Rechnungen richtig erstellen und Vorsteuerabzug sichern

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1 Rechnungen richtig erstellen und Vorsteuerabzug sichern Die Umsetzung der Mehrwertsteuer- Systemrichtlinie, der EU-Rechnungsrichtlinie als auch aktuell die neue obligatorische Gelangensbestätigungen (eingeführt zum mit einer Übergangsfrist bis ) erfordern die Einhaltung erweiterter und verschärfter formaler Anforderungen in Bezug auf die Ausstellung von den Vorsteuerabzug berechtigenden Rechnungen. Ausstellen von Rechnungen Haben Unternehmer Lieferungen oder sonstige Leistungen ausgeführt, sind diese von Gesetzes wegen verpflichtet, dem Leistungsempfänger eine Rechnung auszustellen. Dies gilt auch bei Lieferungen oder Leistungen an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist. Der wohl wichtigste Bestandteil einer Rechnung ist der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. Verfügt ein Kunde (der Leistungsempfänger) über ein Postfach oder über eine Großkundenadresse, ist es ausreichend, wenn diese Daten anstelle der Anschrift angegeben werden. Bei Unternehmern, die über mehrere Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteile verfügen, kann jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift angeben werden. Des Weiteren haben leistende Unternehmer ihre Steuernummer oder wahlweise die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer- Identifikationsnummer auf der Rechnung anzugeben. Außerdem muss jede Rechnung mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen werden. Dies wird nach Erfahrung von der Betriebsprüfung penibel genau untersucht. Durch die Vergabe solcher Nummern soll sichergestellt werden, dass jede von einem Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Nummernkreise können auch für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten usw. festgelegt werden. Bei Dauerverträgen reicht es aus, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten (z. B. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Die entsprechenden Zahlungsbelege benötigen keine gesonderte, fortlaufende Nummer. In jeder Rechnung muss außerdem den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung angeben. Das gilt auch dann, wenn ein Teilentgelt für eine noch nicht ausgeführte Leistung vereinnahmt werden soll, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum identisch ist. Schließlich darf in jeder Rechnung, die ausgestellt wird, das Entgelt nicht fehlen. Dieses muss nach Steuersätzen und eventuellen einzelnen Steuerbefreiungen 1/5

2 getrennt aufgeschlüsselt werden. Auch nicht vergessen werden sollte, jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, also Rabatte oder Skonti anzugeben, sofern die Minderung nicht bereits im Entgelt berücksichtigt wurde. Besteht die Rechnung aus mehreren Dokumenten, müssen in einem dieser Dokumente mindestens das Entgelt und der Steuerbetrag angegeben sein. Außerdem sind in diesem Dokument alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die erforderlichen Angaben insgesamt ergeben. Rechnungen bei Anzahlungen und Endabrechnungen In den Fällen, in denen der Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung über Voraus- oder Anzahlungen, ist eine Angabe entbehrlich. In diesem Fall muss allerdings auf der Rechnung kenntlich gemacht werden, dass eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird. Bei periodisch wiederkehrenden Zahlungen im Rahmen von Dauerschuldverhältnissen ergibt sich der Zeitpunkt der Leistung aus Vereinfachungsgründen durch die Zuordnung der Zahlung zu der Periode, in der sie geleistet wird. Damit Kunden sich bereits bei Anzahlungen die Vorsteuer erstatten lassen können, müssen auf Anzahlungsrechnungen die Umsatzsteuer ebenfalls auswiesen werden. Wird dann über die gesamten erbrachten Leistungen eine Endabrechnung erstellt, müssen die während der Leistungserbringung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abgezogen werden. Abrechnung per Gutschrift Unter Gutschrift wird eine "Rechnung" verstanden, die vom Leistungsempfänger (z. B. Kunden, Auftraggeber) ausgestellt wird. Bei der Gutschriftabrechnung können Geschäftspartner frei vereinbaren, ob diese als Auftragnehmer oder dessen Kunde als Auftraggeber abrechnet. Mittels Gutschrift können auch steuerfreie Umsätze abgerechnet werden. Gutschriften eignen sich auch, wenn bei leistenden Unternehmen die Steuer nicht erhoben wird, weil diese unter die sog. "Kleinunternehmerregelung" im Sinne des Umsatzsteuergesetzes fallen. Beachtet werden muss, dass im Fall der Gutschrift die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers und nicht die des die Gutschrift erteilenden Unternehmers angegeben wird. Zu diesem Zweck muss von dessen Geschäftspartner seine Steuernummer oder ersatzweise seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erfragt werden. Im Gutschriftenverfahren vergibt der Gutschriftaussteller die fortlaufende Rechnungsnummer. Empfangen von Rechnungen und Vorsteuerabzug Will man aus empfangenen Lieferungen und Leistungen die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer absetzen, muss die Rechnung alle oben genannten bzw. in 2/5

