[[ Projekt GESINE ]] ZUGFeRD und workflow-basierte Rechnungsverarbeitung - praxistaugliche Lösungen für KMU. AristaFlow GmbH

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1 Martin Jurisch, AristaFlow GmbH

2 Volumen an elektronischen Rechnungen wird stark zunehmen Steuervereinfachungsgesetz von 2011 Signaturzwang rückwirkend außer Kraft gesetzt Die jährlichen Wachstumswerte - das Volumen von E-Rechnungen betreffend - liegen nachhaltig bei %. 1) Aufgrund einschlägiger Schätzungen wird ein Anstieg der elektronischen Rechnungskommunikation auf mindestens 80% bis zum Jahr 2020 erwartet. 2) Druck durch die öffentliche Verwaltung wird steigen. 1) Quelle: (S.18) 2 ) Quelle: Martin Jurisch, AristaFlow GmbH Seite Nr. 2

3 Chancen Kostenvorteile Qualitätsverbesserung (kein Medienbruch) Zeiteinsparung durch elektronische Prozesse Automatisierte Rechnungsverarbeitung (Dunkelverarbeitung) Herausforderungen Umgang mit digitalen Rechnungen (Empfang, Prüfung, Archivierung, etc.)? Format Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen aus 14 Absatz 1 UStG (analog Papierrechnungen) Echtheit der Herkunft Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit & Prozess Martin Jurisch, AristaFlow GmbH Seite Nr. 3

4 Einheitliches Format: ZUGFeRD (Zentraler User Guide des FeRD) ZUGFeRD-Datenmodell (finale Version 1.0 vom ) Das ZUGFeRD Rechnungsformat für elektronische Rechnungen verknüpft die bildhafte Darstellung einer Rechnung im PDF-Format mit einem inhaltlich identischen Rechnungsdatensatz im XML-Format. 4) XML + PDF/A PDF/A3 Die Verwendung des ZUGFeRD Rechnungsformats stellt eine geeignete Basis für eine ordnungsgemäße Rechnung mit den Pflichtangaben nach 14 Abs. 4 UStG dar 4) XML 4) Quelle: Martin Jurisch, AristaFlow GmbH Seite Nr. 4

5 Prozess: ZUGFeRD und innerbetriebliches Kontrollverfahren [ ] berechtigen Rechnungen zum Vorsteuerabzug, die elektronisch übermittelt wurden [ ] solange durch innerbetriebliche Kontrollverfahren ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung hergestellt werden kann. 5) innerbetriebliches Kontrollverfahren auf Basis der ZUGFeRD-Rechnung XML oder + - x = PDF/A Sachliche Korrektheit Zahlungsverkehr Buchhaltung 5) Quelle: Martin Jurisch, AristaFlow GmbH Seite Nr. 5

6 Prozess: Innerbetriebliches Kontrollverfahren mittels Workflow Innerbetriebliches Kontrollverfahren im Gesetz nicht näher spezifiziert Ermöglicht effektive und effiziente Lösungen mittels workflow-basierter Rechnungsverarbeitung in IT ERP / Standardsoftware FIBU ZUGFeRD Format + Verfahrensanweisung Workflow-basierte Lösungen ZUGFeRD Martin Jurisch, AristaFlow GmbH Seite Nr. 6

7 Workflow-basierte Lösungen mit ZUGFeRD darauf sollten Sie achten: bestmögliche Nutzung der bestehenden IT-Infrastruktur für Empfang der elektronischen Rechnungen Darstellung anstehender Aufgaben für den Anwender Weiterleitung zu vorhandenen ERP-/DMS-, Finanzbuchhaltungs- & Archivierungssystemen Empfang z.b. Microsoft Outlook Darstellung Task-Liste in Mail-Programm oder Web-Client Archivierung vorhandenes DMS / ECM Martin Jurisch, AristaFlow GmbH Seite Nr x = Zahlung / Buchung z.b. automatische Übergabe an StB

