Überprüfung der Mehrwertsteuer-Identifikationsnummern von Kunden im EU- Ausland

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1 Überprüfung der Mehrwertsteuer-Identifikationsnummern von Kunden im EU- Ausland 1. Warum ein Unternehmer die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummern seiner EU- Kunden überprüfen sollte a) Liefert ein deutscher Unternehmer W a r e n an einen Kunden im EU-Ausland und ist der Kunde seinerseits Unternehmer, so ist der Warenexport grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist jedoch unter anderem, dass der Lieferant die ausländische Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer (= Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) seines Kunden aufzeichnet. Erweist sich die aufgezeichnete Identifikationsnummer später als unzutreffend, so muss der Lieferant für die nicht berechnete Mehrwertsteuer (= MWSt) geradestehen. b) Erbringt ein deutscher Unternehmer eine Dien s t l e i s t u n g an einen Kunden im EU- Ausland, so kann sich der deutsche Unternehmer eine umsatzsteuerliche Registrierung im Ausland ersparen, wenn der Kunde seinerseits Unternehmer ist und die Dienstleistung für sein Unternehmen einkauft. In diesem Falle schuldet der Käufer der Dienstleistung die ausländische Mehrwertsteuer an Stelle des deutschen Dienstleisters. Der Nachweis, dass der EU-Kunde Unternehmer ist und er die eingekaufte Dienstleistung für sein Unternehmen verwendet, wird im Regelfall durch die Aufzeichnung der zutreffenden Mehrwertsteuer-Idnummer des ausländischen EU-Kunden erbracht. c) Insbesondere in folgenden Fällen sollte die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des ausländischen EU-Kunden bis zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung überprüft werden: - (1) Warenlieferung an neuen EU-Kunden - (2) Warenabholung durch EU-Kunden ohne vorherige schriftliche Bestellung - (3) Zweifel am Verbringen der Ware in das EU-Ausland - (4) Erbringung von Dienstleistungen an Kunden im EU-Ausland Darüber hinaus sollte die Prüfung der ausländischen Mehrwertsteuer-Identifikationsnummern in regelmäßigen Zeitabständen wiederholt werden. Nur so kann der deutsche Unternehmer sicher sein, dass die alte Nummer noch immer stimmt.

2 2. Prüfung der Mehrwertsteuer-Identifikationsnummern Ihrer EU-Kunden in der Praxis Beim Bundeszentralamt für Steuern können Sie nur die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummern Ihrer Kunden überprüfen, die im EU-Ausland ansässig sind. Nach kurzer Eingewöhnung werden Sie eine Überprüfung in weniger als 5 Minuten durchführen können. Die Überprüfung der Mehrwertsteuer-Idnr. kostet nichts. Die Überprüfung erfolgt in 6 Schritten, die nachfolgend genau beschrieben werden. a) Schritt 1: Aufruf der Internetseite des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) Das BZSt hat folgende Internet-Adresse: Ergebnis 1: Nach einigen Sekunden erscheint die nachfolgend abgebildete Internet- Startseite des Bundeszentralamts Abbildung 1

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4 b) Schritt 2: 3 Felder ausfüllen (zur Vorbereitung der einfachen Abfrage) - (1) In das Feld Eigene USt-IdNr müssen Sie Ihre eigene Mehrwertsteuer- Identifikationsnummer eintragen. Die elektronische Abfrage funktioniert aber auch mit einer fremden, gültigen deutschen Mehrwertsteuer- Identifikationsnummer. - (2) In das Feld Abzufragendes Land ist dasjenige EU-Land einzutragen, in dem Ihr Kunde ansässig ist. Am einfachsten ist es, das Fenster durch Anklicken des Pfeils zu öffnen und beispielsweise das Land Italien durch dessen Markierung zu übernehmen. - (3) Das Feld Abzufragende USt-IdNr ist mit der Mehrwertsteuer- Identifikationsnummer Ihres EU-Kunden auszufüllen. Diese Nummer müssen Sie sich ggf. vorher bei Ihrem Kunden besorgen. Bitte beachten Sie, dass die führenden 2 Buchstaben n i c h t eingetragen werden dürfen (also z. B. nicht IT für Italien). Ergebnis 2: Abbildung 2 (= ausgefüllte Felder mit B e i s p i e l d a t e n ) Abbildung 2

