Tipps und Hinweise zum Umsatzsteuerausweis in Handwerkerrechnungen

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1 Tipps und Hinweise zum Umsatzsteuerausweis in Handwerkerrechnungen Mit diesem Merkblatt soll ein Überblick gegeben werden, unter welchen Voraussetzungen Handwerker in ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen müssen. Auf Grund der vielen möglichen Fallkonstellationen und der umfangreichen Ausnahmeregelungen kann dieses Schreiben jedoch nur die wichtigsten Grundfälle behandeln und keine persönliche Beratung ersetzen. Bitte sprechen Sie daher zur Beurteilung des Einzelfalls Ihren steuerlichen Berater an. Aus Vereinfachungsgründen gehen sämtliche Beispiele davon aus, dass die Leistungen in Deutschland erbracht werden und sowohl das leistende Handwerksunternehmen als auch der Kunde ihren Sitz in Deutschland haben. Seite 1/14

2 1. Regelfall: Leistender Unternehmer schuldet die Umsatzsteuer Grundsätzlich stellt der leistende Unternehmer für die von ihm erbrachte Lieferung oder sonstige Leistung eine Rechnung mit Umsatzsteuer aus. Der Kunde zahlt den Rechnungsbetrag inklusive der Umsatzsteuer an den leistenden Unternehmer, dieser führt die Umsatzsteuer an sein Finanzamt ab. Ob der Unternehmer an einen anderen Unternehmer oder an eine Privatperson leistet, ist für den Ausweis der Umsatzsteuer unerheblich. Wenn der Leistungsempfänger ebenfalls ein Unternehmer ist, der die Leistung für sein Unternehmen bezieht, kann er die Umsatzsteuer bei seinem Finanzamt als Vorsteuer geltend machen. Beispiel 1.1: Kfz-Werkstatt A repariert einen LKW für Unternehmer U. Beispiel 1.2: Kfz-Werkstatt A repariert einen PKW für die Privatperson P. A stellt an U eine Rechnung mit 19% USt und führt die Umsatzsteuer an sein Finanzamt ab. U kann die Umsatzsteuer als Vorsteuer bei seinem Finanzamt geltend machen. A stellt eine Rechnung mit 19% USt aus und führt die Umsatzsteuer an sein Finanzamt ab. P kann keine Vorsteuer geltend machen. Seite 2/14

3 2. Mindestanforderungen an die Rechnung Bereits seit 2004 gelten verschärfte formelle Bedingungen, unter denen aus Eingangsrechnungen oder Gutschriften ein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann. In der Praxis zeigt sich, dass die Finanzverwaltung die Einhaltung dieser Vorschriften akribisch prüft. Damit ein Vorsteuerabzug in Anspruch genommen werden kann, muss die Eingangsrechnung folgende Pflichtangaben enthalten (denn sind die Angaben nicht vollständig und richtig, besteht aus Sicht der Finanzverwaltung keine Möglichkeit des Vorsteuerabzugs): Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers Steuernummer oder Umsatzsteuer Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers Ausstellungsdatum der Rechnung fortlaufende Rechnungsnummer Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung, nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt (= Nettobetrag) im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf eine evtl. bestehende Steuerbefreiung, ggf. einen Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers. Seite 3/14

4 Kleinbetragsrechnungen Für Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150,00 gelten geringere Pflichtangaben: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers Ausstellungsdatum Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe Steuersatz oder im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt Bei Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen erbracht werden, muss der leistende Unternehmer innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung ausstellen. Diese Vorschrift betrifft nicht nur Bauleistungen, sondern auch sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, wie z.b. auch Reparatur- und Wartungsarbeiten und Gerüstbau. Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung mindestens 2 Jahre lang aufzubewahren. Auf der Rechnung muss ein entsprechender Hinweis stehen. Dieser könnte beispielsweise lauten: Privatpersonen sind verpflichtet, diese Rechnung mindestens 2 Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am dieses Jahres. Seite 4/14

5 3. Sonderregelungen für Kleinunternehmer Unternehmer, die bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreiten, können die sog. Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Dann wird bei ihnen keine Umsatzsteuer erhoben und sie dürfen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Die Umsatzgrenze liegt derzeit bei ,00 im Jahr. Auch hier ist es für die Rechnungsstellung unerheblich, ob an einen Unternehmer oder an eine Privatperson geleistet wird. Beispiel 3.1: Kleinunternehmer K repariert einen LKW für Unternehmer U, für Kleinunternehmer K1 und für Privatperson P. Beispiel 3.2: Kleinunternehmer K repariert einen LKW und benötigt hierfür Ersatzteile von Lieferant U. K schreibt sowohl an U als auch an K1 und an P eine Rechnung ohne USt mit dem Hinweis Keine Umsatzsteuer gem. 19 UStG. U stellt eine Rechnung mit 19% Umsatzsteuer. Da K Kleinunternehmer ist, kann er keine Vorsteuer bei seinem Finanzamt geltend machen. Ist nur der Leistungsempfänger Kleinunternehmer, nicht jedoch der leistende Unternehmer, so ist die Rechnung mit Umsatzsteuer auszustellen. Der Leistungsempfänger kann keine Vorsteuer bei seinem Finanzamt geltend machen. Seite 5/14

