Top Image Systems. Gegründet 1991, heute 150 Mitarbeiter

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1 Top Image Systems eflow Ability Schlüsselfaktoren eines Rechnungseingangsprojektes Michael Schrader

2 Top Image Systems Gegründet 1991, heute 150 Mitarbeiter Fokus auf Datenextraktions- und Workflow- Lösungen Seit 1996 börsennotiert an der NASDAQ (TISA) Niederlassungen / Präsenz in Deutschland (Österreich/Schweiz) Großbritannien Spanien, Portugal, Italien, Frankreich, Niederlande USA, Kanada, Südamerika Japan, Australien, Singapur, Israel Vertreten in ca. 30 Ländern Starkes Partnernetzwerk weltweit zahlreiche produktive Lösungen weltweit in verschiedenen Branchen und Märkten

3 Aufgaben, die wir lösen Rechnungseingangslösungen / Rechnungseingangsautomatisierung Bestelleingangslösungen lö / Bestelleingangsautomatisierung t ti i Automatisierte Formularverarbeitung Posteingangslösungen / Posteingangsautomatisierung

4 Schlüsselfaktoren Rechnungseingangsverarbeitung

5 Ziele Erhöhung der Transparenz Steigerung der Durchlaufzeiten Eliminierung von Transport- und Liegezeiten Reduktion der Prozesskosten Sicherung/ Steigerung der Skontoerträge Optimale Unterstützung der Liquiditätsplanung Zeitnaher Monatsabschluss Automatisierte Dunkelbuchung eflow Ability

6 Schlüsselfaktoren Vollständige / Ganzheitliche Lösung Richtiges Projektvorgehen Erkennungsraten / Automatisierung Ergonomie / Flexibilität / Skalierbarkeit Investitionssicherheit für die Zukunft eflow Ability

7 Schlüsselfaktoren Vollständige / Ganzheitliche Lösung Richtiges Projektvorgehen Erkennungsraten / Automatisierung Ergonomie / Flexibilität / Skalierbarkeit Investitionssicherheit für die Zukunft eflow Ability

8 Vollständige / Ganzheitliche Lösung

9 Gesamtprozess am Beispiel SAP Scannen Images 2 eflow InvoiceReader 1 Archiv-Server daten Archive- System Transfer der Daten 4 und Images 3 Validierung SAP R/3 Server 5 R/3 Stamm- Rechnungsmonitor Validierung (optional) SAP Stamm- SAP Stammdaten 1 Workflow SAP Step 1 Step 2 Step n 6 Intranet Workflow WEB Step 1 Step n Vollständige / Ganzheitliche Lösung

10 Gesamtprozess am Beispiel SAP Scanning eflow InvoiceReader Export nach SAP & Archiv SAP Vorerfasssung SAP Workflow SAP Reporting Archiv Export Vollständige / Ganzheitliche Lösung

11 Erkennung / Nachbearbeitung eflow Ability eflow Invoice Reader eflow Ability Post eflow Ability Workflow Vollständige / Ganzheitliche Lösung

12 Erkennung / Nachbearbeitung Vorkonfigurierte Lösung - Kopfdaten - Fußdaten - Positionsdaten t - Auto. Klassifizierung - Auto. Validierung - Auto. Suche - Learning -OCR on the fly eflow Ability eflow Invoice Reader eflow Ability Post eflow Ability Workflow Vollständige / Ganzheitliche Lösung

13 Eingangskorb Auflistung der Rechnungen im Eingangskorb g Von hier aus besteht die Möglichkeit über Doppelklick in die Vorerfassung zu wechseln SAP Integration

14 wenn nötig, manuelle Vorerfassung Automatische Hintergrundvalidierung auf Feldebene Detaillierter t Fehlerreport auf Feldebene Manuelle Korrektur mit direktem Zugriff SAP Daten Automatische/Manuelle Vorerfassung nach Korrekturabschluss SAP Integration

15 Sachliche Prüfung Zugriff auf Workitem von SAP oder WEB Verwendung von Kontierungsvorlagen und Textkonserven Datentransfer Buchungsstempel / SAP-Beleg SAP Integration

16 Freigabe, mehrstufig Automatische Identifikation und Weiterleitung an den Freigabeberechtigten Zugriff auf Workitem von SAP oder WEB Prüfung der Freigabe auf Positionsebene Automatische Buchung nach Freigabe aller Positionen SAP Integration

17 Rechnungseingangsbuch Durchgehende Prozesstransparenz während und nach der Rechnungsbearbeitung Zugriff auf SAP Belege, SAP Kreditoren, Notizen, Originalrechnungen, i uvm. Ad-hoc Workflow, Buchung aus dem Rechnungseingangsbuch etc. Integrierte SAP Berechtigungsobjekte g für die Zugriffssteuerung g SAP Integration

18 Erkennungsraten / Automatisierung

19 ROI durch Erhöhung der Transparenz Steigerung der Durchlaufzeiten Eliminierung von Transport- und Liegezeiten Reduktion der Prozesskosten Sicherung/ Steigerung der Skontoerträge Optimale Unterstützung der Liquiditätsplanung Zeitnaher Monatsabschluss Automatisierte Dunkelbuchung eflow Ability

20 eflow InvoiceReader Manuelle Schritte Learning Scannen man. Validierung 1 4 Felderkennung 2 Zeichenerkennung 3 Export autom. Validierung 45 Automatische Schritte

21 Vollseitenerkennung Beispiel Voting eflow Ability

22 Vollseitenerkennung (Expervision) eflow Ability

23 Vollseitenerkennung (OCE) eflow Ability

24 Vollseitenerkennung (Scansoft) eflow Ability

25 Vollseitenerkennung -Final eflow Ability

26 Felderkennung eflow Ability

27 Zeichenerkennung eflow Ability

28 Investitionssicherheit / Plattform

29 Strukturierte Dokumente Teilstrukturierte Dokumente Unstrukturierte Dokumente eflow - Eine Plattform

30 Informationen Quelle Format Struktur eflow - Eine Plattform

31 eflow - Eine Plattform

32 Weitere Aufgaben Bestelleingang Formulare Elektronische Dokumente Zahlungsverkehr Personalakten Klassifizierung / Posteingang eflow - Eine Plattform

33 Vielen Dank!

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