Business Process Management. AristaFlow GmbH Ulm

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1 Business Process Management AristaFlow GmbH Ulm

2 Überblick Vom Geschäftsprozess zum Workflow Von der Anforderung zum Prozess Vom Prozess zur Anwendung Prozessmodellierung 2013 AristaFlow GmbH, Ulm AristaFlow-Schulung Seite 2

3 Vom Geschäftsprozess zum Workflow Begriffsverwendung Geschäftsprozess ~ Ablauf aus organisatorischer Sicht Workflow ~ Software-gestützter Ablauf, Aufgabensteuerung in der Anwendung + weitere Formen, z.b. Veranschaulichung von Programmfunktionen Abläufe in der Benutzeroberfläche + für Dokumentation meistens bunt gemischt Im Weiteren ist zumeist Workflow gemeint 2013 AristaFlow GmbH, Ulm AristaFlow-Schulung Seite 3

4 Vom Geschäftsprozess zum Workflow Antrag ablehnen Antrag erstellen Antrag speichern An Vorgesetzten geben Mit Projekten abstimmen Antrag ablehnen Geschäftsprozess Hier gibt es viele, unterschiedliche Wege!! Es kommt auf die Anforderungen des Kunden an!! Workflow Aufgabenliste 2013 AristaFlow GmbH, Ulm AristaFlow-Schulung Seite 4

5 Von der Anforderung zum Prozess Kunde braucht IT-gestützte Lösung für ein Problem z.b. elektronischer Posteingang Vorhandene Prozessdokumentation Papier, Excel-Dateien, Visio... Hilfreich jedoch oft unvollständig, fachlich nicht korrekt, selten technisch umsetzbar Prozessbegriff nicht klar definiert, wird unterschiedlich verstanden 2013 AristaFlow GmbH, Ulm AristaFlow-Schulung Seite 5

6 Von der Anforderung zum Prozess Prozess als gemeinsames Denkmodell Grundlage für die Erarbeitung und Verständnis von Anforderungen Schnelle Erfassung durch iterative Modellierung und Walkthroughs (Prozess modellieren und durchspielen ) Ergebnis: Prozesse + weitere Anforderungen z.b. Zurückziehen des Antrags jederzeit möglich 2013 AristaFlow GmbH, Ulm AristaFlow-Schulung Seite 6

7 Typische Anforderungen Kundenanforderungen, die auf eine prozess-orientierte Lösung hindeuten Vorgang erfordert mehrere Arbeitsschritte Im Regelfall Ablauf nach einem bestimmten Muster Mehrere Personen sind an einem Vorgang beteiligt Das System soll die (zeitgerechte) Erledigung von Arbeitsschritten sicherstellen Mail-Erinnerung, Eskalation, Priorisierung, Kommunikation (Rückfragen, Delegation) Statusabfragen Welche Arbeitsschritte wurden erledigt? Wo steht der Gesamtvorgang? 2013 AristaFlow GmbH, Ulm AristaFlow-Schulung Seite 7

8 Prozessmodellierung einfach? Wichtiger Teil der Gesamtlösung: Prozessmodellierung Viele Aspekte zu berücksichtigen, z.b. Granularität Prozess für Kunden soll nur für ihn relevante Schritte enthalten Aber: Prozess braucht auch immer technische Schritte z.b. SAP-Aufruf Entscheidungen zum technischen Design Welche Teile als technischen Workflow implementieren? Welche Teile als einzelnen Anwendungsschritt implementieren? Vormodellierung von Ausnahmefällen oder Behandlung zur Laufzeit? Erfahrung notwendig 2013 AristaFlow GmbH, Ulm AristaFlow-Schulung Seite 8

9 Prozessmodellierung einfach?... sonst 2013 AristaFlow GmbH, Ulm AristaFlow-Schulung Seite 9

10 Vom Prozess zur Anwendung Prozesse und Anforderungen definiert wie implementieren? Unterschiedliche Möglichkeiten 1) Standardsystem: Verwendung der Bordmittel der Plattform 2) Eigene prozess-orientierte Anwendung 2013 AristaFlow GmbH, Ulm AristaFlow-Schulung Seite 10

11 1) Implementierung mit Plattform-Bordmitteln Standardsystem (Technische) Modellierung des Prozesses Ausführung des Prozesses auf der Plattform Benutzerinteraktion über Standard-Client-Anwendungen Gesamtlösung AristaFlow BPM Suite Implementierung Standard-Client AristaFlow-Server 2013 AristaFlow GmbH, Ulm AristaFlow-Schulung Seite 11

12 2) Eigene Anwendung auf Plattformbasis Eigene prozess-orientierte Anwendung Ausführung des Prozesses auf der Plattform Kundenanforderungen sind ausschlaggebend! Gesamtlösung Implementierung Verwendung als API AristaFlow-Server AristaFlow BPM Suite 2013 AristaFlow GmbH, Ulm AristaFlow-Schulung Seite 12

13 Vom Prozess zur Anwendung Prozesse und Anforderungen definiert wie implementieren? Unterschiedliche Möglichkeiten 1) Standardsystem: Verwendung der Bordmittel der Plattform 2) Eigene prozess-orientierte Anwendung Kundenanforderungen sind ausschlaggebend! 2013 AristaFlow GmbH, Ulm AristaFlow-Schulung Seite 13

14 Prozess-Management-System? Kann ein Prozess-Management-System an Endkunden verkauft werden? Nein Grund: Kunden kaufen keine Plattformen! Verkauf eines relationalen DBMS? Brauchen wir nicht!, Haben wir schon (Excel-Tabellen), Was ist das?, AristaFlow GmbH, Ulm AristaFlow-Schulung Seite 14

15 Prozess-orientierte Lösungen! Aber: Kunden kaufen Lösungen Prozess-orientierte Lösungen Standardprozesse : Urlaubsantragsbearbeitung, elektronischer Posteingang, Rechnungseingangsprüfung, Complaint-Management-System,... Prozess-Management-System als technische Lösungsplattform im ersten Schritt meist kein Verkaufsargument, später schon damit kann man auch Problem Abc lösen... Standardprozesse verkaufen sich ( macht Konkurrent XY genauso )... kostengünstige Individualisierung der Prozesse schon 2013 AristaFlow GmbH, Ulm AristaFlow-Schulung Seite 15

16 Vom Kleinen zum Großen Große Änderungen bedeuten für Kunden... größeres Risiko größere Kosten größeren Widerstand (z.b. IT) Großes System, Kernprozesse hohe Verantwortung Meist besser: Mit kleinen Projekten anfangen, denn kleinere Änderungen... kleineres Risiko kosteneffizient kein Widerstand Tool für Rechnungseingang Installation wachsen lassen... mehr Prozesse, mehr Dienstleistungen, mehr Lizenzen

17 Risiko und Kosten Produktivitätssteigerung Prozesse Bereich D BPMS Prozesse Bereich C Prozesse Bereich B Prozesse Bereich A 0 t 2009, AristaFlow GmbH, Ulm Big Bang Einführung Standardsoftware

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 2013 AristaFlow GmbH, Ulm AristaFlow-Schulung Seite 18

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