6 4. Sonderregelungen für Bauleistungen: Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer Bei Bauleistungen schuldet in bestimmten Fällen nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer ( 13b Absatz 1 Nr. 4 Umsatzsteuergesetz). Der leistende Unternehmer stellt dann eine Nettorechnung aus und weist auf die Umkehr der Steuerschuldnerschaft hin. HINWEIS: Der Übergang der Umsatz-Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger ist nicht mit der Regelung über die sog. Bauabzugsteuer zu verwechseln, nach der der Leistungsempfänger bei Bauleistungen einen Steuerabzug von 15 % der Gegenleistung einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen hat. Seite 6/14

7 Was sind Bauleistungen? allgemein: Alle Werklieferungen und sonstige Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen, mit Ausnahme von Planungs- und Überwachungsleistungen. insbesondere: Arbeiten des Bauhauptgewerbes Fliesen- und Verlegearbeiten Glaserarbeiten alle Installationsarbeiten im Sanitärund Elektrobereich Schreiner- und Zimmererarbeiten der Einbau von Fenstern und Türen sowie Bodenbelägen, Aufzügen, Rolltreppen und Heizungsanlagen der Einbau von Einrichtungsgegenständen, wenn sie mit einem Gebäude fest verbunden sind und der gelieferte Gegenstand nicht ohne größeren Aufwand mit dem Bauwerk verbunden oder vom Bauwerk getrennt werden kann, z. B. Ladeneinbauten, Schaufensteranlagen, Gaststätteneinrichtungen Werklieferungen großer Maschinenanlagen, die zu ihrer Funktionsfähigkeit aufgebaut werden müssen Werklieferungen von Gegenständen, die aufwendig in oder an einem Bauwerk installiert werden müssen keine Bauleistungen sind insbesondere: reine Materiallieferungen Gerüstbau Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken oder Teilen von Bauwerken, wenn das (Netto-) Entgelt für den einzelnen Umsatz nicht mehr als 500 beträgt Wartungsleistungen an Bauwerken oder Teilen von Bauwerken, die einen Nettowert von 500 übersteigen, sind nur dann als Bauleistungen zu behandeln, wenn Teile verändert, bearbeitet oder ausgetauscht werden Seite 7/14

8 Was sind Bauleistungen? Ist die Bauleistung lediglich eine untergeordnete Nebenleistung, finden die Vorschriften über die Bauleistungen keine Anwendung: Beispiel 4.1: Einem Handwerksbetrieb wird eine Maschine geliefert. Der Lieferant nimmt die Maschine beim Auftraggeber in Betrieb. Zu diesem Zweck muss beim Auftraggeber eine Steckdose versetzt werden, was durch einen Arbeitnehmer des Lieferanten erfolgt. Die Lieferung der Maschine stellt keine Bauleistung dar. Bei dem Versetzen der Steckdose handelt es sich zwar um eine Bauleistung, die jedoch als Nebenleistung hinter die Lieferung der Maschine zurücktritt. TIPP: Unter Aktuelles und Service finden sich bei den Steuermerkblättern und Broschüren detaillierte Beispiele für die Abgrenzung einer Bauleistung im Sinne des 13b UStG. Seite 8/14

9 Wann ist der Empfänger von Bauleistungen Schuldner der Umsatzsteuer? Die Umkehr der Steuerschuldnerschaft für die Erbringung der o.a. Bauleistungen geht nur auf den Leistungsempfänger über, wenn: der Leistungsempfänger selber Unternehmer ist und sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger nachhaltig Bauleistungen im Sinne des 13b UStG erbringt. Der Leistungsempfänger muss die Bauleistungen nachhaltig erbringen oder erbracht haben. Ein Unternehmer erbringt nachhaltig Bauleistungen, wenn er im vorangegangenen Kalenderjahr Bauleistungen erbracht hat, deren Bemessungsgrundlage mehr als 10% der Summe seiner steuerbaren Umsätze betragen hat. Wenn der Leistungsempfänger dem leistenden Unternehmer eine im Zeitpunkt der Ausführung des Umsatzes gültige Freistellungsbescheinigung nach 48b EStG (Bauabzugsteuer) vorgelegt hat, ist davon auszugehen, dass er nachhaltig Bauleistungen erbringt. Da sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger Unternehmer sein müssen, die Bauleistungen erbringen, findet die Vorschrift insbesondere auch bei der Einschaltung von Subunternehmern Anwendung. Seite 9/14

