e-rechnung Roland Beranek IT-Cluster Steyr 1

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1 e-rechnung Roland Beranek IT-Cluster Steyr 1

2 BMD Papierlos Buchen IT-Cluster Steyr 2

3 Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit Wer hatte bereits vor 5 Jahren ein Smartphone? Entweder: oder IT-Cluster Steyr 3

4 Produktlebenszyklus IT-Cluster Steyr 4

5 Elektronische Rechnung ab EU Vorgabe für Gleichstellung PAPIER und E-Rechnung Zustimmung Rechnungsempfänger erforderlich (auch konkludent) Voraussetzung: Echtheit der Herkunft gewährleisten Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit Steuerpflichtiger legt Gewährleistung selbst fest (wie geprüft wird) Prüfpfad zwischen Rechnung und Lieferung/Leistung schaffen Ist Zahlung gerechtfertigt? Stimmt die Kontonummer des Empfängers? Wurde Lieferung/Leistung erbracht? IT-Cluster Steyr 5

6 Elektronische Rechnung ab Keine spezielle Form der Übertragung vorgeschrieben: Rechnung Anhang (PDF, Word usw.) Web-Download In einem strukturierten Dateiformat (siehe XML Hogast) Auch FAXrechnungen sind elektronische Rechnungen Eingescannte Rechnungen sind elektronische Rechnungen Achtung: Bei Ausstellung elektronisch UND Papier Hinweis in RG, um Steuerschuld kraft Rechnungslegung zu vermeiden IT-Cluster Steyr 6

7 E-Rechnung (PDF usw.) Empfehlungen für die Praxis: Eigene Adresse für Rechnungsempfang und Ausgang Z. B. Innerbetriebliches Steuerungsverfahren- Im Unternehmen! Lieferung oder Leistung in Qualität und Quantität ok? Hat Rechnungsaussteller einen Zahlungsanspruch? Ist die Kontoverbindung korrekt? IKS (Internes Kontrollsystem) bei größeren Unternehmen mit ER Workflow IT-Cluster Steyr 7

8 BMD revisionssicheres Archiv Wesentliche Merkmale: Informationen wieder auffindbar Nachvollziehbar Unveränderbar (ver)fälschungssicher archiviert Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Prüfbarkeit Zertifizierung durch TÜV IT-Cluster Steyr 8

9 Arten der Belegverbuchung 1. Manuell mit digital angelieferten Belegen 2. Belegerkennung mit OCR Optical Character Recognition = Texterkennung oder auch Optische Zeichenerkennung 3. QR = Quick Response = schnelle Antwort 4. XML = 100% IT-Cluster Steyr 9

10 Optimal bei ELEKTRONISCHEN RG! IT-Cluster Steyr 10

11 BMD Docs Papierlos Buchen IT-Cluster Steyr 11

12 BMD Docs Dokumentenarchiv Studien haben ergeben, dass MitarbeiterInnen teilweise bis zu 60% ihrer täglichen Arbeitszeit mit der Verwaltung und Handhabung von Papierdokumenten verbringen. IT-Cluster Steyr 12

13 BMD Docs Dokumentenarchiv Einsparung von Verwaltungskosten Rasches Wiederfinden IT-Cluster Steyr 13

14 BMD Docs Kosten sparen IT-Cluster Steyr 14

15 BMD Docs Dokumentenarchiv Zur Beruhigung Dokumente müssen nicht unbedingt vernichtet werden, können aber nach 132 BAO. Suche nach Artikel Gerhard Kollmann, Bernhard Kurz IT-Cluster Steyr 15

16 BMD Docs Dokumentenarchiv IT-Cluster Steyr 16

17 Vorteile durch digitale Beleganlieferung Steuerberater/(Bilanz)-Buchhalter kann tagesaktuell buchen Belege werden automatisch archiviert es kann überall gebucht werden (Heimmitarbeiter) kann wesentlich aktuellere Auswertungen liefern kann mehr Dienstleistungen anbieten, Mahnung, Zahlung Unternehmen braucht keine Papier Belege anliefern braucht seine Belege nicht mehr aufwändig ablegen kann über BMD.COM aktuelle Auswertungen abfragen kann selbst BWA analysieren mit drill down bis zum Beleg er kann über Volltextsuche Rechnungen suchen er kann eine interaktive OP Liste abrufen und Positionen für die Mahnung sperren und Zahlungen freigeben IT-Cluster Steyr 17

18 BMD Docs jederzeit Zugriff IT-Cluster Steyr 18

19 Automatische Bankauszugverbuchung! IT-Cluster Steyr 19

20 Automatische Bankauszugverbuchung! IT-Cluster Steyr 20

21 Automatische Bankauszugverbuchung! IT-Cluster Steyr 21

Digitale Belegverarbeitung + e-rechnung

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