Praxistag für die Öffentliche Verwaltung 2010 SharePoint und xrm: Pendenzen- und Ressourcenmanagement einfach gemacht

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1 Praxistag für die Öffentliche Verwaltung 2010 SharePoint und xrm: Pendenzen- und Ressourcenmanagement einfach gemacht

2 Ausgangslage Die tägliche Arbeit kann durch unterschiedlichste Informatiksysteme und Produkte nur mit hohem zeitlichem Aufwand dem Grundauftrag gerecht werden. Pendenzen abarbeiten Dokumente erstellen und ablegen Ressourcen planen FA Outlook Access Excel Gute Arbeit leisten Tägliche Arbeit Informatiksysteme Grundauftrag

3 Ausgangslage - Pendenzenmanagement Mitarbeiter & Outlook Vorgesetzte Posteingang GEVER Telefon Konsequenzen: Mühsame Bedienung durch verschiedene nicht gekoppelte Werkzeuge Fehlende Übersicht & Kontrolle Fehlende Nachvollziehbarkeit & Transparenz Fazit: Langsame(re) Erledigung von Aufträgen

4 Ausgangslage - Ressourcenmanagement Ressourcenmanagement Aktuelle Planung drucken Planung erstellen und führen Ressourcen und Stammdaten pflegen Versenden von Informationen per Post Konsequenzen: Manuelles Führen der Planung ist sehr aufwändig Grosser Aufwand für Information bei Änderungen Redundante Daten Fazit: die Pflege ist eine äusserst zeitaufwändige und mühsame Arbeit und benötigt viel Zeit

5 Zusammenfassung Schlüsselprobleme Viele repetitive manuelle Arbeiten Eingeschränkte Nachvollziehbarkeit und Transparenz Unzufriedene Benutzer Hohe Betriebskosten und Dateninseln

6 Die Lösung Übersicht Basissystem PENDUCO Teil Ressourcen strukturierter Teil Einfaches, integriertes und flexibles Ressourcenmanagement Zentrale und bereinigte Datenablage & Reporting Anpassungen können sehr einfach vorgenommen werden. Basis xrm: Ausbaufähiges und skalierbares System. Teil Pendenzen unstrukturierter Teil (Collab) Einfaches und flexibles Pendenzenmanagement Integriert in Microsoft Office Submodul MeetingPlace für Sitzungsmanagement Basis SharePoint: Ausbaufähiges und skalierbares System. Integration MeetingPlace Sitzungsmanagement

7 Die Lösung Pendenzenmanagement Verwaltung von Aufträgen und Tasks Einfachste Verwaltung von Aufträgen Erfassen zugehöriger Tasks zu einem Auftrag Ablegen relevanter Dokumente und informationen Integration in Microsoft Outlook und Office Tasks werden in Outlook übertragen und können zentral gepflegt werden Direkte Integration in andere Office Produkte (Word, Excel; PowerPoint) Nachverfolgung in MeetingPlace Nachverfolgung und Kontrolle von Aufträgen erfolgt im Rahmen von Meetings und Rapporten Diese können durch das integrierte MeetingPlace durchgeführt werden.

8 Die Lösung Ressourcenmanagement Finden und buchen von Ressourcen Ressourcen können einfach gesucht und anschliessend gebucht werden. Die Pflege der Stammdaten erfolgt zentral Anpassungen an Masken und Entitäten sind sehr einfach möglich. Anzeige der aktuellen Belegung von Ressourcen Die Belegung von Ressourcen können visualisiert und ausgedruckt werden. Automatisierte Dokumentation von Änderungen Änderungen an der Belegung von Ressourcen können einfach dokumentiert und ausgedruckt werden, der administrative Aufwand wird minimiert. Änderungen sind nachvollziehbar und transparent.

9 Die Lösung Mengengerüst und Plattform Phase 1: rund 50 Benutzer Phase 2: Ausbau auf rund 600 Benutzer Ausblick: x1000 Benutzer Microsoft Basisplattform SharePoint 2007 Dynamics CRM 4.0 Betrieb in FUB VBS Mengengerüst Plattform

10 Nutzen Das zentrale Pendenzen- und Ressourcenmanagement ermöglicht mit der integrierten und intuitiv zu bedienenden Lösung eine effizientere und produktivere Arbeitsweise. schafft Transparenz und ermöglicht Nachvollziehbarkeit auf allen Stufen, womit Fehlern und Mehrfachbearbeitung vorgebeugt werden kann. führt zu einer höheren Benutzerakzeptanz und Benutzerzufriedenheit. führt zu tieferen Betriebskosten, da weniger Anwendungen betrieben werden müssen. setzt auf eine zukunftsträchtige und vielfältig eingesetzte Plattform, die einen hohen Investitionsschutz gewährleistet.

11 Ausblick Nutzungsphase Gezielte und Systematische Erweiterung mit zusätzlichen Kernfunktionen Ablösung weiterer Inselsysteme vor allem im Bereich Ressourcenmanagement Einbindung von Umsystemen mittels Schnittstellen und gezieltem Datenaustausch

12 Live Demo (optional, je nach Zeit)

13 Q & A

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