Contract Management Center

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1 Contract Management Center Überblick - 1 -

2 Inhalt OMNITRACKER Contract Management Center im Überblick Leistungsmerkmale Prozessphasen Planung Bearbeitung und Vertragsrisiken Unterzeichnung und Aktivierung Verwaltung Reports Erweiterungsmöglichkeiten - 2 -

3 OMNITRACKER Contract Management Center im Überblick Effizientes und transparentes Vertragsmanagement mit OMNITRACKER Contract Management Center Softwarelösung für die managementorientierte Planung, Steuerung und Verwaltung von Verträgen Klare Rollendefinitionen führen zu transparenten Verantwortlichkeiten Optimierung der Effizienz und Wirtschaftlichkeit von Services bzw. Beziehungen, die im Vertrag beschriebenen wurden Aktives Management der Kunden-Lieferanten-Beziehung - 3 -

4 Prozessphasen OMNITRACKER Contract Management Center unterstützt folgende Prozessphasen: Planung Bearbeitung und Vertragsrisiken Unterzeichung und Aktivierung Verwaltung - 4 -

5 Leistungsmerkmale 1/2 Allgemein Automatisierte und standardisierte Abläufe im Vertragswesen Verringerte Fehlerquoten Erfüllung der gesetzlich geforderten Transparenz Rationeller Einsatz der Ressourcen Kostensenkung Revisionssicherheit Planung und Verwaltung Verwaltung von zusammengehörigen Verträgen Elektronische Vertragsverwaltung - 5 -

6 Leistungsmerkmale 2/2 Bearbeitung und Überwachung Klassifikation der Verträge Statisches und dynamisches Rollenkonzept Risikomanagement während des gesamten Lebenszyklus Umfangreiche Suchfunktionen Stets Zugriff auf alle Vertragsobjekte Verringerte Zugriffszeiten auf digitalisierte Verträge Oberfläche und Anzeige Wizard zur einfachen Datenerfassung Übersichtliche Eingabeformulare Auswertungen in Echtzeit (Reports) - 6 -

7 Prozessphasen: Planung Vertragsinitiator erfasst erste Vertragsinformationen Wizard zur Erfassung eines Vertrags im Web Klassifikation des Vertrags Funktional (z. B. Rahmen-, Einzelvertrag) Inhaltlich (z. B. Miet-, Kaufvertrag) Zusammenhänge zwischen Verträgen kann frühzeitig mittels Verknüpfungen festgelegt werden - 7 -

8 Prozessphasen: Bearbeitung und Vertragsrisiken Fachliche Prüfung des Vertrags durch einen berechtigten Mitarbeiter Verfassung des Vertragstextes Zugriff auf Vertragsvorlagen und AGBs möglich Hinzufügen von Kommentaren, Fragen oder Ergänzungen zum Vertragsobjekt Vertragsreview-Tickets können während aller Workflowzustände erstellt werden Vertragsbearbeitung wird unterstützt mit dem statischen und dynamischen Rollenkonzept - 8 -

9 Rollenkonzept Statisches und dynamisches Rollenkonzept Die Benutzerliste für Lese- und Schreibrecht wird dynamisch in Abhängigkeit des Zustands und der Benutzergruppe erstellt. Statisches Rollenkonzept: Mitarbeiter einer bestimmten Benutzergruppe (z. B. Recht, Controlling) sind mit einem festen Lese- oder Schreibrecht für bestimmte Vertragsarten ausgestattet. Dynamisches Rollenkonzept: Vertragsinitiator oder Vertragsverwalter kann einzelnen Personen Lese- oder Schreibrecht für genau einen Vertrag geben

10 Prozessphasen: Bearbeitung und Vertragsrisiken Juristische Prüfung des Vertrags Juristische Prüfer erfasst und bewertet Vertragsrisiken Erfassung und Bewertung der Vertragsrisiken Vertragsunterzeichnung Überwachung der Vertragsrisiken: Risikomanagement kann während des gesamten Lebenszyklus eines Vertrages kontinuierlich durchgeführt werden

11 Prozessphasen: Unterzeichnung und Aktivierung Mit der Vertragsunterzeichnung ist der Vertrag aktiv Abwicklung von Änderungen (Vertragsänderungen, Zuständigkeitsänderungen) Nachträgen Kündigungen Überwachung von Laufzeiten und Vertragsfristen Übergabe des Vertrags von Vertragsinitiator an den Vertragsverwalter: Soll/Ist Abgleich der kommerziellen Vertragsdaten Statistische Auswertungen über Vertragsbestand

12 Prozessphasen: Verwaltung Überwachung von Laufzeiten und Vertragsfristen Übergabe des Vertrages von Vertragsinitiator an den Vertragsverwalter: Statistische Auswertungen über Vertragsbestand Verwaltung aller vertragsrechtlichen Dokumente Zugriff auf das Vertragsobjekt gemäß der definierten Benutzerrollen Komfortable Suchfunktionen Über einzelne Felder (z. B. Zustand) Volltextsuche Wiedervorlage- und Eskalationsmechanismen Historie zum Nachvollziehen aller Änderungen am Vertragsobjekt

13 Reports Vordefinierte Reports, z. B. Umlaufprotokoll und Vertragsübersicht Benutzerdefinierte Anpassung von Reports ist einfach und flexibel

14 Erweiterungsmöglichkeiten OMNITRACKER Contract Management Center lässt sich problemlos in bestehende OMNITRACKER-Installationen integrieren Integration weiterer OMNITRACKER-Lösungen, wie z. B. OMNITRACKER Project Management Center

15 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen?

16 Software Solutions GmbH D Eckental Austria GmbH A-1010 Wien Technologies NV/SA B-3018 Leuven Nederland NL-2517 Den Haag OOO (Russia and CIS) RUS-Moscow GmbH (Schweiz) CH-8808 Pfäffikon USA US-New York, NY

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