10 Folgen für die Rechnungserstellung und Umsatzsteuervoranmeldung Der leistende Unternehmer muss eine Nettorechnung ohne Umsatzsteuer erstellen, in der er auf die Umsatzsteuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hinweist. Der Hinweis kann z.b. lauten: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach 13b UStG In der Rechnung müssen die oben unter Punkt 2 genannten Pflichtangaben enthalten sein. Die Vereinfachungsregelungen für Kleinbetragsrechnungen gelten nicht. Der Auftraggeber hat auf dem Nettorechnungsbetrag die Umsatzsteuer selbst zu berechnen und diese in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung zu erklären. Der Auftraggeber kann die abgeführte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen, wenn er für die erbrachte Leistung vorsteuerabzugsberechtigt ist, so dass es sich für ihn in der Regel um ein Nullsummenspiel handelt. Bei der Einschaltung von Subunternehmern stellt demnach der Subunternehmer für seine eigenen Leistungen an den Bauauftraggeber eine Nettorechnung. Der Bauauftraggeber als Leistungsempfänger berechnet die Umsatzsteuer auf die Netto-Rechnungen seiner Subunternehmer und meldet diese Umsatzsteuer bei seinem Finanzamt an. HINWEIS: Der leistende Unternehmer hat die Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer nach 13b UStG schuldet, in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung zu statistischen Zwecken als Ergänzende Angaben zu Umsätzen in Zeile 40 Kennziffer 60 unter Steuerpflichtige Umsätze im Sinne des 13b UStG anzugeben. Seite 10/14

11 Folgen für die Rechnungserstellung und Umsatzsteuervoranmeldung Beispiel 4.2: Der Bauunternehmer A beauftragt den Unternehmer B mit dem Einbau einer Heizungsanlage in sein Bürogebäude. A und B bewirken nachhaltig Bauleistungen. A berechnet in seiner Umsatzsteuervoranmeldung die Umsatzsteuer auf den Rechnungsbetrag und macht Vorsteuer in gleicher Höhe geltend. Er muss daher keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Der Einbau der Heizungsanlage durch B ist eine unter den Begriff der Bauleistung fallende Werklieferung. Für diesen Umsatz ist A Steuerschuldner, da er selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt. B stellt eine Nettorechnung ohne Umsatzsteuerausweis mit dem Hinweis: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach 13b UStG Seite 11/14

12 Folgen für die Rechnungserstellung und Umsatzsteuervoranmeldung Die Umkehr der Steuerschuldnerschaft greift auch dann, wenn der Empfänger der Bauleistungen die Leistung für seinen privaten Bereich bezieht: Beispiel 4.3: Bauunternehmer B lässt seine privates Einfamilienhaus von Malermeister M streichen. Beispiel 4.4: Malermeister M streicht das Betriebsgebäude des Textilunternehmers T. M stellt eine Nettorechnung ohne Umsatzsteuerausweis mit dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers aus. B muss die Umsatzsteuer an sein Finanzamt abführen, kann jedoch keine Vorsteuer geltend machen, da er die Leistung nicht für seinen unternehmerischen Bereich bezogen hat. M stellt eine Rechnung mit 19% USt aus und führt die Umsatzsteuer an sein Finanzamt ab. Leistungen an Unternehmer außerhalb der Baubranche, führen dagegen nicht zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft: Seite 12/14

13 5. Kleinunternehmer und Bauleistungen Ein Leistungsempfänger, der eine Bauleistung von einem Unternehmer bezieht, bei dem die Steuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach 19 Abs. UStG nicht erhoben wird, schuldet die Umsatzsteuer nicht nach 13b UStG: Beispiel 5.1: Kleinunternehmer K führt eine Bauleistung für Bauunternehmer U aus. Beispiel 5.2: Bauunternehmer U führt eine Bauleistung für Kleinunternehmer K aus. Die Umkehr der Steuerschuldnerschaft findet keine Anwendung, K stellt eine Rechnung ohne Umsatzsteuer mit dem Hinweis Keine Umsatzsteuer gem. 19 UStG aus. Ist jedoch der Leistungsempfänger ein Kleinunternehmer, der selbst Bauleistungen erbringt, so schuldet dieser die Umsatzsteuer: Die Umkehr der Steuerschuldnerschaft findet Anwendung, U stellt eine Rechnung ohne Umsatzsteuer mit dem Hinweis Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gem. 13b UStG aus. K hat die Umsatzsteuer an sein Finanzamt abzuführen. Seite 13/14

14 Kontakt: Katrin Petersen Schomburg Rother Schumacher Wirtschaftsprüfer und Steuerberater in Partnerschaft Konsul-Smidt-Straße 8u Bremen Fon Fax Rechtsstand: Alle Informationen und Angaben in diesem Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Seite 14/14

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