Praxisbeitrag. Einführung des Personalverwaltungssystems (PVS) in der Bundesfinanzverwaltung

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Bastian Hofer
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1 Praxisbeitrag Einführung des Personalverwaltungssystems (PVS) in der Bundesfinanzverwaltung

2 Was ist PVS? PVS => PersonalVerwaltungsSystem einheitliches, integriertes System auf Basis einer Standard-Software der Firma SAP Ersetzt sämtliche bisher in der Bundesfinanzverwaltung (BFV) eingesetzten Systeme (u. a. COSINUS, PERPEDES, KIDICAP, ADIPUS und PASTA) 2

3 PVS umfasst folgende Komponenten Aus- und Fortbildung 3

4 Funktion der Komponenten 4

5 Vorteile des Systems Optimierung / Standardisierung der Prozesse im Bereich des gesamten Personalbereiches in der BFV Effektiveres und effizienteres Personalmanagement mit gezielter Personalentwicklung und -beschaffung Ausbau, Erweiterung und Verbesserung der IT-Unterstützung ca. 270 einheitliche Sollprozesse für die Personalverwaltung wurden der BFV erarbeitet Vielzahl von Prozessen durch Workflows unterstützt Möglich: Telearbeit und mobiles Arbeiten (unter Berücksichtigung von Datenschutz...) 5

6 PVS nutzende Behörden 6

7 Zeitlicher Ablauf bei der Einführung Personalbearbeitung, Organisations- und Stellenmanagement über PVS seit 3/2013 alle anderen Komponenten (außer Zeitwirtschaft) bis Ende 2014 Zeitwirtschaft wird z. Zt. nach und nach ausgerollt Portalprozesse ausgerollt : - Zoll seit 11/ ZIVIT seit 09/ BMF seit 11/2015 Abrechnung und Versorgung - der Beamten/Beamtinnen seit 01/ der Tarifbeschäftigten ab 01/2016 7

nach und nach ausgerollt Portalprozesse ausgerollt : - Zoll seit 11/2013 - ZIVIT seit 09/2015 - BMF seit

8 Funktionsweise / Abhängigkeiten Personalzeitwirtschaft (PT) benötigt Daten aus der Personaladministration (PA), z. B. Verwaltung von Urlaubstagen, die sich aus Beschäftigungsgrad ergeben für die Ermittlung des Bruttolohns besteht wiederum die Integration mit der Komponente Personalabrechnung (PY) für die Personaladministration (PA) und in der Stellenwirtschaft (SW) wird die Organisationsstruktur des Organisationsmangements (OM) benötigt; 8

Verwaltung von Urlaubstagen, die sich aus Beschäftigungsgrad ergeben für die Ermittlung des Bruttolohns

9 Zwei Zugriffsmöglichkeiten 9

10 Screenshot - Portal

11 Screenshot Portal - Urlaubsantrag 11

12 Screenshots SAP-GUI 12

13 PVS DOMEA im BMF Sachstand PVS SAP-GUI seit Widerspiegeln der Personalakte einschl. Nebenakten Portal: bisher Urlaub, Sonderurlaub, Stornierung von Urlaub zweigleisige Pilotphase ab Nutzung im DOMEA DMS zur Registrierung & Verwaltung von Dokumenten, Erstellung von Ausgängen 2015 Umstellung Abteilung Z auf E-Akte mit Hilfe von DOMEA + Outlook-Workflow d.h. alle anderen Abteilungen haben weiterhin führende Papierakten (auch der Personalbereich) gesamten BMF 13

01.2016 Nutzung im DOMEA DMS zur Registrierung & Verwaltung von Dokumenten, Erstellung von Ausgängen 2015 Umstellung

14 PVS DOMEA - Zusammenarbeit Beispiel Urlaubsantrag PASTA/Urlaubskarte - bisher PVS - neu DOMEA Mitarbeiter stellt Antrag schriftlich über Karteikarte oder Formular Mitarbeiter stellt Antrag papierlos im PVS-Portal - Einbindung von Vertreter und Vorgesetzten (mittels Boten) Abschluss durch manuelle Eingabe in derzeitiges Datensystem Vorgesetzte und Vertretung sind mittels Workflow (IT-gestützter Arbeitsablauf) (Vertretung, Genehmigung) eingebunden automatische Übernahme der Antragsdaten in PVS - - Benachrichtigungen an Vorgesetzte und Vertreter über PVS-Portal mündlich Berechnung des Urlaubskontingentes manuell Benachrichtigungen an Vorgesetzte und Vertreter über PVs-Portal Urlaubskontingent wird automatisch angepasst Ausdruck oder Karteikarte nicht mehr erforderlich, da Daten im System dauerhaft vorhanden sind

Arbeitsablauf) (Vertretung, Genehmigung) eingebunden automatische Übernahme der Antragsdaten in PVS - - Benachrichtigungen an Vorgesetzte und Vertreter über PVS-Portal mündlich Berechnung des

15 PVS DOMEA - Zusammenarbeit Beispiel interne Bewerbung - I Bewerbung - bisher PVS - neu DOMEA Stellensuche im Intranet der BFV schriftl. / elektr. Bewerbung Stellensuche über Jobagenten im PVS-Portal Papierlose Bewerbung im Portal - Anlegen einer Papierakte (führend) - + Papiereingang scannen (schneller Zugriff für SB) + Anlage in DOMEA (quasi parallele Aktenführung in DOMEA) Eingangsbestätigung und ggf. Einladung zum Vorstellungsgespräch fertigen und versenden Eingangsbestätigung, Einladungen zu einem Vorstellungsgespräch werden automatisch vom System versendet Alt-Verfahren: Schreiben aus DOMEA 15

(schneller Zugriff für SB) + Anlage in DOMEA (quasi parallele Aktenführung in DOMEA) Eingangsbestätigung und ggf.

PVS DOMEA - Zusammenarbeit Beispiel Bewerbung -II Bewerbung - bisher PVS - neu DOMEA Durchführung der Auswahlentscheidung Ergebnis des Auswahlverfahrens formulieren und dem Bewerber schriftlich

16 PVS DOMEA - Zusammenarbeit Beispiel Bewerbung -II Bewerbung - bisher PVS - neu DOMEA Durchführung der Auswahlentscheidung Ergebnis des Auswahlverfahrens formulieren und dem Bewerber schriftlich mitteilen Vorgang ablegen in P-Akte Bewerbungsprofil, Bearbeitung, Abschluss der Ausschreibung in PVS- KomponentePersonalbeschaffung (kein automatisierter Vergleich zw. Kandidaten,Ranking hauptsächlich durch Setzen von Filtern und daraus folgendes Aussortieren) Auswahlentscheidung werden vom System versendet Absageschreiben werden weiterhin gegen Empfangsbescheinigung ausgehändigt Alt-Verfahren: Entscheidung ablegen in DOMEA bei Alt-Verfahren: Schreiben aus DOMEA Absageschreiben registrieren, zur Papierakte + scannen f. DOMEA Zusagen, Abordnungen zur Papierakte 16

Kandidaten,Ranking hauptsächlich durch Setzen von Filtern und daraus folgendes Aussortieren) Auswahlentscheidung werden vom System versendet Absageschreiben werden weiterhin gegen

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen? Nicolle Range Iris Handreg 17

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