Unternehmenssteuerung in immer volatileren Umfeldern

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1 Unternehmenssteuerung in immer volatileren Umfeldern 12. EOS KSI Forum Düsseldorf, den Dr. Wolfgang Schlaak - WADS Consulting, Hamburg

2 Agenda Vorstellung der Teilnehmer IST-Situation der Unternehmenssteuerung provokante These zur Diskussion Volatilität - was bedeutet das & Beispiele Unternehmenssteuerung bei Volatilität - mögliche Lösungen

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10 AM BESTEN SOFORT! Willkommen bei IN time! Ihr Spezialist für zeitkritische Kurier- und Express-Transporte Beispiel Reportings,

11 Grundüberlegungen AM BESTEN SOFORT! IN time befindet sich als Sonderfahrtendienstleister mit dem Schwerpunkt auf Automotive Kunden in einem Markt, der in den letzten Jahren immer volatiler geworden ist: 2008, 2009: Wirtschaftskrise mit massiven Umsatzrückgängen, Konzentration auf Kosten und Neukundengewinnung 2010, 2011: Wachstum von 65 Mio. auf 115 Mio. Euro Umsatz, massive Herausforderungen im Halten der Qualität und Anpassung der Strukturen (z.b. Wachstum von 280 auf 450 Mitarbeiter) 2012: Erneute potentielle Abschwächung des Geschäfts, Konzentration insbesondere auf das erfolgreiche Akquirieren von Ad-hoc Anfragen und Neukunden

12 Folgerungen AM BESTEN SOFORT! Da sich die Schwerpunkte der Geschäftsführung in der Optimierung des Unternehmens immer schneller ändern, muss auch das Reporting dieser Geschwindigkeit Schritt halten Es wird immer wichtiger, auch das Steuerungssystem entsprechend schnell anzupassen Meistens ist es hierbei sinnvoll, eine neue Thematik erst im Prototyping zu analysieren, erstmalig zu reporten und anschließend zu professionalisieren

13 AM BESTEN SOFORT! Beispiel Reporting Telefonanlagen Ausgangssituation IN time verfügt über 20 Filialen in Europa, die Auftragsannahme und Disposition erfolgt, um die Kundennähe zu gewährleisten, dezentral In 2010 stellte sich die Herausforderung, dass aufgrund des sprunghaften Wachstums die telefonische Erreichbarkeit der Filialen nicht mehr gewährleistet war Es war notwendig, sofort ein Projekt zur Verbesserung der Situation aufzusetzen. Hierbei stellte sich aber das Problem, dass es keine Analysemöglichkeit über alle 20 Telefonanlagen gab, und es so sehr aufwendig war, zu erkennen, wo das Problem am dringendsten war und auch dann mit den Maßnahmen (z.b. Neueinstellungen) zu kontrollieren, ob eine Verbesserung eintritt

14 AM BESTEN SOFORT! Beispiel Reporting Telefonanlagen Das Projekt Es bestand die Möglichkeit, dass die Telefonanlagen nachts jeweils eine Datei auf Excelbasis wegspeicherten, in der eine Fülle von Daten vorhanden waren Auf Basis dieser Dateien wurde eine Reporting definiert, das die wichtigsten Steuerungsgrößen aus Geschäftsführungssicht enthielt: Anzahl der eingehenden Anrufe insgesamt Anzahl der Anrufe, die nicht innerhalb von 30 Sekunden beantwortet wurden Anzahl der Anrufe, die aus der Warteschleife auf ein freies Telefon gestellt wurden, aber das Telefon wurde nicht beantwortet Das Reporting wurde folgendermaßen umgesetzt: Festlegung Ordner / Pfad, in dem alle 20 Telefonanlage jede Nacht die Basisdaten wegspeichern Automatisch startende Exceldatei, die alle 20 Dateien in der Nacht vollautomatisch ausliest und in einem Tabellenblatt / Datenbasis verdichtet Definition eines Berichts, der auf einer Seite alle Niederlassungen auf einem Blick sowie die negativsten Werte farblich hervorgehoben zeigt

15 AM BESTEN SOFORT! Beispiel Reporting Telefonanlagen Dauer der Umsetzung Die Umsetzung selbst erfolgte innerhalb von einer Woche: Absprache mit der IT / Telefonanlagenanbieter über Abspeichern der Grunddaten Aufsetzen Excel Prototyp und Einlesen der Daten in Datenspeicher Aufsetzen des Berichts Durchsprache des Berichts mit dem Management, Vornahme der gewünschten Änderungen Start des Reportings (Erstellung in jeder Nacht, so dass dem Management der Bericht am Morgen vorlag) Die Aufwendungen: IT Abteilung: Ca. 2 Manntage für Abstimmungen mit dem Telefonanlagenanbieter und Bereitstellen der Grunddaten in 20 Einzeldateien Eigentliche Entwicklung des Reportings inkl. aller vom Management gewünschten Verbesserungen ca. 4 Manntage Das Management selbst war ca. 2 Stunden an der Grundkonzeption und weitere 2 Stunden an der Analyse / Änderungsvorschläge das Prototypen beteiligt Gesamtkosten des Projekts somit ca Euro

16 AM BESTEN SOFORT! Beispiel Reporting Telefonanlagen Ausgangsituation Je Telefonanlage div. Exceldateien mit ca. 150 verschiedenen Werten in den Spalten Keine Möglichkeit, eine schnelle Transparenz der Ist-Situation Erreichbarkeit der Filialen sowie Kontrolle der Verbesserungsmaßnahmen zu erhalten

17 AM BESTEN SOFORT! Beispiel Reporting Telefonanlagen Ergebnis Innerhalb einer Woche vollständige, tägliche Transparenz auf einem Blick bzgl. der Erreichbarkeit der Filialen in den letzten sieben Tagen Vergleichbarkeit der Filialen untereinander, das Reporting wurde auch für die Filialleiter freigegeben Flexibel anpassbare Farbkodierungen zeigen auf einem Blick die Problemfälle

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21 Kontaktdaten Geschäftsführer WADS Consulting - Dr. Wolfgang Schlaak +49 (0) WADS Consulting Platenstraße 2 D Hamburg USt-IdNr. DE Profil WADS Consulting Die WADS Consulting ist eine im September 2011 neu gegründete Beratungsgesellschaft für den Finanzbereich. Der Beratungsschwerpunkt von WADS Consulting liegt u.a. in der Optimierung vorhandener Strukturen im Finanzbereich sowie der individuellen Entwicklung optimaler Finanzstrukturen von mittelständischen Unternehmen unterschiedlicher Branchen. WADS Consulting begleitet Unternehmen auf ihren Wegen bis hin zu ihrer jeweiligen Best-Practice Finanzorganisation. Dabei werden unterschiedliche Sichtweisen von Gesellschaftern, Managern, Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden genauso berücksichtigt wie aktuelle technologische Möglichkeiten und eine integrierte Betrachtung unterschiedlichster Prozesse. Der Geschäftsführer Dr. Wolfgang Schlaak verfügt über 13 Jahre Erfahrungen im Finanzbereich aus unterschiedlichsten Sichtweisen. Zum Einen als Prüfer und Berater bei PricewaterhouseCoopers und KPMG und zum Anderen als Leitender/Bereichsleiter in einem großen Handelskonzern sowie als kaufmännischer Geschäftsführer in der IT Distribution. Des weiteren bietet WADS Consulting neben der Wahrnehmung von Beratungsaufträgen auch operative Part-Time oder Interim CFO Tätigkeiten an.

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