Basware in der Praxis E-Invoicing Aktivitäten bei Daimler. 1Accounting & Financial Reporting. We deliver results.

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1 Basware in der Praxis E-Invoicing Aktivitäten bei Daimler FAO/IG Richard Erzberger Richard Erzberger FAO/IG Accounting & Financial Reporting. We deliver results.

2 Inhalt: Ausgangssituation für die Daimler AG Umsetzung / Hochlauf mit 1stBP / Basware Kennzahlen aktuell (Lieferanten und Belegvolumen) Prozess- und Funktionsübersicht Kommunikationsprozesse 6 Next steps FAO/IG Richard Erzberger 2

3 1. Ausgangssituation für Daimler AG (2007): In der Daimler AG werden jährlich ca. 10 Mio. Einkaufs-Abrechnungsbelege verarbeitet, davon ca. 7 Mio. Belege automatisiert (Gutschriftsverfahren oder per VDA Verfahren) Eingangsrechnungen müssen in 18 dezentralen SAP Systemen, unterschiedlichen Buchungskreisen und Werken verteilt und gebucht werden Ca. 2,7 Mio. Papierrechnungen (alle Werke und Niederlassungen) werden manuell bearbeitet Ca aktive Lieferantenkonten existieren; täglich werden ungefähr 50 neue Lieferantenstammdaten angelegt Standortspezifische Abrechnungsprozesse zwischen Werken / NDL und einzelnen Lieferanten schaffen Komplexität Aufwändiger und zeitintensiver manueller Vorprozess bei der Erfassung der Papierrechnungsbelege einvoicing als strategischer Stellhebel zur Erhöhung der Qualität und Lieferantenzufriedenheit! FAO/IG Richard Erzberger 3

4 2. Umsetzung / Hochlauf mit 1stBP / Basware: funktional organisatorisch Betrieb DAG Daimler AG Pilot NPM RE Operativer Linienbetrieb / Hochlauf Leistungsrechnungen mit Bestellung Frachtrechnungen ohne Bestellung Serienmaterial Rechnungen Sonderkäufe und Rechnungen mit Anhang Roll-In DAG Niederlassungen Anbindung Verbundener Unternehmen Ausländische Rechnungen Umstellung auf VDA4938 GI Einführung Gutschriftsübertragung Symmetrisches Roaming Laufender Betrieb, Support und Fehlerbehebung Permanente Datenanalyse Belegvolumen der Lieferanten, Anschreibeaktionen, Test und Umstellung SSC Madrid Pilot MPC Belgien Operativer Betrieb Weitere MPC s Weitere MPC s Weitere MPC s FAO/IG Richard Erzberger 4

5 3a. Kennzahlen aktuell Anzahl umgestellter Lieferanten: * Stand: International Process Management Shared Services, FAO/G

6 3b. Kennzahlen aktuell Belegvolumen: * Stand: International Process Management Shared Services, FAO/G

7 4. Funktionsübersicht: Rechnungsübertragung durch Basware: Lieferant A Übertragung Dienstleister RE 1 Beleganlage Versand Druckertreiber Daimler AG Lieferant B RE 2 Beleganlage WEB-EDI Prüfung Übertragung nur 1 Belegempfang Verifizierung RE 1 Versand Formatierung Signaturerstellung Kanal Buchung Archivierung RE 2 Lieferant C RE 3 Beleganlage Sonstige Daten- Formate Versand + Roaming FAO/IG Richard Erzberger 7

8 5. Kommunikationsprozesse Rechnungseingang: Daimler Prozessmanagement L i Front- Office Gutschriftsverfahren 2 AK e f e r a n t e n Techn. Erstkontakt Basware Activation Team Abnahme 2 AK EDI (VDA4906/4938) 2 AK Basware 3 AK Papier / Scanning 1 AK Intern. Aktivi-täten/ Know-How Transfer 1 AK 8

9 Next steps: Festlegung von Basware als strategischer Service Provider für globale einvoicing Aktivitäten - Elektronifizierung von Lieferanteneingangsrechnungen bei verbundenen Unternehmen - Generierung einvoicing Plattform für Ausgangsrechnungen an Endkunden / Business Partner (n:n Beziehung, Daimler Inhouse Formate und Systeme auf definierte Standardformate) Permanenter und weiterer Ausbau einvoicing Anteil am gesamten Rechnungsvolumen DAG Implementierung von und PDF Lösung als potentielle Ablösungsstrategie für Papier (Kleinstmengen kleiner 50 Belege / Jahr) FAO/IG Richard Erzberger 9

10 Vielen Dank! Fragen? FAO/IG Richard Erzberger 10

11 BACKUP FAO/IG Richard Erzberger 11

12 Zentrale Koordinationsstelle der Daimler AG: Die zentrale Koordinationsstelle für einvoicing (Eingangsseite) wurde im Jahr 2007 installiert und permanent erweitert: Aufgabenschwerpunkte: Top-Down Analyse der Abrechnungsarten von Eingangsrechnungen auf Basis der Beschaffungsprozesse und Belegvolumen Kommunikation / Anschreiben / Prozessberatung für umstellfähige Lieferanten Test und produktive Abnahme Fehlerbearbeitung im operativen Geschäft Reporting und kontinuierlicher Verbesserungsprozess Festlegung der Übertragungsart wird im Rahmen der Umstellung zwischen der Koordinationsstelle und dem LN festgelegt: Maschinelle ERP Anbindung/ Web-EDI FAO/IG Richard Erzberger 12

13 Vorgehensweise zur Umstellung: Top/Down Analyse der Lieferanten durch FAO/IG: Regelmäßige Auswertung des Belegvolumen DAG analog Rolloutplan (1x / Quartal) Übergreifende Analyse/Klassifizierung der Geschäftsfälle und Beschaffungsarten durch FAO/IG unter Berücksichtigung des Belegvolumens der NDL und DAG Werke Personifiziertes Anschreiben Lieferant Test und Prozessberatung durch Koordinationsstelle Nutzung maschineller Anbindung, Druckertreiberlösung oder WEB-EDI wird nach Detailanalyse und in Absprache zwischen Lieferant und FAO/IG festgelegt. Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung Dokumentation in zentraler Datenbank / Excelliste FAO/IG Richard Erzberger 13

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