3 der Checkliste aufgezählten formellen Voraussetzungen erfüllen (Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen, siehe unten). Innergemeinschaftliche Lieferungen Werden sog. innergemeinschaftliche Lieferungen durchgeführt, müssen neben Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (als leistendes Unternehmen) auch die des Leistungsempfängers angeben werden. Auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft ist hinzuweisen. Zum wurden außerdem als einheitlicher Nachweis für innergemeinschaftliche Lieferungen sog. Gelangensbestätigungen eingeführt. Solche Bestätigungen sind in allen Beförderungsund Versendungsfällen neben einer Rechnungskopie vom Abnehmer (Kunden) einzuholen. Hierzu muss der Abnehmer gegenüber dem Lieferanten oder Spediteur den vollzogenen Warentransport ins übrige Gemeinschaftsgebiet erklären. Für die neuen Gelangensbestätigungen gelten bestimme Mindestangaben und Formvorschriften. Ferner sind auch elektronische Übermittlungswege zugelassen. Außerdem gelten Besonderheiten bei der sog. zusammenfassenden Meldung. Sonderregelung bei Bauleistungen Bei Rechnungsstellung über eine Bauleistung gelten folgende Regelungen: Der leistende Unternehmer darf ausschließlich den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer in Rechnung stellen. In der Rechnung ist ein entsprechender Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft anzubringen. Auch Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken fallen grundsätzlich unter diese Regelung. Es gibt hier jedoch die Bagatellgrenze von 500 EUR. Legt der Leistungsempfänger eine gültige Freistellungsbescheinigung vor, kann davon ausgegangen werden, dass er selbst Bauleistungen erbringt und es deshalb zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft kommt. Zur Erfassung solcher Umsätze bei der eigenen Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahreserklärung (Umsatzsteuerjahreserklärung, Anlage UR) gelten Besonderheiten bei der Erfassung solcher Umsätze. Der Leistungsempfänger einer Bauleistung, darf übrigens auf keinen Fall die Umsatzsteuer an den leistenden Vertragspartner zahlen, sondern nur direkt an das Finanzamt. Kleinbetragsrechnungen Unter Kleinbetragsrechnungen werden solche über einen Gesamtbetrag von bis zu 150 EUR verstanden. Werden solche Rechnungen ausgestellt oder erhalten, müssen diese keine fortlaufende Nummer enthalten. Als formale Voraussetzung bzw. zum Vorsteuerabzug genügt, wenn der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung und das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz genannt sind. Im 3/5

4 Fall einer Steuerbefreiung genügt ein entsprechender Hinweis darauf. Elektronische Rechnungsstellung Mit dem Steueränderungsgesetz 2011 wurden mit Wirkung ab dem elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt. D. h., das Rechnungen auch elektronisch übermittelt werden können. Einfacher Versand durch (Versand als schlichter Mailanhang ohne Signatur) reicht aus. Eine elektronische Rechnungsfakturierung erfordert die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Dies u. a. deshalb, weil der Rechnungsempfänger das Risiko des Vorsteuerabzugs trägt. Außerdem muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, die elektronisch empfangenen Rechnungen auch elektronisch zu archivieren. Die Zustimmung hat ausdrücklich zu erfolgen, kann ggf. aber auch konkludent, z. B. durch Zahlung der Rechnung, gegeben sein. Förster Krehahn Strümpfel Steuerberatungsgesellschaft 4/5

5 Checkliste: Bestandteile einer ordnungsgemäßen zum Vorsteuerabzug berechtigenden Rechnung Vollständiger Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung nach einzelnen Steuersätzen aufgeschlüsselt Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt Anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung Erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers und die des Leistungsempfängers bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung sowie bei Ausführung einer sonstigen Leistung im Inland an einen Unternehmer für sein Unternehmen, wenn der Leistungsempfänger die Steuer schuldet sowie Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft Ausstellungsdatum Fortlaufende Rechnungsnummer Bei Zahlung vor Erbringung der Leistung der Zeitpunkt der Vorauszahlung Minderung des Entgelts, sofern nicht bereits im Entgelt berücksichtigt (z. B. Bonus- Vereinbarungen) Bei Lieferungen/Handwerkerleistungen an Privathaushalte oder Unternehmer in deren nicht unternehmerischen Bereich einen Hinweis auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen 5/5