8 Möglichkeiten workflow-basierter Lösungen mit ZUGFeRD Empfang der elektronischen Rechnung im ZUGFeRD-Format über spezielles -Postfach Dieses wird vom Workflow-System überwacht, startet automatisch einen Rechnungsverarbeitungsprozess und übergibt die Rechnung im ZUGFeRD-Rechnungsformat Mail mit ZUGFeRD PDF/A-3 Anhang Postfach.. PDF / A-3 Workflow-Lösung / -System Martin Jurisch, AristaFlow GmbH Seite Nr. 8

9 Möglichkeiten workflow-basierter Lösungen mit ZUGFeRD Auslesen der ZUGFeRD XML-Daten Weiteres Vorgehen nach innerbetriebliches Kontrollverfahren auf Basis des Rechnungsbilds (PDF) oder auf Basis der Rechnungsdaten (ZUGFeRD-XML). In der Praxis häufig auch Mischverfahren. Anzeige von Rechnungsbild und Rechnungsdaten notwendig Martin Jurisch, AristaFlow GmbH Seite Nr. 9

10 Möglichkeiten workflow-basierter Lösungen mit ZUGFeRD Automatische Weiterleitung der Rechnung an berechtigte Personen zur sachlichen und formellen Prüfung (Herkunft, Angaben gem. 14 (4) UStG, doppelte Rechnung, sachlich richtig, Leistungsmengen, vereinbarte Preise) zur Freigabe Zahlung Buchung Martin Jurisch, AristaFlow GmbH Seite Nr. 10

11 Möglichkeiten workflow-basierter Lösungen mit ZUGFeRD Darstellung anstehender Aufgaben für die betreffenden Anwender über Online- Aufgabenliste oder per Mail. Überwachung von Zahlungszielen und Skonti Bei Verarbeitung auf Basis der Rechnungsdaten (ZUGFeRD-XML) auch vollständige Dunkelverarbeitung möglich. Martin Jurisch, AristaFlow GmbH Seite Nr. 11

12 Vorteile workflow-basierter Lösungen ggü. datenzentrierten Systemen Individualisierung des Ablaufs insbesondere Prüfung, Freigabe, kontextabhängige Verarbeitungslogik (z.b. Dunkelverarbeitung) Zahlung, Buchung und Archivierung in bereits vorhandenen Systemen (Sicherung getätigter IT-Investitionen) Transparenz der Rechnungsverarbeitung im laufenden und abgeschlossenen Prozess Martin Jurisch, AristaFlow GmbH Seite Nr. 12

13 Vorteile workflow-basierter Lösungen ggü. datenzentrierten Systemen Schneller Einstieg auf Basis des Rechnungsbilds und kontinuierlicher Übergang zur Dunkelverarbeitung möglich Vorgelagerte Scan-Lösung ermöglicht Mischform und erleichtert Einstieg Martin Jurisch, AristaFlow GmbH Seite Nr. 13

14 Die Fakten im Überblick Volumen an elektronischen Rechnungen wird stark zunehmen ZUGFeRD bietet vielversprechendes, einheitliches und rechtskonformes Austauschformat für E-Rechnungen Chancen durch effiziente automatische Verarbeitung in IT-Systemen In Kombination mit geeigneten Workflow-Lösungen hohe Flexibilität, Effizienz und Integration in heterogene IT-Landschaft möglich Schneller Einstieg, Nutzung vorhandener Infrastruktur und kontinuierlicher Übergang zur Dunkelverarbeitung prädestiniert workflow-basierte Lösungen mit ZUGFeRD für KMU hohes Einsparpotential Martin Jurisch, AristaFlow GmbH Seite Nr. 14

15 Vielen Dank für Ihr Interesse! Sind Sie einvoice ready? Sprechen Sie mit uns! Martin Jurisch, AristaFlow GmbH