Produktbeschreibung utilitas Projektverwaltung

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1 Produktbeschreibung utilitas Projektverwaltung

2 Inhalt Zusammenfassung...3 Vorteile...3 Projektübersicht...3 Projektanlage...3 Projektliste...3 Abwesenheitskalender...4 Freie Kapazitäten der Mitarbeiter...4 Meine Aufgaben...5 Benachrichtigungen...5 Projektraum...7 Aufgaben...7 Dokumente und s...7 Zusammenarbeit...8 Kalender...9 Projektnotizbuch Vorlage für Projekträume Berechtigungen Projektverwaltung Administration Projektverwalter Projektleiter Projektmitarbeiter Projekt Administration Mitarbeiter Besucher Projektmodule Dokumentenvorlagen Aufgabenvorlagen technische Voraussetzungen weitere Informationen Seite 2 von 13

3 Zusammenfassung Die Projektverwaltung unterstützt Unternehmen bei der Dokumentation und Organisation von Projekten. Die utilitas Projektverwaltung basiert auf Office 365 bzw. SharePoint Online. In einer zentralen Übersicht können alle Projekte nachverfolgt werden. Die Projektarbeit wird in separaten Projekträumen organisiert. Mit der Projektdokumentation und -verwaltung haben Sie somit sämtliche Kommunikation und Informationen zu Ihren Projekten für alle Beteiligten an einer zentralen Stelle. Vorteile Die utilitas Projektverwaltung bietet Ihnen greifbare Vorteile: Sämtliche Informationen zu einem Projekt befinden sich im entsprechenden Projektraum Einheitliche Dokumentation von Projekten Einhaltung ihrer definierten Qualitätsstandards Alle Projekte inklusive der wichtigsten Merkmale auf einen Blick Individuell konfigurierbare Benachrichtigungen zu Veränderungen Zeitersparnis für den einzelnen Projektmitarbeiter Zeitersparnis für Projektleiter und Führungskräfte Überblick über freie Kapazitäten bei Mitarbeitern immer die richtigen Vorlagen und Aufgaben zur Hand einfache Zusammenarbeit an Dokumenten, Aufgaben und weiteren Inhalten Projekte und Projekträume können ohne Unterstützung der IT-Abteilung angelegt werden Projektübersicht Auf der Ebene der Projektübersicht steht eine Liste aller Projekte inkl. deren Merkmale zur Verfügung. Projektanlage Die Anlage von neuen Projekten erfolgt direkt in der Oberfläche. Neue Projekte können somit basierend auf Vorlagen schnell angelegt werden. So ist es möglich, einfach einheitliche Projekträume zur Arbeit in Projekten bereitzustellen. Ebenso besteht die Möglichkeit mehrere Vorlagen zu hinterlegen. Jedem Projekt werden zudem wichtige Merkmale wie Start- und Enddatum und Kunde mitgegeben. Die Merkmale für die einzelnen Projekte sind erweiterbar. Die Projektanlage kann von berechtigten Projektleitern direkt durchgeführt werden. Es ist keine Unterstützung durch die IT-Abteilung erforderlich. Der Projektleiter kann seine Projektmitarbeiter zum Projekt/Projektraum einladen. Projektliste In der Projektliste sind standardmäßig alle aktiven Projekte sichtbar. Außerdem kann hier nach den angezeigten Merkmalen der Projekte gefiltert werden. Diese Filter können natürlich als Ansichten in für die Projektliste gespeichert werden. Mit einem Klick gelangen Sie direkt in den jeweiligen Projektraum. Seite 3 von 13

4 Abwesenheitskalender Der zentrale Abwesenheitskalender bietet die Möglichkeit, Abwesenheiten zu pflegen. Diese werden dann in der Übersicht über die freien Kapazitäten der Mitarbeiter berücksichtigt. Freie Kapazitäten der Mitarbeiter Freie Kapazitäten von Mitarbeitern haben eine große Bedeutung für die Projektplanung. Die Anzeige der freien Kapazitäten berücksichtigt sowohl Termine und Aufgaben aus Projekträumen und dem Abwesenheitskalender. Die utilitas Urlaubsverwaltung kann in diese Funktionalität integriert werden. Seite 4 von 13

5 Meine Aufgaben In dieser Übersicht werden für den einzelnen Benutzer alle zugewiesenen Aufgaben aus den einzelnen Projekträumen gesammelt angezeigt. Benachrichtigungen Kommunikation in der Projektverwaltung spielt eine ganz wichtige Rolle. Oft werden zur Sicherheit viele Mitarbeiter bei einer in Kopie (CC) gesetzt. Dies führt zu einer erheblichen Steigerung des -Volumens für jeden einzelnen Mitarbeiter. Daraus resultiert natürlich auch ein zeitlicher Mehraufwand. Mit dem Benachrichtigungssystem konfigurieren Sie sich jederzeit die Benachrichtigungen passend zu ihrem Informationsbedürfnis. Sie möchten zum Beispiel einmal pro Woche eine mit einer Übersicht aller neu angelegten Projekte bekommen. Dann geht dies wie folgt: Seite 5 von 13

