Markus Thiede Effiziente Prozesse und DMS als Voraussetzung für die Einführung der elektronischen Rechnung

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1 Paulo dos Santos Effiziente Prozesse und DMS als Voraussetzung für die Einführung der elektronischen Rechnung Folie 1

2 Agenda Projekt erechnungseingangsbearbeitung (StEB) Ausgangssituation Vom Papier zum Web-Portal Was wurde erreicht? Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Lessons Learned Projekt erechnungseingangsbearbeitung (Stadt Köln) Ausgangssituation Umsetzungsstrategie Folie 2

3 Agenda Projekt erechnungseingangsbearbeitung (StEB) Ausgangssituation Vom Papier zum Web-Portal Was wurde erreicht? Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Lessons Learned Projekt erechnungseingangsbearbeitung (Stadt Köln) Ausgangssituation Umsetzungsstrategie Folie 3

4 Projekt erechnungseingangsbearbeitung (StEB) Kooperation mit den StEB (Stadtentwässerungsbetriebe Köln) 4t-größtes Abwasserunternehmen in Deutschland Rechnungen pro Jahr Bestehende SAP Umgebung Ziel: Papierlose Bearbeitung der Eingangsrechnungen Folie 4

5 Der Wandel bei den StEB - Einführung Dokumentenmanagement - Posteingang von Rechnungen Workflow per Outlook - Dokumentenmanagement Einsatz von Standardsoftware - Rechnungsworkflow AFI - stetige Erweiterung des Rechnungseingangsbuches Folie 5

6 Ausgangssituation vorhandene SAP Umgebung vorhandener zu Fuß Workflow viele unterschiedliche Belegarten unübersichtlicher Belegfluss Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus unterschiedlichsten Bereichen Folie 6

7 Rahmenparameter der Rechnungsprüfung zentraler Post- / Rechnungseingang bereits digitale Rechnungen seit 2003 analoge Unterschriftenregelung 4-Augen-Prinzip Prüfung Workflow beliebig erweiterbar Faktisches 8-Augen Prinzip (FiBu 1. Freigabe 2. Freigabe Verbuchung Zahlung) Folie 7

8 Der organisatorische Prozess bis 2007 Sachbearbeiter 1. Prüfung Vorgesetzter 2. Prüfung Folie 8

9 Der organisatorische Prozess ab 2007 Folie 9

10 Das Rechnungseingangsbuch Frontend für SAP Standardtransaktionen Rechnungs-Status per Ampelsystem Informationen für Sachbearbeiter Auswertungsmöglichkeiten WebPortal Workflow Workflow Protokoll Folie 10

11 Das Rechnungseingangsbuch Zusätzliche Entwicklungen: internes Mahnwesen Muss-Regel für Kontierungen Auswertungsfunktionen (definierte Filter) div. Reports für den Monatsabschluss Verknüpfung mit MM-Bestellungen Folie 11

12 Was wurde erreicht? Dokumentenmanagement Optimierung - schnelle Reaktionszeiten - kurze Durchlaufzeiten - Workflow - Prozesse - Rückfragen - Freigaben Standard- Workflow / Business Process isierung Management Transparenz Collaboration - Status einer Rechnung auf einen Klick - Rechnung jederzeit einsehbar - Skonti - Arbeitszeit - Mitarbeiter Records Management Einsparung Web Digitalisierung Content Management - papierlose Verarbeitung - Workflowprotokolle Folie 12

13 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung 8 Vollzeit Mitarbeiterinnen (unverändert, aber mit zusätzlichen Aufgaben) Hoher Qualitätsgewinn in der Buchhaltung Benchmarking: 5-10 min pro Rechnung (vorher mind min) hohe Skontoeinsparungen keine unauffindbaren Rechnungen mehr Folie 13

14 Lessons Learned Konzeptionsphasen zur Überprüfung der organisatorischen Prozesse vor der Einführung Prozesse sollten bereits verschlankt sein Betroffene zu Beteiligten machen Auch WebPortale müssen geschult werden Geteilte Projektleitung zwischen Fachbereich und IT Folie 14

15 Agenda Projekt erechnungseingangsbearbeitung (StEB) Ausgangssituation Vom Papier zum Web-Portal Was wurde erreicht? Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Lessons Learned Projekt erechnungseingangsbearbeitung (Stadt Köln) Ausgangssituation Umsetzungsstrategie Folie 15

16 Projekt erechnungseingangsbearbeitung (Stadt Köln) Mitarbeiter Ämter/Einrichtungen 79 Rechnungsstellen 10 Rechnungen p.a Bestehende SAP Umgebung Ziel: Papierlose Bearbeitung dereingangsrechnungen Folie 16

17 Umsetzungsstrategie Entscheidung: Wirtschaftlichkeitsberechnung Überzeugung der Politik Würdigung rechtlicher Rahmenbedingungen Folie 17

18 Umsetzungsstrategie Beteiligte: Kämmerei Amt für Personal, Organisation und Innovation Rechnungsprüfungsamt Mitarbeiter/ -innen aus der Praxis Folie 18

19 Umsetzungsstrategie Umsetzung: Prozessanalyse Zentralisierung von Rechnungsstellen Zentrale Scanstelle / zentraler Rechnungseingang Organisatorische Veränderungen Mehrstufige Implementierung der erechnungsbearbeitung Folie 19

20 Umsetzungsstrategie Ausblick -> erechnung: Ersetzt Scan / OCR-Lesung Konverter / Plugin für erechnungs-format erforderlich Keine Änderung der etablierten Workflows Folie 20

21 Folie 21

22 Stadt Köln Enggasse Köln Vielen Dank für Ihr Interesse! Folie 22

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