Prozessoptimierung an Universitätsbibliotheken

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1 Prozessoptimierung an Universitätsbibliotheken 2. Leipziger Kongress für Information und Bibliothek

2 Wer ist CIVCO? Unternehmensberatung Schwerpunkte im Bereich: Prozessanalyse Beratung für den öffentlichen Bereich Referenten: Sebastian Rottmair Matthias Gross

3 Agenda Was ist Prozessanalyse? Ansatz der Prozessanalyse Prozessanalyse vs. Controlling Vorgehensweise Vorbereitung Erfassung Analyse Optimierung Vorteile der Prozessanalyse Wichtige Punkte bei der Umsetzung Ergebnisse der Prozessanalyse Ziel: Gesamtoptimum Indikatoren

4 Was ist Prozessanalyse? Kommt aus dem Business Process Reengineering (BPR) 1.) BPR: Start auf der grünen Wiese Prozessoptimierung 2.) Kontinuierliche Verbesserung 1.) Passiert das Richtige? Würden wir es genauso machen, wenn wir völlig neu beginnen würden? 2.) Kontinuierliche Verbesserung des Bestehenden: Nutzen des vorhandenen Wissens Analyse der Arbeitsvorgänge losgelöst von Abteilungen und Personen

5 Ansatz der Prozessanalyse Ziel: Ausrichtung der Prozesse am Auftrag Auftrag: Wir beschaffen, vermitteln und verwalten Informationen aller Art für unsere Nutzer Abgleich mit der Realität: Wird der Auftrag durch die Prozesse abgedeckt? Werden Bereiche abgedeckt, die nicht im Auftrag stehen?

6 Ansatz der Prozessanalyse Integrative Betrachtungsweise: Was trägt der vorliegende Arbeitsschritt zu der Erfüllung des gesamten Auftrags bei? Welche Prozesse finden in der Bibliothek statt? Wie arbeiten die Bereiche zusammen? Wo sind Schnittstellen zur Umwelt? Gibt es Schleifen? Gibt es überflüssige Prozesse? Gibt es doppelte Prozesse? Virtuelle Begehung der Bibliothek: z.b. Prozess-Durchlauf einer Monographie durch die Bibliothek

7 Prozessanalyse vs. Controlling Prozessanalyse Definiert Prozesse Ganzheitliche Betrachtung (Sinnfrage) Bewertung von Prozessen (über Abteilungen hinweg) Controlling-Prozess Definiert Controlling-Größen (Kostenstellen) Kostenorientierte Betrachtungsweise Bewertung der Kosten auf Kostenstellenbasis Optimierung und Sparen durch Neuausrichtung / Konzentration auf gewünschte Prozesse Sparen durch Budgetkürzungen

8 Agenda Was ist Prozessanalyse? Wie funktioniert Prozessanalyse? Prozessanalyse vs. Controlling Vorgehensweise Vorbereitung Erfassung Analyse Optimierung Vorteile der Prozessanalyse Wichtige Punkte bei der Umsetzung Ergebnisse der Prozessanalyse Ziel: Gesamtoptimum Indikatoren

9 Vorgehen Definieren der Projektstufen: Vorbereitung Erfassung Analyse Optimierung Umsetzung Projektdaten festlegen: Projektkennzahlen (Umfang, Dauer, Starttermin ) vereinbaren Untersuchungsobjekte festlegen Kontaktieren aller relevanten Ansprechpartner

10 Vorbereitung Vorbereitung Erfassung Analyse Optimierung Umsetzung Vorbereitung der Mitarbeiter: Feedback ist immer erwünscht! Anregungen sind ein essentieller Bestandteil der Analyse Praxis-Beispiel: Anfangs bestehen oft Vorbehalte der Mitarbeiter. Ihre Bedenken und Ängste müssen erst in persönlichen Gesprächen ausgeräumt werden, um mit ihrer Hilfe optimale Lösungen zu erarbeiten. Es geht immer nur mit den Mitarbeitern, nie gegen sie!

