ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und verarbeiten in SAP im Healthcare-Bereich

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1 ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und verarbeiten in SAP im Healthcare-Bereich SEEBURGER AG 2015 Dr. Martin Köhler Universitätsklinikum Schleswig-Holstein 2. FeRD Konferenz, Berlin Berlin,

2 Agenda Vorstellung des Unternehmens: Universitätsklinikum Schleswig-Holstein Eingesetzte Hybrid-Verfahren: Die BVMed Branchenempfehlung E-Invoice (PDF + EANCOM) ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) Ausgangssituation mit Papier-Rechnungen UKSH: Empfang und -weiterverarbeitung der Papierrechnungen Praxiserfahrung mit E-Invoicing Einsatz von smart-einvoice bei UKSH Erfahrungsbericht Abschluss und Ausblick SEEBURGER AG 2015

3 Standorte Kiel und Lübeck - 3 -

4 Übersicht UKSH Einziger Maximalversorger in SH zwei Standorte (Kiel und Lübeck) größter Arbeitgeber in SH 85 Kliniken, Institute und Sektionen amb./stat. Patienten p. a Betten Beschäftigte - 4 -

5 Rechnungswesen UKSH Anzahl Belege (gesamt) hochgerechnet 2016 Prognose Belege

6 Rechnungseingang als Papier (1) Im UKSH gibt es pro Standort eine zentrale Poststelle für Papierdokumente. Täglich wird dort die eingehende Post sortiert und verteilt. Die Eingangsrechnungen werden täglich von der Poststelle des UKSH zur Rechnungsabwicklung gebracht. Hier werden die Rechnungen sortiert (nach Sachbearbeiter) und für das Scannen vorbereitet

7 Rechnungseingang als Papier (2) Die Rechnungen werden gescannt, archiviert und anschließend an die Nachbearbeitung übergeben. Dokumente werden nach Scandatum abgelegt. Nach sechs Wochen werden die Originalrechnungen vernichtet

8 Nachteile von Papier-Rechnungen Langer Postweg (Posteingang, öffnen, physikalisch weiterleiten, zuordnen, etc.) manuelle Erfassung der Rechnung im ERP-System Fehler bei der manuellen Eingabe hoher Platzbedarf durch Papier-Ablage langwierige Belegsuche von abgelegten Papier-Rechnungen hohe Skontoverluste Personal- und Sachkosten - 8 -

9 Bisherige Entwicklungsschritte Papierbasiert Hauspost zur RGbearbeitung Rechnungseingang Poststelle Verteilung innerhalb Klinik per Hauspost Sachliche Prüfung Hauspost zur RG- Bearbeitung Buchung und Zahlungsausgang Rechnungserfassung und Validierung OCR-unterstützt Rechnungseingang Poststelle Hauspost zur RGbearbeitung Sortierung nach Sachbearbeiter Scannen Dunkelbuchung nach erfolgreicher OCR und Validierung Freigabe Workflow/ Nachbearbeitung - 9 -

10 Die BVMed Branchenempfehlung E-Invoice Für den elektronischen Rechnungsprozess empfiehlt das BVMed Forum estandards die drei nachfolgend aufgeführten Varianten: Variante 1: Versand eines PDF-Dokuments (Rechnung) per Variante 2: Kombinierter Versand eines PDF-Dokuments und einer elektronisch strukturierten EANCOM-Nachricht (INVOIC) Variante 3: Ausschließlicher Versand einer strukturierten Nachricht im EANCOM- Format (INVOIC) per EDI SEEBURGER AG 2015 Die Umsetzung der Lösung gemäß der Branchenempfehlung gibt aus Sicht der Lieferanten/Hersteller die Möglichkeit, das System unabhängig von der eingesetzten Software zu unterstützen!!! Die Umsetzung erfolgte mit Variante Nr. 2.

11 Einführung von smart-einvoice der SEEBURGER AG für BVMed-Branchenempfehlung Lieferant Krankenhäuser und Pharma-Großhandel Rechnungen PDF+EANCOM SEEBURGER smarteinvoice SEEBURGER SEEBURGER smart-einvoice SAP SEEBURGER AG 2015

12 Rechnungseingangsverarbeitung mit smart-einvoice Papierbasiert Rechnungseingang Poststelle Hauspost zur RE-Bearbeitung Verteilung innerhalb Klinik per Hauspost Sachliche Prüfung Hauspost zur RE- Bearbeitung Rechnungserfassung und Validierung Buchung OCR-unterstützt Rechnungseingang Poststelle Hauspost zur RGbearbeitung Sortierung nach der Sachbearbeiter Scannen Dunkelbuchung nach erfolgreicher OCR und Validierung Freigabe Workflow/ Nachbearbeitung smart-einvoice Rechnungseingang per und Dunkelbuchung Freigabe Workflow/ Nachbearbeitung PDF+EANCOM SEEBURGER AG 2015

