Transport Kälte Vertrieb Heiße Prozesse für coole Typen

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1 Transport Kälte Vertrieb Heiße Prozesse für coole Typen Workflow Unterstützung mit ELO in einer mittelständischen Unternehmensgruppe am Beispiel der tkv* Transport Kälte Vertrieb GmbH ELO ECM Fachkongress 2016 Fellbach, 27. Januar 2016

2 Inhalt 1. Vorstellung tkv group 2. Warum ELO? 3. Workflow Unterstützung mit ELO Eingesetzte Produkte Digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen Service Auftrags Workflow Elektronische Personalakte Anbindung von ELO an das ERP System (NAV2013) Dokumentenübernahme aus Alt Archiv Was ist noch geplant? 4. Nutzen von ELO und Projekterfahrungen

3 Die tkv group umfasst vier Unternehmen Verkauf von und Service an Transportkälte Anlagen Karosserie Instandsetzung, Lackierung von NFZ Achs und Bremsreparaturen, Ladebordwandservice 4 Standorte: Ulm, München, Nürnberg, Stuttgart Dienstleister für die Player der Pharma Supply Chain Pharmahersteller, Logistiker, Transporteure, Versicherungen Beratung bzgl. Richtlinien /Gesetzes Konformität (v.a. GDP) Qualifizierung, Auditierung, QM Systeme Überwachung von temperaturgeführten Transporten Lebensmittel, Pharmaprodukte, Blut(Plasma), Chemie Intervention bei Temperaturabweichungen, Diebstahl etc. Standort: Unterföhring Verkauf von und Service an Elektro Nutzfahrzeugen Industrie, Gärtnereien, Campingplätze, Tourismus Innerbetriebliche Transportaufgaben, Facility Management Standort : Ulm

4 Wesentliche Ziele für neues Dokumenten Management System Workflow /Prozess Unterstützung (nicht nur Archiv Lösung) Neben Eingangs und Ausgangsrechnungen, Lieferscheinen, Angeboten u.ä. Digitalisierung von Verträgen, Akten und anderen Geschäftsdokumenten Standardisierung des Belegflusses für alle vier Unternehmen bzw. der vier Niederlassungen Reduzierung des internen Postverkehrs zwischen den Firmen/Niederlassungen und Reduzierung des Druckvolumens Verbesserung bei der Indexierung/Verschlagwortung von Belegen Integration in Navision NAV2013 Einfache und schnelle Suche von Belegen, v.a. auch aus Navision heraus Übernahme des Alt Archivs mit den gleichen Recherche Funktionen wie bei neuen Belegen Prinzipien: Dokumente dort digitalisieren, wo sie entstehen ( Dezentrales Scannen ) Frühestmögliche Erfassung von Dokumenten Informationen

5 Warum ELO? In 2006 wurde Saperion als Archiv für Eingangs und Ausgangsrechnungen eingeführt Nach annähernd 8 Jahren war ein technisches und auch funktionales Update notwendig Zwei Alternativen wurden geprüft: Update von Saperion oder Neueinführung ELO Entscheidung für ELO insbesondere aufgrund besserer Workflow Unterstützung, Navision Integration und Mehr Mandaten Fähigkeit Unser Navision Partner, Gerling Consulting, ist auch Implementierungs Partner von ELO

6 Eingesetzte Produkte Archiv DocXtractor Extrahieren von Informationen aus Dokumenten ELO Dropzone Verknüpfung mit Navision

7 Rechnungs Eingangs Workflow Scannen (zentral, dezentral) per Mail DocXtractor Liest Rechnungsdaten und zieht Stammdaten aus NAV Mandantenerkennung DocXtractor Mahnungsüberprüfung ELO BLP Ergänzung der Rechnung mit Kontierungsinformationen

8 Formularbasierte Rechnungsbearbeitung durch Sachbearbeiter Eingabe Beleginformationen durch Sachbearbeiter

9 Workflow zur Service Auftrags Bearbeitung Auftragspapiere Scannen (dezentral) Barcode Erkennung und Zuordnung zu Service Auftrag Benachrichtigungsmail über Fertigstellung des Auftrags Zuordnung zum richtigen Ordner im Archiv

10 Elektronische Personalakte Mitarbeiter Archiv Dokumentenarten Maske zur Indexierung/ Verschlagwortung

11 Elektronische Personalakte Automatische Lohnbelegablage Verarbeitung von 160 Lohnbelegen mtl. per Knopfdruck OCR Verarbeitung OCR Erkennung

12 Anbindung von ELO an das ERP System Automatische Belegarchivierung über NAV Druckfunktion Manuelle Belegarchivierung, automatische Verschlagwortung über Dropzone Drag and Drop

13 Dropzone am Beispiel Debitorenkarte in Navision

14 Nutzen und Projekterfahrungen Erhebliche Einsparungen bei der Verschlagwortung (60 %) und Buchung (10 %) Überall Zugriff auf unsere Personalakten Gleicher Rechnungsdurchlauf für alle Niederlassungen und alle Unternehmen in der Gruppe Reduzierung des internen Dokumenten Verkehrs Recherche Funktion im Archiv direkt aus Navision mit Hilfe der Drop Zone Verständnis unseres Navision Partners Gerling Consulting für unsere Prozesse hat die Projektarbeit sehr erleichtert Daten Migration war sehr komplex und zeitaufwendiger als ursprünglich angenommen

15 Migration des Alt Archivs mit voller Recherche Funktion in ELO Export der Daten aus Altarchiv Zählung tif. Dateien Zählung Abnahme und Dokumentation

16 Was ist noch geplant? Fahrzeugakte für alle Fahrzeuge des eigenen Fuhrparks Service Vertragsakte für Kundenfahrzeuge mit Verknüpfung zur Wartungshistorie in Navision Allgemeine Vertragsakten Interne Genehmigungsprozesse, z.b. Urlaubsanträge mit Verbindung zur elektronischen Personalakte

17 Vielen Dank für Ihr Interesse Haben Sie noch Fragen? Gerne können Sie uns kontaktieren! Achim Bundschuh Geschäftsführer/Managing Director tkv Gruppe tkv* Transport Kälte Vertrieb GmbH group.com