Document Management. Überblick DM

Transkript

1 Document Management Überblick - 1 -

2 OMNITRACKER Document Management im Überblick Unternehmensweite, zentrale Dokumentenverwaltung mit dem OMNITRACKER Document Management: Qualitätssicherung der Geschäftsprozesse im Unternehmen durch Wiederauffindbarkeit, Historisierung und Archivierung von Dokumenten Workflow, der den gesamten Dokumentenlebenszyklus abbildet. Verwaltung von Bearbeitungsständen durch Versionierung. Strukturierung der Dokumente durch eigene Verzeichnisstruktur. Rollenbasiertes Berechtigungskonzept auf Dokument- und Verzeichnisebene. Verhinderung von Konflikten bei der Bearbeitung von Dokumenten. Export von Dokumenten in SharePoint-Listen und externe Dateisysteme

3 Leistungsmerkmale Allgemein Allgemein Dokumente planen, erstellen, prüfen, freigeben und veröffentlichen Verzeichnisse und Unterverzeichnisse anlegen Rollenbasiertes Berechtigungskonzept auf Verzeichnis- und Dokumentebene (Leser, Autor, Reviewer) gewährleistet Datenschutz und Informationssicherheit. Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen Export von Dokumenten in SharePoint-Listen Integration mit weiteren OMNITRACKER Applikationen Oberfläche und Anzeige Suchoptionen Filteroptionen Farbliche Darstellung der Dokumentenzustände - 3 -

4 Leistungsmerkmale Abläufe Planen und verwalten Ordnerbasierte Speicherstruktur Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen) Spiegelung auf externe Dateisysteme (Shared-Network-Filesysteme) Bearbeiten und überwachen Workflowabhängige Eskalationen Zustandsübergänge definieren Automatisierte -Benachrichtigungen (z. B. Aufforderung zum Review) Rollenbasiertes Berechtigungskonzept (Definition von Autoren, Reviewern und Lesern auf Verzeichnis- und Dokumentenebene) - 4 -

5 Verzeichnisse Mitglieder der Gruppe "DocumentMgmt Managers" können neue Verzeichnisse und Unterverzeichnisse anlegen und bearbeiten: Namen für Verzeichnis vergeben Über- oder untergeordnetes Verzeichnis angeben Durch Festlegung von über- und untergeordneten Verzeichnissen entsteht die Verzeichnisstruktur. Berechtigte Personen für die Dokumente innerhalb des Verzeichnisses festlegen: Autoren Leser Reviewer - 5 -

6 Dokumente Mitglieder der Gruppe "DocumentMgmt Users" können neue Dokumente anlegen. Dazu müssen Sie Autor in dem betreffenden Verzeichnis sein. Jedes Dokument wird einem Verzeichnis zugeordnet. Neue Dokumente können auch direkt in einem Verzeichnis angelegt werden. Innerhalb eines Dokuments werden ältere Versionen archiviert

7 Dokumentenlebenszyklus Planen Bearbeiten Prüfen Freigeben Archivieren - 7 -

8 Neues Dokument planen Notwendige Angaben, um das Dokument zu speichern: Titel (Name des Dokuments) Dateiname Verzeichnis Optionale Angaben: Autor Reviewer Format der öffentlichen Version Beschreibung Entwurfsdatei der Quelldatei Version Auditintervall etc

9 Dokument bearbeiten Notwendige Angaben, um das Dokument im Zustand "In Bearbeitung" zu speichern: Version Autor Reviewer Entwurf der Quelldatei. Wenn keine Datei hochgeladen wird, wird das Feld automatisch gefüllt: Neues Dokument: Ein leeres Dokument wird automatisch als initialer Entwurf hinzugefügt. Neue Version: Eine Kopie der freigegebenen Version (Quelldokument) wird als Entwurf hinzugefügt

10 Dokument prüfen Notwendige Angaben, um das Dokument im Zustand "In Review" zu speichern: Wenn eine öffentliche Version vorgesehen ist, die Entwurfsdatei für die öffentlichen Version. Reviewer wird automatisch per E- Mail aufgefordert, das Dokument und ggf. die öffentliche Version zu prüfen. Auf der Registerkarte "Review" können Dateien zum Review hochgeladen werden, z. B. kommentierte Dateien

11 Dokument freigeben Notwendige Angaben, um das Dokument im Zustand "Freigegeben" zu speichern: Kommentar Die Entwurfsdateien werden bei der Freigabe automatisch in den Bereich der freigegebenen Dateien verschoben. Gab es bereits eine freigegebene Version, werden die entsprechenden Dateien archiviert

12 Dokument archivieren Bevor ein Dokument endgültig archiviert werden kann, muss es in den Zustand "Veraltet" gesetzt werden. Notwendige Angaben, um das Dokument im Zustand "Veraltet" zu speichern: Kommentar Wenn das Dokument nicht mehr benötigt wird, kann es archiviert werden: Zustand "Archiviert" Die freigegebenen Dokumente werden archiviert. Dokument ist nur noch für Manager und Administratoren sichtbar

13 Reports Für übersichtliche Informationen und schnelle Auswertungen enthält OMNITRACKER Document Management folgende vordefinierte Reports, die einfach und flexibel anpassbar sind: Dokumente, die letzte Woche geändert wurden: Liste der Dokumente, die innerhalb der letzten Woche geändert wurden. Liste der ausgewählten Dokumente: Enthält die wichtigsten Informationen zu allen in der Liste markierten Dokumenten. Innerhalb der letzten Woche freigegeben: Liste der Dokumente, die innerhalb der letzten Woche freigegeben wurden

14 Filter Für einen schnellen Überblick enthält OMNITRACKER Document Management vordefinierte Filter: Aktuelle Dokumente: Dokumente, die nicht veraltet oder archiviert sind. Freigegebene Dokumente: Dokumente im Zustand "Freigegeben". Freigegebene Dokumente nach: Dokumente, die nach einem einzugebenden Datum freigegeben wurden. Geplante Dokumente: Dokumente im Zustand "Geplant". Innerhalb der letzten Woche freigegeben: Dokumente, die innerhalb der letzten Woche freigegeben wurden. Meine Dokumente (Autor): Dokumente, für die der aktuelle Benutzer als Autor eingetragen ist. Meine Dokumente (Ersteller): Dokumente, die der aktuelle Benutzer erstellt hat. Meine Dokumente (Reviewer): Dokumente, für die der aktuelle Benutzer als Reviewer eingetragen ist. Veraltete Dokumente: Dokumente im Zustand "Veraltet"

15 Erweiterungsmöglichkeiten OMNITRACKER Document Management lässt sich problemlos in bestehende OMNITRACKER- Installationen integrieren Integration weiterer OMNITRACKER-Lösungen, wie z. B. OMNITRACKER Project Management Center

16 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen?

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