ZUGFeRD elektronische Rechnungen in Bestform

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Fanny Schmitt
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1 ZUGFeRD elektronische Rechnungen in Bestform Martin Wanka GmbH 1

2 "WIE KÖNNEN MEIN TEAM UND ICH EFFEKTIV ARBEITEN, WENN UNS MANUELLE ARBEIT SO VIEL ZEIT KOSTET?" 2

3 RECHNUNGEN IN DEUTSCHLAND *) *) aus BITKOM-Broschüre ZUGFeRD Standard für elektronische Rechnungen BITKOM

4 "WAS KANN ICH GEGEN "PAPIERTOURISMUS" TUN? (PAPIERDOKUMENTE AUF LÄNGEREN GESCHÄFTSREISEN) 4

5 ZUTATEN EINER RECHNUNGSVERARBEITUNG (PAPIER) MAN NEHME Versand Verteilung Freimachen Optimierung Portokosten Kuvertieren Verarbeitung Prüfung Drucken z. B. im Batch Sortierung Portooptimierung Aufbewahren Ablage Papierform Zentral Ablagekriterien ERP Rechnungserstellung Rechnungsfreigabe Rechnungsdruck 5

z. B. im Batch Sortierung Portooptimierung Aufbewahren Ablage Papierform

6 RECHNUNGSPROZESSE Papierprozess Direkt lesbar - traditionell EDI-Prozess Maschinenlesbar - z. B. Automotive ZUGFeRD-Prozess Direkt und maschinenlesbar - branchenneutral 6

7 DER STANDARD ZUM ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSAUSTAUSCH Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden kann und den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht ( ZUGFeRD Format). ZUGFeRD steht als Kurzform für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten. FeRD ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Das Forum soll die Akzeptanz und Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland erhöhen und hat die Aufgabe, das Thema elektronische Rechnungen unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen. 7

Format). ZUGFeRD steht als Kurzform für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.

8 GRÜNDE FÜR DIE STANDARDISIERUNG Aktive Förderung der Akzeptanz der elektronischen Rechnung als Dokument und als Datenstruktur Nationale Konsensbildung elektronischer Rechnungsaustausch Bündelung und Austausch nationaler Erfahrung und Initiativen zur elektronischen Rechnung Einbeziehung und Umsetzung gesetzlicher Vorgaben Querschnitt aller Initiativen und Aktivitäten, Einzelinitiativen bleiben nicht berührt Unterstützung europäischer und internationaler Initiativen 8

und Initiativen zur elektronischen Rechnung Einbeziehung und Umsetzung gesetzlicher Vorgaben Querschnitt aller

9 EINE RECHNUNG MUSS FOLGENDE ANGABEN ENTHALTEN *) *) aus Vortrag Elektronische Rechnungen (erechnungen) richtig anwenden, Kosten sparen und Prozesse optimieren Steuerberater Jan Stephan (Steuerberaterkammer Sachsen) und André Hübel (DATEV eg, Niederlassung Berlin),

sparen und Prozesse optimieren Steuerberater Jan Stephan

10 WIE SIEHT ZUGFeRD IM DETAIL AUS? 10

11 DER KLASSISCHE RECHNUNGSPROZESS RECHNUNGSVERSAND Buchhaltung des Kunden Buchhaltung des Lieferanten Arbeitszeit Rechnungserfassung und Buchung Import in Microsoft Dynamics NAV Rechnungsdruck Kuvertieren Rechnungsversand per Arbeitszeit Arbeitszeit Rechnungsfreigabe Papier Rechnungsprüfung Papier Fehlerprüfung Auslesen der Inhalte (OCR) Scannen Rechnung Frankieren Arbeitszeit Rechnungseingang Papier Rechnungseingang Papier/ Postausgang Variante A Variante B Postverteilung Zustellung Rechnung Posteingang Zustellung 11

Rechnungsfreigabe Papier Rechnungsprüfung Papier Fehlerprüfung Auslesen der Inhalte (OCR) Scannen Rechnung Frankieren Arbeitszeit

12 DER KLASSISCHE RECHNUNGSPROZESS RECHNUNGSEINGANG Buchhaltung des Kunden Buchhaltung des Lieferanten Arbeitszeit Rechnungserfassung und Buchung Import in Microsoft Dynamics NAV Rechnungsdruck Kuvertieren Rechnungsversand per Arbeitszeit Arbeitszeit Rechnungsfreigabe Papier Rechnungsprüfung Papier Fehlerprüfung Auslesen der Inhalte (OCR) Scannen Rechnung Frankieren Arbeitszeit Rechnungseingang Papier Rechnungseingang Papier/ Postausgang Variante A Variante B Postverteilung Zustellung Rechnung Posteingang Zustellung 12

