dem Quellcode der PDF Datei ausgelesen. Zur reibungslosen Weiterverarbeitung werden jeweils einmalig die Rechnungsdaten für die unterschiedlichen Lieferanten lokalisiert. Fehlerquellen sind minimiert. Lieferanten müssen keine SoQwareanpassungen vornehmen. - > sehr niedrige Teilnahmeschwelle

11 Verpflichtung zur Umstellung PotenHale der E- Rechnung Lösungsbausteine Beispiel aus der Praxis

12 Eingangsbearbeitung von E-Rechnungen auf der LIP! THW als Pilotbehörde für das Projekt erechnung des Bundesministerium des Inneren (BMI)! Rechnungsfreigabeprozess auf Basis der LIP! Bereits seit 8 Jahren nutzen Lucom Kunden die LIP zur Eingangsbearbeitung von Rechnungen

13 Lucom GmbH! Lucom Interaction Platform (LIP) seit 14 Jahren auf dem Markt! Seit 8 Jahren Prozess Eingangsbearbeitung von Rechnungen auf der LIP! LIP seit 10 Jahren Basiskomponente Formular-Management-System (FMS) im Bund

14 Zufriedene Kunden

15 Zufriedene Kunden Zentraldienst der Polizei für Technik und Beschaffung

16

17 Architektur der Lucom Interaction Platform

18 ! Volle Kontrolle bei maximaler Transparenz!

19 ! Originales Rechnungsabbild! Übersicht aller für den Freigabeprozess relevanten Daten! Kreditorspezifische Daten und Beträge! Kontierungsbereich

20 ! Effiziente Steuerung des Prozesses! Wiederholung von Prozessschritten werden vermieden! Das Auslassen von Prozessschritten wird verhindert! Beschleunigung der Prozesslaufzeit! Volle Prozesstransparenz

21 Der ideale Umstellungsprozess besteht aus 3 Phasen. Von der Ist- Analyse bis zum Roll- Out Umsetzung: ImplemenHerung der Lösung und Lieferantenansprache III KonzepHon: Gestaltung des Soll- Prozesses und Lösungsauswahl II Analyse: Ist- Analyse der Prozesse E- Invoice Ready Check I

22 Eingangsbearbeitung von E-Rechnungen auf der LIP! Keine zusätzlichen Lizenzkosten für Bundesbehörden! Initiale Bereitstellung und kundespezifische Anpassungen über den bestehenden Rahmenvertrag des ZIVIT

23 Für Fragen stehen wir Ihnen jeder Zeit gerne zur Verfügung! Sven Lori Manager Projects and Sales Parkstr Erkrath Telefon +49 (0) Fax +49 (0) Mobil +49 (0)

24

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