VERTRAGSMANAGEMENT IN DER PRAXIS

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1 VERTRAGSMANAGEMENT IN DER PRAXIS

2 WER IST REHAU PROJEKT/PRAXISBEISPIEL

3 WER IST REHAU? Premiummarke für polymerbasierte Lösungen, gegründet 1948 im Oberfränkischen Rehau Vertreten in Deutschland mit 30 Standorten, Europa an 110 Standorten mit ca Mitarbeitern, Weltweit in 53 Ländern an über 170 Standorten mit ca Mitarbeitern. Zentraler Einkauf in CH, Nationale Einkaufsstellen in verschiedenen Ländern Organisiert in 8 Regionen plus Corporate-Bereiche CE Central Europe EA East GS Great Britain/South Africa SE South East SO South WE Western Europe NA North America AA Asia/Australia REHAU Unternehmen

4 GESCHÄFTSFELDER 3 Geschäftsfelder: Geschäftsfeld Geschäftsfeld Auto Geschäftsfeld REHAU Unternehmen

5 Projekt Contract Management 1 Auftrag zum Projekt 2 Projektzielsetzungen 3 Umsetzung/Rollout 4 Aktueller Stand 5 Kennzahlen 6 Praxisbeispiel Metadaten 7 Controlling

6 1 Auftrag zum Projekt Auftragserteilung durch Supervisory Board. Definierte Inhalte: Steuerungsinstrument für Holding und LEGAL Controllingmöglichkeiten durch Holding Automatisierte Systemmeldungen mit Eskalationsszenarien innerhalb und ausserhalb der Linie

7 2 Projektzielsetzungen Überführen aller dezentralen teilweise manuellen Verwaltungen von Verträgen in eine zentralisierte und standardisierte Verwaltung. Schaffen einer technischen Möglichkeit zur Wahrnehmung aller aus den Verträgen resultierenden Rechte und Pflichten sowie Vermeidung von Risiken so weit wie möglich. Sicherstellung eines einheitlichen und systematischen Vertragsmanagements im Sinne von Vertragserfassung, Organisation Zugriffe, Überprüfung der Einhaltung der Vorgaben, Überwachung Vertragsauslauf und Erneuerung, Organisation Ablage, Archivierung und Controlling.

8 3 Umsetzung/Rollout -EVALUATION IMPLEMENTIERUNG ROLLOUT BETRIEB - PROJEKT- GRUNDLAGEN - 2 externe Anbieter - Je 1 MA -Vertrags- - Vertragsaufnahme - Interne DWH-Lösung Spider/REHAU übernahme - Vertragsverwaltung - Workshops - Schulungen - Controlling - Umfrage in Regionen - Definition Rollen- und - Schulungen - Interne Workshops Berechtigungskonzept - Adminschulungen

9 4 Aktueller Stand ORGANISATION LEGAL Prozesseigner Keyuser CE Keyuser WE Keyuser NA Keyuser AA Keyuser SE Keyuser SO Keyuser GS Keyuser EA Keyuser CH Admins

10 VOLUMEN Ca Verträge im System, davon <80% aktiv Ca Intercompany-Verträge Schnittstellen zu Stammdaten-führenden Vorsystemen 18 Vertragstypen mit 92 Vertragsarten 4 Admins im Nebenamt Ca 5-10 Calls pro Tag Weiterentwicklung läuft über Change Requests, im Schnitt 2-3 offene CONTROLLING Vertragswesen wird durch Holding auditiert Steuerungsinstrument der LEGAL-Abteilungen zentral und dezentral

11 Zu berücksichtigen im internationalen Einsatz: Der Einkauf und andere Funktionen arbeiten Länder-übergreifend Skepsis gegenüber einem durch die Zentrale ausgerollten System Widerstände gegen zentral festgelegte Prozessabläufe Systemsprache(n) vereinheitlichen Schriftsatz vereinheitlichen Unterschiedliche Mentalitäten berücksichtigen - in Schulung - in Bedienung/Handling - in der Arbeitsweise

12 5 Kennzahlen Anzahl Verträge gesamt

13 Anzahl Verträge pro

14 Anteil pro Vertragstyp

15 6 Praxisbeispiel Vertragsdaten werden strukturiert erfasst. Pflichtfelder und Komfortfunktionen helfen dabei

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18 Praxisbeispiel: Controllingparameter

19 Praxisbeispiel: Dokumente

20 Praxisbeispiel: Wiedervorlage

21 7 Controlling Die Metadaten werden durch LEGAL einem Controlling unterzogen und regelmässig (1-2 mal pro Jahr) an die Key-User pro Region zur Abarbeitung ausgegeben. Controlling-/Fehlerlisten: a) Abgelaufene, aber noch aktive Verträge b) Aktive Verträge ohne Dokumente c) Identische Eskalationsstufen d) Verträge, die lange im Status wird erfasst stehen e) Verträge mit unmöglichen Metadaten-Konstellationen

22 Zusammenfassung/Nutzen Alle Beteiligten in die Planung mit einbeziehen Übergreifende Funktionen beachten Genügend Zeit für Schulungen planen Möglichst einfache Rollen- und Berechtigungsstruktur Verbesserung der Vertragsqualität (Metadaten, Verwaltung, Dokumente) Erhöhte Transparenz in den Intercompany-Beziehungen Sehr einfache Verwaltung von Standardverträgen durch LEGAL und Regionen Vereinfachung in der Übergabe vom Vorgänger zum Nachfolger Erhöhung des Bewusstseins für die Relevanz des Vertragsmanagements Erhöhung der Verfügbarkeit der Vertragsoriginale durch Reorganisation des Ablagesystems Neu geschaffene Möglichkeit zum Vertragscontrolling durch Holding und LEGAL Neu geschaffene Möglichkeit für Zugriff auf Verträge in Regionen-übergreifenden Teams

23 BESTEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT. Markus Beyeler Leitung IT/IS CH REHAU GmbH