13 Einführung von smart-einvoice der SEEBURGER AG für ZUGFeRD Lieferant Krankenhäuser und Pharma-Großhandel Rechnungen SEEBURGER smart-einvoice ZUGFeRD SEEBURGER smarteinvoice SEEBURGER SAP SEEBURGER AG 2015

14 Einordnung: ZUGFeRD und EANCOM Hybrid Papier Bild- Datei BVMED (PDF+ EANCOM) ZUGFeRD (PDF/A-3 inkl. XML) Web EDI EDI - Verarbeitungstiefe + + Allgemeine Verarbeitbarkeit SEEBURGER AG 2015

15 ZUGFeRD Rechnungseingang im Detail SEEBURGER Rechnungseingang in SAP SEEBURGER smart-einvoice - Rechnungs-Empfang - Rechnungs-Weiterverarbeitung - Workflow - Nachbearbeitung - Buchung SAP Extraktion ZUGFeRD- XML aus PDF/A-3 Visualisierung ZUGFeRD-XML nach PDF SEEBURGER AG 2015

16 Einfaches Customizing von smart-einvoice DocumentSuite: Customizing einvoice Einmalige Einrichtung von Regeln für den Empfang von s pro Lieferant EANCOM ZUGFeRD - Absender - Kreditor - Benachrichtigung im Erfolgsfall - Benachrichtigung im Fehlerfall

17 Rechnungseingang in SAP - SEEBURGER SAP PDF-Rechnung plus EANCOM- Datei PDF-Rechnung ZUGFeRD In SAP stehen für Anwender drei Transaktionen je nach Berechtigung zur Verfügung

18 Rechnungsempfang und -verbuchung mit smart-einvoice (invoiceconsole: technischer Monitor) Rechnungen, die komplett mit der Bestellung und dem Wareneingang übereinstimmen, werden dunkel verbucht Warteschleife für Rechnungen ohne Wareneingangsbuchung Nachbearbeitung für Rechnungen mit Preisabweichung

19 Rechnungsbearbeitung mit smart-einvoice in SAP für Finanzbuchhaltung (SAP Task Manager)

20 Vorteile smart-einvoice für Rechnungsempfänger I Ressourcenschonung (Wegfall von Papierhandling) Zeiteinsparung durch Automatisierung (Kosten) beste Qualität der Rechnungserfassung durch Verarbeitung strukturierter Daten (EANCOM, XML) revisionssicherer Prozess bis zur Archivierung lückenlose Protokollierung aller Prozessschritte

21 Vorteile smart-einvoice für Rechnungsempfänger II papierloses und abteilungsübergreifendes Arbeiten durch Workflow- Unterstützung Prozessintegration in SAP schnelle Belegrecherche maximale Nutzung von Skonto schnelles Onboarding von neuen Lieferanten hohe Akzeptanz durch BVMed Branchenempfehlung im Gesundheitswesen hohe Akzeptanz durch ZUGFeRD als übergreifender Standard

22 Rechnungseingangsverarbeitung mit smart-einvoice Papierbasiert Rechnungseingang Poststelle Hauspost zur RE- Bearbeitung Verteilung innerhalb Klinik per Hauspost Sachliche Prüfung Hauspost zur RE- Bearbeitung Rechnungserfassung und Validierung Buchung OCR-unterstützt Rechnungseingang Poststelle Hauspost zur RGbearbeitung Sortierung nach der Sachbearbeiter Scannen Dunkelbuchung nach erfolgreicher OCR und Validierung Freigabe Workflow/ Nachbearbeitung smart-einvoice Rechnungseingang per und Dunkelbuchung Freigabe Workflow/ Nachbearbeitung PDF+EANCOM oder ZUGFeRD

23 UKSH Nächste Schritte Analyse Lieferanten nach Umsatz, Belegaufkommen und Bearbeitungsaufwand Aktives Herantreten an Lieferanten zwecks Übersendung von elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD oder BVMed Branchenempfehlung ) Kommunikation intern / extern

24 Referenten/Ansprechpartner Dr. Martin Köhler Leiter Dezernat Finanzen und Rechnungswesen Universitätsklinikum Schleswig-Holstein Tel. +49 (451) Dr. Bernd Wild Geschäftsführer intarsys GmbH Tel. +49 (721) Ghafar Zafari SAP Betreuer Universitätsklinikum Schleswig-Holstein, Gesellschaft für IT Services mbh (ITSG) Tel. +49 (451) Rolf Wessel Produkt Manager SAP - & Web-Applikationen SEEBURGER AG Tel. +49 (7252) Charlotte Brüggemann Sales Manager SAP - & Web-Applikationen SEEBURGER AG Tel. +49 (7252) SEEBURGER AG 2015

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