Prozessautomatisierung bei der JURA Elektroapparate AG. Reiner Hansen / Matthias Rilk. BPM Praxistag Olten,

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1 Prozessautomatisierung bei der JURA Elektroapparate AG Reiner Hansen / Matthias Rilk BPM Praxistag Olten,

2 Zur Person Reiner Hansen IT-Leiter Entwicklung und Unterstützung von IT- und Geschäftsprozessen bei JURA seit 2010 Matthias Rilk Leiter Technische Redaktion Informations- und Sprachmanagement (u.a. CMS-unterstützte Erstellung von Bedienungsanleitungen) bei JURA seit 2006 Prozessautomatisierung bei JURA 2

3 Agenda Automatisieren der Prozesse bei JURA, aber wie? Ausgangslage Alter Workflow Produktantrag in Papierform Probleme beim bisherigen Workflow Lösung durch SharePoint und Nintex Papierloser Produktantrag Paralleler Freigabe-Workflow Transparenz während des gesamten Prozesses Fazit Prozessautomatisierung bei JURA 3

4 Automatisieren der Prozesse bei JURA, aber wie? Projekt Dokumenten- und Workflowmanagement Analyse der IST-Situation Definieren der SOLL-Anforderungen Evaluation Plattform/Tools Aufbau der Sharepoint-Plattform mit AddOn Nintex Implementation Workflows Prozessautomatisierung bei JURA 4

5 Ausgangslage Produktantrag in Papierform Produktantrag in Papierform Linearer Workflow auf dem Postweg Lange bis sehr lange Durchlaufzeiten Prozessautomatisierung bei JURA 5

6 Ausgangslage Bisheriger Workflow Antragsteller druckt Formular aus Formular per interner Post zur Produktebeschaffung (Prüfung) Produktebeschaffung schickt Formular an Technik (Freigabe) Technik schickt Formular an Produktebeschaffung Produktebeschaffung schickt Formular an Disposition (Freigabe) Disposition schickt Formular an Produktebeschaffung etc. Prozessautomatisierung bei JURA 6

7 Ausgangslage Bisheriger Workflow Antrag PB PB PB: Prüfung Markt-CH: Freigabe Export: Freigabe Technik: Freigabe PB PB PB PB Export: Freigabe PM: Freigabe PM: Freigabe Dispo: Freigabe PB Prozessautomatisierung bei JURA 7

8 Probleme des bisherigen Workflows aktuell ca. 50 pendente Produkteinführungen im Umlauf (Papierform!) Koordinationsstelle hat keinen Überblick über den jeweils aktuellen Freigabe-Status (bzw. Aufenthaltsort des Dokuments) Produktanträge können auf dem internen Postweg verloren gehen Abteilungsübergreifender Informationsfluss nicht gewährleistet >> Ineffizienter Prozess! Prozessautomatisierung bei JURA 8

9 Ziele des Projekts (Soll-Zustand) Keine verlorenen Dokumente mehr Kein Informationsverlust mehr (bspw. durch verlorengegangene Anhänge in Papierform) Aktueller Freigabe-Status jederzeit prüfbar Verkürzung der Durchlaufzeit Automatische Zuteilung von Aufgaben nach erfolgter Freigabe Prozessautomatisierung bei JURA 9

10 Besonderheit: Abhängigkeit zw. Antragsteller und benötigten Freigaben Antrag PM Export Markt-CH Prüfung Produktebeschaffung Freigabe immer: F&E / Disposition Export / Markt-CH PM PM / Export Prozessautomatisierung bei JURA 10

11 Lösung mit SharePoint und Nintex Produktantrag als elektronisches Formular Pflichtfelder Kontextsensitive Felder Automatischer Start des Workflows Benachrichtigungen per Mail Abhängigkeit von Antragsteller u. benötigten Freigaben Prozessautomatisierung bei JURA 11

12 Prozessautomatisierung bei JURA 12

13 Neue Transparenz Jedes genehmigte Produkt erhält eine eigene Sub-Website (Möglichkeit, bspw. Checklisten, Aufgaben etc. zu hinterlegen) Prozessautomatisierung bei JURA 13

14 Fazit Vorteile: Papierloser Freigaben-Workflow Jederzeit aktueller Status einsehbar Parallele Freigabe möglich >> Schnelligkeit! Informationen sind für alle Prozess-Beteiligten einsehbar >> Transparenz! Prozessautomatisierung bei JURA 14

15 Vielen Dank für Ihre geschätzte Aufmerksamkeit Prozessautomatisierung bei JURA 15