Sitzungsmanagement. für SharePoint

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1 Sitzungsmanagement für SharePoint

2 Agenda Sitzungen im Unternehmensalltag Ziele des Sitzungsmanagements Sitzungen ohne Management Erfolgreiches Sitzungsmanagement SharePoint als Plattform für Sitzungsmanagement Plattformdienste und Funktionen Erweiterungspotentiale Sitzungsmanagement für SharePoint Ansatz und Kernfunktionen Technischer Überblick Demo Lizenzierung

3 Sitzungen im Unternehmensalltag Ziele des Sitzungsmanagements Informationen Aufbereitung von Informationen Klare Strukturierung Diskussionen Diskussion vorbereiteter Themen Entscheidungen Informationen und Diskussionen als Entscheidungsgrundlage

4 Sitzungen im Unternehmensalltag Sitzungen ohne Management Lückenhafte Vorbereitung Teilnehmerinformationen Wichtige Dokumente Unstrukturierter Ablauf Erwartungen und Zielsetzungen oft unklar Umständliche Protokollierung Entscheidungen nicht nachvollziehbar Auf welcher Grundlage wurde eine Entscheidung gefällt? Informationen nicht auffindbar

5 Sitzungen im Unternehmensalltag Erfolgreiches Sitzungsmanagement Einfachheit und Übersichtlichkeit Zentrale Ablage von Dokumenten und Informationen Strukturierte Ablage von Informationen Nachvollziehbarkeit Flexibles Rechtemanagement Klare Aufgabenverteilung

6 SharePoint als Plattform für Sitzungsmanagement Plattformdienste und Funktionen Erstellung und Verteilung von Informationen Verwaltung von Teilnehmern, Tagesordnungspunkten und Dokumenten Angepasste Vorlagen Besprechungsarbeitsbereich Teamwebseite Dokumentenarbeitsbereich Sicherheit und Nachvollziehbarkeit Granulare Berechtigungsvergabe Versionierung Richtlinien Office-Integration Nahtlose Integration in Microsoft Office Office Web Apps

7 SharePoint als Plattform für Sitzungsmanagement Erweiterungspotentiale Szenarien und Usability Prozesse nicht immer bedarfsgerecht abbildbar Automatische Erzeugung von Dokumenten Agenda, Sitzungsprotokoll können nur manuell erzeugt werden Verwaltung von Berechtigungen Zugriffs- und Berechtigungsstruktur ist komplex Verteilung von Informationen Verteilung ist oftmals nur manuell möglich

8 Ansatz & Kernfunktionen Nutzt die Stärken der SharePoint Plattform und erweitert diese Ermöglicht die Einführung eines zentralen Sitzungsmanagement für das gesamte Unternehmen Intuitive Oberfläche Beschlussverwaltung Erstellung der Tagesordnung per Drag & Drop Automatische Erstellung von Sitzungsprotokollen Einfache Verwaltung von Berechtigungen Reduktion des administrativen Aufwands Personalisierte Gremienbereiche Ganzheitliche Prozessunterstützung

9 Gesamtprozess

10 Die Vorteile im Überblick Für Organisatoren Für Gremium-Mitglieder Einfaches Verwalten der Gremien und Mitglieder Vorlagenerstellung für Sicherer Zugriff Alle Sitzungen auf einen Blick wiederkehrende Sitzungen Alle relevanten Informationen und Einfaches Erstellen und Bearbeiten der Dokumente an einem zentralen Ort Agenda und Sitzungsprotokolle Aufgabenverwaltung Zurückstellen von Aktive Mitarbeit im Gremium Tagesordnungspunkten Beschlussmanagement Archivierungsfunktion Benutzerdefinierte Metadaten

11 Ihre Gremien auf einen Blick

12 Personalisierte Gremienarbeitsbereiche

13 Verwaltung von Berechtigungen

14 Benutzerdefinierte Metadaten

15 Planen einer Sitzung

16 Planung einer Sitzung

17 Beschlussverwaltung

18 Einwände zum Protokoll melden

19 Technischer Überblick Basiert zu 99% auf SharePoint Technologie Verfügbar ab SharePoint 2010 Browserkompatibilität: Internet Explorer 8 & höher, Safari, Firefox, Chrome Mobile Unterstützung: Windows Phone, ipad, iphone, Android Installation via Installer, keine manuellen Anpassungen an der Umgebung notwendig SharePoint-Funktionalitäten können weiterhin genutzt werden Exchange Server Integration Unsere Leistungen Integration und Anpassung der Oberfläche an Ihr CI Unterstützung bei Installation (Remote Installation) Erweiterung der Lösung um neue Funktionen

20 Demo

21 Lizenzierung Preislevel On Premises Perpetual License (1)(4) On Premise Subscription (2)(4) User 25,00 1, User 22,50 1, User 20,00 0,90 > User 17,50 0,70 Maintenance 20% des Kaufpreises (3) inklusive (1) Kosten pro Benutzer (2) Kosten pro Benutzer. Keine Mindestvertragslaufzeit (3) Laufzeit: 12 Monate (4) Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. Support Ressource Zugang Beschreibung Online-Support Service-Portal oder Zugang zu Störungsmeldungen und Management Zugang zu FAQ-Datenbank Support Telefonischer Support Telefonische Übermittlung von Störungen Reaktionszeiten gemäß SLA Software Updates Service-Portal Zugang zu Software-Updates, Hot-Fixes und Dokumentationen

22 Release Erweiterungen Erweiterte Exchange Integration Synchronisierung von Terminen und Aufgaben mit Office Outlook Ergänzung einer Raumplanung Erweiterung um ein Beschlussmanagement Erstellung von Beschlüssen und Aufgaben aus dem Protokoll heraus Nachverfolgung von Aufgaben Übersichtliche Darstellung der Beschlusslisten Administrationsbereich Hinzufügen von Metadaten Anpassungen von - und Word-Templates Kompatibilität mit SharePoint 2013

23 Kontakt CONGUIDE GmbH Auf der Halle 23A Erbach, Odenwald Telefon

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