13 DER ZUGFeRD RECHNUNGSPROZESS RECHNUNGSVERSAND MIT ZUGFERD Buchhaltung des Lieferanten Buchhaltung des Kunden 1 2 Rechnungsdruck ZUGFeRD Microsoft Dynamics NAV PDF (1 ) + Datei ZUGFeRD (2) PDF (1) + Datei ZUGFeRD (2) Zusammenführung zu PDF/ A inkl. ZUGFeRD-Daten Vollautomatisches Einlesen in Microsoft Dynamics NAV PDF/A inkl. Prüfung, Trennung und extrahieren Rechnungsdaten Eingang Funktionspostfach ZUGFeRD- Rechnungen -Versand Rechnung PDF/A Inkl. ZUGFeRD- Daten Zustellung 13

ZUGFeRD-Daten Vollautomatisches Einlesen in Microsoft Dynamics NAV PDF/A inkl.

14 DER ZUGFeRD RECHNUNGSPROZESS RECHNUNGSEINGANG Buchhaltung des Lieferanten Buchhaltung des Kunden 1 2 Rechnungsdruck ZUGFeRD Microsoft Dynamics NAV PDF (1 ) + Datei ZUGFeRD (2) PDF (1) + Datei ZUGFeRD (2) Zusammenführung zu PDF/ A inkl. ZUGFeRD-Daten Vollautomatisches Einlesen in Microsoft Dynamics NAV PDF/A inkl. Prüfung, Trennung und extrahieren Rechnungsdaten Eingang Funktionspostfach ZUGFeRD- Rechnungen -Versand Rechnung PDF/A Inkl. ZUGFeRD- Daten Zustellung 14

15 DER ZUGFeRD RECHNUNGSPROZESS 15

16 DER ZUGFeRD RECHNUNGSPROZESS 16

17 DER ZUGFeRD RECHNUNGSPROZESS RECHNUNGSEINGANG Buchhaltung des Lieferanten Buchhaltung des Kunden 1 2 Rechnungsdruck ZUGFeRD Microsoft Dynamics NAV PDF (1 ) + Datei ZUGFeRD (2) PDF (1) + Datei ZUGFeRD (2) Zusammenführung zu PDF/ A inkl. ZUGFeRD-Daten Vollautomatisches Einlesen in Microsoft Dynamics NAV PDF/A inkl. Prüfung, Trennung und extrahieren Rechnungsdaten Eingang Funktionspostfach ZUGFeRD- Rechnungen -Versand Rechnung PDF/A Inkl. ZUGFeRD- Daten Zustellung 17

18 DER ZUGFeRD RECHNUNGSPROZESS 18

19 ZUSAMMENFASSUNG ZUGFeRD *) *) aus BITKOM-Broschüre ZUGFeRD Standard für elektronische Rechnungen BITKOM

20 ZUSAMMENFASSUNG ZUGFeRD NUTZEN FÜR DEN RECHNUNGSVERSENDER UND -EMPFÄNGER Der Nutzen für den Versender Wegfall des Papierprozesses reduziert das Papierhandling, spart Porto und Verarbeitungszeiten (z. B. kein Postversand) Mehrfachablagen, die oftmals in Papierform erstellt werden, können entfallen (Zeitersparnis und Kostenreduzierung) PDF/A-Generierung inklusive früherer Zahlungseingang Der Nutzen für den Empfänger Wegfall der klassischen Papierverarbeitung Wegfall der OCR- und manuellen Nachverarbeitungsschritte automatische Übernahme der Rechnung inkl. Positionsdaten Nutzung von Skontozielen 20

kein Postversand) Mehrfachablagen, die oftmals in Papierform erstellt werden, können entfallen (Zeitersparnis und Kostenreduzierung) PDF/A-Generierung

21 DER STANDARD ZUM ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSAUSTAUSCH FeRD - Forum elektronische Rechnung Deutschland AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. Leitfaden Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effizient, sicher Webseite: BITKOM Faktura Base - Management Summary ZUGFeRD Standard für elektronische Rechnungen XING-Gruppe ZUGFeRD Interessanter Einstieg zum Thema Webseite der Computerwoche: Neues Format für den elektronischen Rechnungsaustausch ( von Carsten Heiermann)**) *) lt. Forum elektronischer Rechnung Deutschland, **) Computerwoche, 21

22 FRAGEN? 22

23 23

24 VIELEN DANK Martin Wanka - GmbH 24

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