6 Seite 6 von 13

7 Projektraum In den einzelnen Projekträumen geschieht der Großteil der operativen Arbeit. Hier bewegen sich sowohl die Projektleiter der einzelnen Projekte als auch das Projektteam. Aufgaben Ein strukturiertes Aufgabenmanagement ist ein wichtiger Grundstein für erfolgreiche Projekte. In der Projektverwaltung können Aufgaben angelegt und zugewiesen werden. Im Bereich der Aufgaben können auch die Meilensteine definiert werden. Dokumente und s Gerade in großen Projekten kommen häufig sehr viele Dokumente und s zusammen. Dann ist eine einfache Verwaltung der Dokumente und s von großem Vorteil. s können direkt aus Outlook im Projektraum gespeichert werden (Hierzu ist eine kleine Konfiguration pro Projektraum erforderlich). In der Dokumentenbibliothek des Projektraums erfolgt eine automatische Versionierung der Dokumente. Microsoft Office und PDF Dokumente werden volltextindiziert. Dies erleichtert erheblich die Suche nach Informationen. Es besteht die Möglichkeit gemeinsam und gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten. Dokumente können ebenfalls als Links per verschickt werden. Seite 7 von 13

8 Zusammenarbeit An Microsoft Office 2013 Dokumenten kann gleichzeitig gemeinsam gearbeitet werden. Seite 8 von 13

9 Kalender Projektkalender können im Projektraum angelegt werden. Im Projektkalender werden alle wichtigen Projekttermine eingetragen. Dieser Kalender kann jederzeit mit Outlook verbunden werden. So können ganz einfach auch Termine in den persönlichen Kalender übertragen werden. Seite 9 von 13

10 Projektnotizbuch Das Projektnotizbuch stellt allen Projektbeteiligten das notwendige Wissen für das Projekt zur Verfügung. Die Bearbeitung erfolgt entweder direkt in der OneNote Web App im Browser oder in OneNote. Vorlage für Projekträume In der utilitas Projektverwaltung ist eine Vorlage für die Projekträume wie oben beschrieben enthalten. Seite 10 von 13

11 Berechtigungen Projektverwaltung Administration Vollzugriff. Projektverwalter Der Projektverwalter kann Projekte erstellen und kann alle Projekte sehen sowie die Projekträume bearbeiten. In den einzelnen Projekträumen wird der Projektverwalter der Gruppe Mitarbeiter zugeordnet. Der Projektverwalter kann Projektmodule erstellen. Projektleiter Der Projektleiter kann Projekte erstellen und seine Projekträume bearbeiten. Er kann Mitarbeiter zum Mitwirken an seinen Projekten einladen. Im Projektraum seiner Projekte hat er Vollzugriff. Projektmitarbeiter Der Projektmitarbeiter kann keine Projekte erstellen. Er kann Projekträume von Projekten zu denen er vom Projektleiter eingeladen wurde betreten. In den Projekträumen wird er der Gruppe Mitarbeiter zugeordnet. Projekt Administration Die Administratoren haben Vollzugriff. Mitarbeiter Mitarbeiter wirken in den Projekträumen mit und können beispielsweise Aufgaben erstellen und bearbeiten sowie Dokumente hochladen. Besucher Besucher können sich die Projekte ansehen. Projektmodule In Projektmodulen können Aufgaben und Dokumentenvorlagen zusammengefasst werden, die Sie in einem Projektraum benötigen. Seite 11 von 13

12 Die Projektmodule stehen für alle Projekträume zur Verfügung. Es können mehrere Projektmodule mit unterschiedlichen Aufgaben- und Dokumentenvorlagen angelegt werden. Insbesondere Dokumentenvorlagen können somit zentral aktualisiert werden. Durch die Projektmodule kann die Einhaltung ihrer definierten Qualitätsstandards sichergestellt werden. Dokumentenvorlagen Sie können Dokumentenvorlagen hochladen. Diese können dann in den einzelnen Projekträumen verwendet werden. Somit stellen Sie sicher, dass immer alle Projektbeteiligten mit den aktuellen Vorlagen arbeiten. Aufgabenvorlagen Auch für Aufgaben können Vorlagen definiert werden. Diese können in den einzelnen Projekträumen verwendet werden. So sollen zum Beispiel in der Phase Projektabschluss immer zehn Aufgaben erledigt werden. Dann können Sie diese vorkonfigurieren und dem Projektraum hinzufügen. technische Voraussetzungen Die utilitas Projektverwaltung läuft auf Basis von SharePoint Online und Office 365. Es muss mindestens SharePoint Online Plan 1 vorhanden sein. Grundsätzlich gelten innerhalb der utilitas Projektverwaltung weiterhin die Beschränkungen von SharePoint (Online). In der Praxis können vor allem folgende Beschränkungen Auswirkungen auf den Einsatz der utilitas Projektverwaltung haben. Seite 12 von 13

13 Falls Einzelberechtigungen genutzt werden, können pro Webseitensammlung maximal 1000 Projekte angelegt werden. Selbstverständlich können Sie die utilitas Projektverwaltung kostenfrei in zusätzlichen Webseitensammlungen installieren. Ohne Einzelberechtigungen können pro Webseitensammlung maximal 2000 Projekte angelegt werden. Die maximale Dateigröße von Dokumenten beträgt 250 MB. Die maximale Datenmenge pro Webseitensammlung beträgt 100 GB. In einem Projektraum können keine ausführbaren Programme wie z.b..exe genutzt werden. Die aktuelle Dienstbeschreibung für SharePoint Online finden Sie unter Bitte weisen Sie der Webseitensammlung ausreichend Ressourcen zu. weitere Informationen Weitere Informationen und ein Demo-Video finden Sie unter: Seite 13 von 13

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