11 Erfassung der Prozesse Vorbereitung Erfassung Analyse Optimierung Umsetzung Erarbeitung der Prozesse im persönlichen Gespräch mit den Mitarbeitern in Interviews und Workshops Erfassung in strukturierten Prozessdiagrammen Fragen nach den Zusammenhängen helfen den Mitarbeitern den übergeordneten Rahmen zu erkennen Praxis-Beispiel: Medien wurden aufgrund eines fehlenden Stempels für über 3(!) Jahre liegen gelassen, ohne dass die Problematik als gravierend eingestuft wurde Bezug zum Prozess verloren gegangen

12 Analyse Vorbereitung Erfassung Analyse Optimierung Umsetzung Gesamtprozessmodell erstellen Prozesse identifizieren und auf Relevanz überprüfen Priorisieren der Einzelprozesse kann Basis für eine aussagekräftige KLR sein Student Anschaffungsvorschlag Lehrstuhl Fachreferent prüft und wählt aus SGL prüft TP Bestellvorgang Verlag Neuerscheinungskatalog usw. Prozessende Prozessende

13 Optimierung Vorbereitung Erfassung Analyse Optimierung Umsetzung Prozesse auf Verbesserungspotenzial überprüfen: Schleifen, Redundanzen, Inkonsistenzen beseitigen Diskussion von Schwachstellen in interuniversitären Workshops Praxis Beispiel: Beschaffung Formalkatalogisierung Lehrstuhl (1) (2) Nutzer

14 Umsetzung Vorbereitung Erfassung Analyse Optimierung Umsetzung Umsetzung der Verbesserungen ist absolut unabdingbar! Akzeptanz ist sehr wichtig! Praxis-Beispiel: Glastürbeispiel 1 Raum, 2 Bibliotheken Glastür trennt Raum Mittel-Verschwendung durch künstliche Trennung des Raums X

15 Vorteile der Prozessanalyse Strategische Allokation der vorhandenen Mittel schafft eine dauerhafte Verbesserung der Situation Schaffung von Transparenz der eigenen Leistungen und Angebote Vermeidung undifferenzierter Budgetkürzungen Berücksichtigung von lokalen Expertenwissens durch engen Einbezug der Mitarbeiter Schaffung klarer Strukturen

16 Wichtige Punkte bei der Umsetzung Angemessene Information aller Beteiligten Sicherung der Akzeptanz durch Partizipation und Information der Mitarbeiter Aktives Schnittstellenmanagement sichert langfristigen Erfolg: Externe Kunden: Studenten, Lehrstühle, Rektorat usw. Interne Kunden / Lieferantenbeziehungen: Rechenzentrum, Universitätskasse, Studentenwerk Nur frühzeitiger Einbezug aller relevanten Entscheidungsträger sichert die spätere Umsetzung

17 Agenda Was ist Prozessanalyse? Wie funktioniert Prozessanalyse? Prozessanalyse vs. Controlling Vorgehensweise Vorbereitung Erfassung Analyse Optimierung Umsetzung Vorteile der Prozessanalyse Wichtige Punkte bei der Umsetzung Ergebnisse der Prozessanalyse Ziel: Gesamtoptimum Indikatoren

18 Ergebnisse der Analyse Im vorliegenden Projekt: Dezidiertes Prozessmodell Qualitative Evaluation der Einzelprozesse Best Practices für Bibliotheken / Bibliothekarische Prozesse Konkrete Lösungen Für Rektorate, Bibliotheken und Lehrstühle 10 (!) konkret ausgearbeitete und umsetzbare Vorgehensweisen für die drängendsten Probleme Greifbare Verbesserungsvorschläge für noch nicht optimale Einzelprozesse

19 Optimaler Gesamtprozess Rahmenbedingungen Schnittstellenlösungen Bibliothekslösungen Auftrag der Universitätsbibliothek Einschichtigkeit Bibliothek und Rechenzentrum Serviceorientierung Zeitschriftenproblematik Transparente Einzelprozesse Landesweite Bibliothekarische Kooperation Gebühren

20 Wo steht IHRE Bibliothek? Verschwenden Sie noch Zeit und Ressourcen mit dem Mahnwesen? Ist Ihre Bibliothek aus der Sicht der Hochschulverwaltung nur ein reiner Kostenfaktor?

21 Prozessoptimierung an Universitätsbibliotheken 2. Leipziger Kongress für Information und Bibliothek

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