International Tax Highlights for German Subsidiaries. Umsatzsteuer mit IT. 21. November 2013

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1 International Tax Highlights for German Subsidiaries Umsatzsteuer mit IT 21.

2 Umsatzsteuer mit IT Agenda Herausforderungen Prozesse Technologie Kontrollen Praxisfälle Slide 2

3 Herausforderungen Komplexität und Vielzahl der USt-Prozesse sowie fehlendes Wissen Unterschiedliche Anforderung an USt-Compliance im internationalen Kontext Komplexes umsatzsteuerliches ERP Setup Vermeidung von negativen USt-Konsequenzen wie z.b. Nacherhebung von USt., Zinsen und ggf. Bußgeldern Fehlende USt-Standards und IKS im Konzern Gesetzliche Anforderungen im Steuerrecht unterliegen einem ständigen Wandel Ungenügende Anbindung der Steuerabteilung an die operativen Einheiten Umsatzsteuer mit IT Slide 3

4 Herausforderungen Das Risiko: Umsatzsteuerlich relevante Sachverhalte werden nicht oder nicht vollständig erfasst Umsatzsteuer- und Zinsrisiken in Deutschland Registrierungspflichten im Ausland werden übersehen Umsatzsteuer-, Zinsrisiken im Ausland Ggf. Strafen bei verspäteter Registrierung Administrativer Aufwand Reputationsverlust und darüber hinaus: Compliance-Verstöße beinhalten persönliche ordnungs- und strafrechtliche Risiken für Geschäftsleitung und Mitarbeiter Umsatzsteuer mit IT Slide 4

5 Herausforderungen Übersicht involvierter Unternehmensbereiche Unternehmen Lieferanten Eingangsseite 1. Einkauf 3. Steuerabteilung 5. Vertrieb 2. Logistikabteilung (Wareneingang) 4. Finanzbuchhaltung Ausgangsseite 2. Logistikabteilung (Warenausgang) Kunden Behörden Shared Service Center Umsatzsteuer mit IT Slide 5

6 Prozesse Sind die umsatzsteuerlich relevanten eingangs- und ausgangsseitigen Geschäftsprozesse bekannt? Wurden diese umsatzsteuerlich analysiert / gewürdigt? Gibt es im Unternehmen eine Umsatzsteuerstrategie? Gibt es im Unternehmen Change Management Prozesse? Slide 6

7 Technologie Wurde das verwendete ERP System hinsichtlich umsatzsteuerlich relevanter Transaktionen analysiert? Wird anderweitig Technologie für umsatzsteuerlich relevante Bereiche eingesetzt (Verprobungstools, Tax Code Finder usw.)? Bestehen Informations-, Kommunikationsflüsse zwischen Steuerabteilung, Rechnungswesen, Vertrieb und IT? Slide 7

8 Kontrollen Gibt es umsatzsteuerlich relevante Interne Kontrollsysteme? Gibt es klare Verantwortlichkeiten / Zuständigkeiten? Werden regelmäßig umsatzsteuerlich relevante Dokumentationen erstellt? Slide 8

9 Praxisfälle Produzent Kunde Produzent Vertriebsgesellschaft Kunde Berücksichtigung umsatzsteuerlicher Konsequenzen im System notwendig sowie Einführung von Präventionsmaßnahmen! Slide 9

10 Praxisfälle Betriebswirtschaftliche Entscheidungen sind in der Regel nicht umsatzsteuerlich getrieben Jede betriebswirtschaftliche Entscheidung könnte auch Auswirkungen auf umsatzsteuerlich relevante Geschäftsprozesse haben Festlegung einer umsatzsteuerlichen Strategie ist hier sinnvoll (z.b. Vermeidung umsatzsteuerlicher Registrierungen im Ausland, Anwendung von möglichen Vereinfachungsregeln) Sich aus den betriebswirtschaftlichen Entscheidungen ggf. ergebende umsatzsteuerliche Konsequenzen (Änderung der Geschäftsprozesse) müssen im System berücksichtigt werden Slide 10

11 Praxisfälle Produzierendes Unternehmen Implementierung des ERP Systems ohne besonderen Fokus auf umsatzsteuerlich relevante Sachverhalte Im Laufe der Zeit diverse Änderungen in den Geschäftsprozessen Keine Anpassungen der Umsatzsteuerfindung im ERP System Konsequenzen: Falsche Abbildung der Geschäftsprozesse im ERP System und demzufolge falsche umsatzsteuerliche Behandlung Inkorrekte Umsatzsteuerdeklarationen Zinsrisiko, Strafzahlungsrisiken Registrierungsrisiken im Ausland Slide 11

12 Praxisfälle Prävention: Analyse der umsatzsteuerlich relevanten Systemeinstellungen Regelmäßige Analyse der Geschäftsprozesse SOLL- IST Analyse Geschäftsprozesse / Einstellungen ERP System Dokumentation der Geschäftsprozesse Regelmäßige stichprobenartige Belegprüfungen Implementierung eines Change Management Prozesses Klare Definition von Verantwortlichkeiten Slide 12

13 Ihre Ansprechpartner Petra Wingendorf Tax Partner (StB) Corporate Tax Moskauer Straße Düsseldorf Tel.: Marion Gohr Tax Partner (StB) Corporate Tax Moskauer Straße Düsseldorf Tel.: Sounia Kombert Senior Managerin Indirect Tax Konrad-Adenauer-Ufer Köln Tel.: Slide 13

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