Von der Dokumenten- zur Informationserfassung Matthias Segschneider softgate gmbh

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1 Matthias Segschneider softgate gmbh

2 Dokumentenerfassung Seiten- / Stapelscan Manuelle / Halbautomatisierte Dokumententrennung PDF Konvertierung Ablage / Archivierung softgate gmbh 2013 folie 2

3 Der Informationserfassungsprozess Erfassen Extrahieren Validieren Workflow Archivieren Fax Prüfen Bestätigen Auswählen Auswertungen Freigaben und Genehmigungen Digital Dokumentenscanner Netzwerkscanner Multifunktionsgeräte Dokumententrennung Dokumentenklassifikation Rechnungsprüfung Revisionssicher Rechtliche Anforderungen Recherchierbar Mobile Endgeräte Metadaten Abgleichen Information Eskalation Paralleler, sofortiger Zugriff Ortsunabhängig softgate gmbh 2013 folie 3

4 Analyse der weiteren Verwendung der Dokumente Archivierung? Entscheidungsgrundlage? Statistik? Erweiterung zu einem Informationserfassungsprozess Integration bestehender Komponenten Optimierung durch Integration von Kofax Transformation Modules Import / Erfassung Bildoptimierung Dokumententrennung Klassifikation Extraktion von Metadaten Prüfung der Metadaten Verknüpfung von Metadaten und Dokument Datenbankabgleich Formatkonvertierung Workflowansteuerung Ablage, Übergabe (Langzeit-) Archivierung softgate gmbh 2013 folie 4

5 Import / Erfassung Dokumentenscanner & Fax Netzwerkscanner, MFPs Mobile Endgeräte softgate gmbh 2013 folie 5

6 Import / Erfassung: Besonderheiten Papier Größe, Format, Stärke Qualität des Druckes Zustand des Papiers , Digitalimporte Mit / Ohne Dateianhang Dateiformat Fax, MFPs, Mobilgeräte Qualität Prüfung und Auswahl der geeigneten Hardware! softgate gmbh 2013 folie 6

7 Bildoptimierung mit Kofax VRS Automatische Korrektur von Ausrichtung Randerkennung Kontrast Zuschnitt Schärfe Farbdarstellung Weniger Dokumentenvorbereitung Nur Klammern, Tacker, etc. entfernen Verbesserte OCR-Erkennung Geringere Dateigröße Optimierte Qualität unabhängig der Dokumentenherkunft! softgate gmbh 2013 folie 7

8 Dokumententrennung Manuell Drag & Drop Mehrfachauswahl etc. Halbautomatisiert Barcode-Aufkleber Trennblätter einsortieren Leerseiten einsortieren softgate gmbh 2013 folie 8

9 Automatisierte Dokumententrennung Statische Merkmale Vorhandene Barcodes Schlüsselbegriffe (zonal) Robuste & bewährte Trennmethoden Automatisierungsgrad nicht optimal! softgate gmbh 2013 folie 9

10 Klassifikation & intelligente Dokumententrennung Dokumente wie Seiten Kofax Transformation Modules Rechnungen, Mahnungen, Titel, Geschäftsbriefe, Verträge, Formulare, uvm. softgate gmbh 2013 folie 10

11 Klassifikation & intelligente Dokumententrennung Gewichtete Schlüsselbegriffe Positiv & negativ gewichtbar Schlüsselbegriffe aus Datenbank verwendbar --> white-lists, black-lists Statische & dynamische Lernmengen Layout Inhalt softgate gmbh 2013 folie 11

12 Metadaten Definition: Beschreibende Informationen oder Merkmale anderer Daten (hier: Dokumente) Beispiel: Buch Autor ISBN Auflage und andere Weitere Begrifflichkeiten: Verschlagwortung Indexwert / Indexfeld softgate gmbh 2013 folie 12

13 Metadaten: Extraktion Zonale Datenextraktion Vorgabe einer festen Lesezone Handschrift und Maschinenschrift Erkennung von Markierungen (angekreuzt, durchgestrichen, ) Barcode: Suche auf Dokumentenebene Code 39 (3of9), Code 128, Interleaved 2of5, QR-Code, DataMatrix Tabellenextraktion Vorgabe von Tabellenmodell: Spaltenbezeichnungen & Wertetypen Anzahl Zeilen variabel, auch seitenübergreifend softgate gmbh 2013 folie 13

14 Metadaten: Extraktion Freiformerfassung: Suche auf Dokumentenebene Suche anhand Format (Datum, Beträge ) Geografische Gewichtung der Ergebnisliste nach Schlüsselbegriffen Suche nach Wertelisten (auch aus Datenbanktabellen) Essen Bochum Erlangen München Nürnberg Speziell für Rechnungserfassung Kopfdaten (Rechnungsnummer, Datum, ) Positionsdaten Beträge, Währung, Steuersatz, softgate gmbh 2013 folie 14

15 Metadaten: Prüfung Automatisierte Hintergrundprüfungen mathematisch logisch fachlich Wertelisten / Datenbanktabellen volle Script-Unterstützung Zweite Prüfinstanz: Validierer bestätigen korrigieren ergänzen 4 Augen Prinzip Software & Validierer softgate gmbh 2013 folie 15

16 Formatkonvertierung Qualität und Dateiformat unabhängig von der Erfassung optimiert für die Archivierung oder andere nachfolgende Prozesse nach rechtlichen Vorgaben PDF & PDF/A als Export Standard nur Bildinformation durchsuchbar Zusätzliche Unterstützung von TIFF, JPEG, PCX softgate gmbh 2013 folie 16

17 Export DB Indexwerte Indexwerte Workflowsysteme Indexwerte softgate gmbh 2013 folie 17

18 Fazit Optimierung durch Integration von Erfassen Extrahieren Validieren Workflow Archivieren in einen Prozess! Einzelne Prozessschritte können nur durch Kenntnis der anderen Schritte optimiert werden! softgate gmbh 2013 folie 18

19 vielen dank für ihre aufmerksamkeit

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