PDF/A: Validieren und Korrigieren

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1 DMS Expo, Köln, September 2007 PDF/A: Validieren und Korrigieren callas software GmbH 2007 by PDF/A Competence Center,

2 Kleine Rekapitulation Warum? Defintion von guten PDFs PDF ist Diener vieler Herren Konzentration auf Anforderung der Archive Ziele Erhalt der visuellen, statischen Repräsentanz der Dokumente Einheitliche Metadaten Erhalt logischer und semantischer Bedeutung (Barrierefreiheit) Transparent im Sinne technischer Beschreibungen Minimale Einschränkungen September 26,

3 Der Standard ISO :2005 Auf der Basis von PDF 1.4! verlangt. verbietet. schränkt ein Wir wird dies alles sicher gestellt? September 26,

4 PDF/A in Dokumentenprozessen Interne Prozesse Papier Papier Dok. Scannen Scannen nach Dok. nach PDF/A PDF/A externe oder nicht kontrollierte Prozesse kontrollierte und validierte Prozesse bel. bel. Datei Datei (MS (MS Office) Office) Konvertieren Konvertieren zu zu PDF/A PDF/A PDFs PDFs Korrektur nach PDF/A PDF/A Validiere n DMS/ EMS Host Output Output als als PDF/A PDF/A PDF/A Archiv Archiv PDF/A, PDF/A,.. September 26,

5 PDF/A Dateien validieren Überprüfung ob alle Anforderungen des ISO-Standards erfüllt sind Kontrolle ob PDF-Datei die Regeln einhält: Darf nicht Finden verbotener Elemente Muss Kontrolle der Vollständigkeit Wenn vorhanden, dann so! Überprüfung der einzelnen Elemente auf Einhaltung der Einschränkungen Protokoll und Report zu Prüfung und Erfolg Sortieren der validen und anderen PDFs September 26,

6 Resultate der Validierung Übersicht September 26,

7 Resultate der Validierung Details September 26,

8 Resultate der Validierung Erklärungen September 26,

9 Breite der Validierung Alle Anforderungen von ISO müssen geprüft werden Einige Regeln betreffen alle Dokumente XMP-Metadaten Farbdefinitionen Einige Regeln betreffen nur bestimmte Dokumente Schriften Anmerkungen... September 26,

10 Tiefe der Validierung Wie detailliert wird geprüft? Berücksichtigung sekundärer Standards Schriften: TrueType, Type 1, Open Type ICC Farbprofile Name Spaces in Metadaten... Kombination von Bedingungen Z.B. Schriften in Formularfeldern Farben in Anmerkungen PDF/A-1a und Tagged PDF (Barrierefreiheit) >100 Einzeltests für breite und tiefe Validierung! September 26,

11 Validatoren Preflight in Adobe Acrobat 8 Pro interaktiv pdfapilot by callas software interaktiv oder automatisierbar Andere Hersteller auch hier am Stand September 26,

12 Korrektur/Konversion von PDF nach PDF/A Korrektur der Fehler auf Basis der Validierung Valdierer können auch korrigieren (Muss als getrennter Schritt im Prozess genutzt werden) Einfache Korrekturen Bereinigung von Metadaten Hinzufügen von Farbdefinitionen (Output Intent)... Komplexe Korrekturen Farben umrechnen Schriften reparieren/einbetten/ersetzen... Nach der Korrektur ist nochmals zu Validieren (automatisch implementiert) September 26,

13 Korrektursoftware Echte Korrekturen Ändert und korrigiert einzelne Elemente in der PDF- Datei Konversion PDF-Dateien werden interpertiert und neu erstellt Für wenige Fälle letze Chance Die meisten PDFs können automatisch korrigiert werden, aber es wird immer Dateien geben, bei denen ein Mensch eine Entscheidung treffen muss. Verfügbare Werkzeuge Adobe Acrobat, callas pdfapilot, others September 26,

14 Korrekturreport September 26,

15 PDF/A Vorteile Gute PDF Verlässliche Reproduktion Keine Überraschungen für Sie und die Nutzer Ihrer Informationen Klare Regeln für Dokumente Definitionen für angelieferte Dokumentationen Qualitätsstandard für interne Dokumentenprozesse Klare Kriterien für die Evaluation von Werkzeugen Minimierung von Risiken in archivierten Dokumenten Sicherheit, dass die archivierten Dokumente auch noch von Ihren Urenkeln gelesen werden können Breite Unterstützung durch Dritthersteller Bereits gewappnet für regulatorische Anforderungen Basierend auf einem ISO-Standard! September 26,

16 PDF in Archiven von oder September 26,

17 PDF in Archiven zu September 26,

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