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6 c) Schritt 3: Einfache Abfrage durchführen durch Drücken des Knopfes starten Ergebnis 3: Es erscheint die nachfolgend in Abbildung 3 dargestellte Bildschirmmaske. - (1) Die e i n f a c h e Bestätigung ist bereits beendet. Damit ist allerdings nur nachgewiesen, dass die abgefragte Idnr. irgendjemandem zugeteilt wurde. Ob dieser irgendjemand tatsächlich I h r Kunde ist, steht mit der einfachen Bestätigung noch nicht fest. - (2) Das Ergebnis sollte z. B. lauten: Die angefragte USt-IdNr IT ist gültig. - (3) Gibt es die überprüfte Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer nicht, so lautet das Ergebnis: Die angefragte USt-IdNr IT ist ungültig. In diesem Fall sollten Sie zunächst prüfen, ob Ihnen bei der Eingabe ein Fehler unterlaufen ist. Falls Sie Ihre Daten exakt eingegeben haben, sollten Sie die Ungültigkeitsmeldung mit Ihrem Kunden abklären. - (4) Wird die Gültigkeit der abgefragten Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer bestätigt, so erscheinen gleichzeitig weitere auszufüllende Felder (Abbildung 3). Diese Felder dienen dazu, die q u a l i f i z i e r t e Bestätigung durchzuführen. Mit der qualifizierten Bestätigung erhalten Sie den Namen bestätigt, der zu der bereits oben abgefragten USt-Idnummer gehört. Ihre nächste Betriebsprüfung wird eine qualifizierte Bestätigung sehen wollen. Eine einfache Bestätigung genügt im Zweifelsfall nicht. Abbildung 3

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8 d) Schritt 4: 3 weitere Felder ausfüllen (zur Vorbereitung der qualifizierten Abfrage) - (1) In das Feld Firmenname tragen Sie den Firmennamen Ihres ausländischen EU-Kunden ein. - (2) In das Feld Rechtsform müssen Sie die Rechtsform Ihres Kunden eintragen (z. B. SPA oder BV). Am einfachsten machen Sie die Eintragung durch Aufklappen des Fensters und Markierung der zutreffenden Rechtsform. - (3) Das Feld Ort ist mit dem Sitzort Ihres EU-Kunden auszufüllen. - (4) Die Felder PLZ und Strasse/Haus-Nr. können Sie ausfüllen, Sie müssen es aber nicht. Ergebnis 4: Abbildung 4 (= ausgefüllte Felder mit B e i s p i e l d a t e n ) Abbildung 4

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10 e) Schritt 5: Qualifizierte Abfrage durchführen durch Drücken des unteren Knopfes starten Ergebnis 5: Es erscheint eine Bildschirmmaske wie in der nachfolgenden Abbildung 5 dargestellt. - (1) Der angegebene Firmenname, die Rechtsform und der Sitzort Ihres Kunden werden bei Richtigkeit bestätigt (= unmittelbar unterhalb der ausgefüllten Felder erscheint jeweils der Text stimmt überein ) - (2) Hat aber beispielsweise Ihr Kunde seinen Sitz nicht an dem Ort, den Sie eingegeben haben, so erscheint unmittelbar unter dem Feld Ort der Text stimmt nicht überein. Kontrollieren Sie in diesem Falle wiederum zunächst Ihre Eingabe. War Ihre Eingabe korrekt, sollten Sie die Nichtübereinstimmung in Rücksprache mit Ihrem Kunden abklären. - (3) Die Postleitzahl PLZ und die Straße/Haus-Nr. werden nur bestätigt, falls Sie diese Felder im Schritt 4 ausgefüllt haben. Ansonsten erscheint jeweils unmittelbar unter den Feldern PLZ bzw. Straße/Haus- Nr. der Text: nicht angefragt. Abbildung 5

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12 f) Schritt 6: Drücken des Knopfes Amtliche Bestätigungsmitteilung anfordern Ergebnis 6: Das Bundeszentralamt übersendet Ihnen das Ergebnis der qualifizierten Online-Überprüfung per Post. Abbildung 6 Da der bloße Ausdruck der Webseite keine amtliche Bestätigungsmitteilung darstellt, ist zumindest außerhalb der Routineüberprüfung von Mehrwertsteuer-Identifikationsnummern zu empfehlen, sich eine schriftliche (kostenlose) Bestätigungsmitteilung per Post zusenden zu lassen. Für die Zusendung der amtlichen Bestätigungsmitteilung nutzt das Bundeszentralamt für Steuern diejenige Adresse, die beim Finanzamt zusammen mit der von Ihnen benutzten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer abgespeichert ist. Benutzen Sie für Ihre hier beschriebene Abfrage eine fremde Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer, so können Sie sich das Ergebnis Ihrer qualifizierten Online-Überprüfung deshalb nicht per Post zusenden lassen. Die amtliche Bestätigungsmitteilung hat das nachfolgende Aussehen.

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