Grenzenloses Unternehmen? erechnung in der BIG

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1 Grenzenloses Unternehmen? erechnung in der BIG eday 2014 Mag. DI Rudolf Kunschek

2 BIG Bundesimmobiliengesellschaft Campus WU Entwicklung, Vermietung, Kauf und Verkauf von Immobilien Kunschek 3

3 Elektronische Rechnung an den Bund ER>B Kunschek 4

4 Rechtliche Grundlagen aus Sicht der BIG Zusammenfassung EU-RL: Die EU fordert mit der RL 2010/45/EU die rechtliche Gleichstellung von elektronischen Rechnungen mit Papierrechnungen, welche bis zum von den Mitgliedsstaaten umzusetzen war UStG 11: Die Echtheit ihrer Herkunft (Sicherheit der Identität des leistenden Unternehmens oder des Ausstellers der Rechnung) und Unversehrtheit des Inhalts des Inhalts einer elektronischen Rechnung muss gewährleistet sein Erlasses: erechnung ohne Signatur, dafür innerbetriebliches Steuerungsverfahren (ISV) Eine erechnung kann auch in mehreren Formaten (zb. PDF und XML) ausgestellt werden, darauf ist in den Dateien hinzuweisen Der Empfänger darf das Format, jedoch nicht den Inhalt, einer Rechnung ändern IKT-Konsolidierungsgesetz: Verpflichtende elektronische Rechnungslegung an Bundesdienststellen ab e-rechnungsverordnung: Die Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung von e-rechnungen kann durch den BM für Finanzen auch auf Vertragspartner von Rechtsträgern gemäß Art. 126b B-VG ausgedehnt werden Kunschek 8

5 Umsetzung (unterstützt durch die EPO-Consulting) Vorhandenes ERP-System um einen Process Companion ergänzt, welcher folgende Funktionen abdeckt: Rechnungsdaten auf das XML-Format umwandeln Freigabeprozess unterstützen Webservice beim BRZ aufrufen Ergebnis des Callback-Webservices verarbeiten erechnung inkl. aller Beilagen archivieren Das earchiv wurde hinsichtlich des elektronischen Archivierungsprozesses der BIG untersucht und als effektiv und kontrolliert bewertet Die Dokumentation des ordnungsgemäßen Umgangs mit elektronischen Ein- und Ausgangsrechnungen isd innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens wurde erstellt und geschult Kunschek 9

6 Umsetzung: Process Companion - Inbox Kunschek 10

7 Umsetzung: Process Companion Freigabe und Versand Kunschek 11

8 Erfahrungen mit ER>B Informationspolitik bei Rechnungslegern des Bundes und Bundesdienststellen EKGR wurden uns nur vereinzelt bekanntgegeben Änderungen von Prüfungen ohne vorherige Bekanntgabe (zb. Pflichtfeld Leistungszeitraum) Serverzertifikat wurde ohne Hinweis geändert Rechnungspositionen wurden auf 3 Nachkommastellen berechnet und stimmten daher nicht mit der Rechnungssumme überein, wurde jedoch rasch behoben Fälligkeitsdatum wurde verändert, wurde ebenfalls rasch behoben Unterstützung großer ERP-Lieferanten nach mehrmaliger Aufforderung bis September 2013 immer noch nicht absehbar Ausgangsrechnungsprüfung in der BIG deutlich weniger Aufwand, da nichts beim Drucken bzw. Versand verloren gehen kann Archivierung der elektronischen Rechnungen deutlich günstiger Gute Informationsquelle: Kunschek 12

9 Projektinfo Kunschek 13

10 Elektronische Rechnung an die BIG Ausblick: erechnung Kunschek 14

11 Warum? Laut verschiedenster Studien bis zu ca. 70% Ersparnis Erfassung Freigabe Lagerung Qualitätsverbesserung Zentraler Rechnungseingang (Rechnungen können nicht verlorengehen) Automatische Verknüpfung mit Bestellung/Wareneingang Keine redundante Speicherung Raschere Bearbeitung Automatische Erfassung Keine Transportwege Nachvollziehbarkeit Kunschek 15

12 erechnung an die BIG Kunschek 16

13 Rechnungsaviso/eBaurechnung an die BIG Kunschek 17

14 Innerbetriebliches Steuerungsverfahren ISV Kunschek 18

15 Innerbetriebliches Steuerungsverfahren (ISV) Ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren (ISV) ist Teil des internen Kontrollsystems (IKS) Angebot izd Vergabe trifft ein Bestellung durchführen Leistung abnehmen Rechnung prüfen Zahlung Angebot Bestellung Lieferschein bzw. eznw Rechnung Überweisung bzw. Kontoauszug Beschaffungsprozess Audittrail (Prüfpfad) PDF ERP (earchiv) PDF, DS ERP (earchiv) PDF, DS ERP (earchiv) PDF/XML, DS ERP (earchiv) PDF/XML, DS ERP (earchiv) Lieferant Fachabteilung oder Einkauf Bestell(anforder)er RW-BH Treasury Vergleiche O.P.P. Beratung Kunschek 19

16 Aufbau der Dokumentation (unterstützt durch die O.P.P. Beratung) Grundlegende Rahmenbedingungen und Vorgaben Dokumentation des Ausgangsrechnungsprozesses Grafische Darstellung Beschreibung der einzelnen Prozessschritte Einbettung in die IT-Landschaft (Archivierung etc.) Reifegrad des Gesamtprozesses Dokumentation des Eingangsrechnungsprozesses Grafische Darstellung Beschreibung der einzelnen Prozessschritte Einbettung in die IT-Landschaft (Archivierung etc.) Reifegrad des Gesamtprozesses Gesetzliche Grundlagen Kunschek 20

17

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