M. W. BB Vertragsportal So haben Sie Ihre Dienstleistungsverträge im Griff

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1 M. W. BB Vertragsportal So haben Sie Ihre Dienstleistungsverträge im Griff - 1 -

2 Haben Sie Ihre Verträge im Blick? Kündigungsfristen Kostenanalysen Wiedervorlagetermine Vertragslaufzeiten Effiziente Prozesse Verwaltungsaufwand Transparenz Verwaltungskosten Dienstleistersteuerung Vertragsverwaltung Vertragscontrolling Zahlungsströme Zu viele Unternehmen haben Ihre Verträge nicht immer richtig im Blick. Mit der Folge, dass sie unnötig Geld verlieren und Steuerungsrisiken eingehen!

3 Kennen Sie solche Probleme? Nach Schätzungen von Experten entstehen den Unternehmen durch mangelhaftes Vertragsmanagement Verluste in Millionenhöhe! Kündigungsfristen wurden versäumt Keine Aussagefähigkeit hinsichtlich der Jahreskosten für einen Wartungsvertrag inkl. Reparaturaufwendungen... Keine Übersicht hinsichtlich der Jahresauf- wendungen für einen Dienstleister Die Vertragsverwaltung erfolgt noch weitestgehend über individuelle Hilfsmittel manuell Aufgrund fehlender Transparenz durch eine dezentrale Verwaltung unnötige Vertragskosten sollte ggf. neue Technik mit effizienteren Verbrauchswerten angeschafft werden? entspricht der generierte Deckungsbeitrag dem Gesamtaufwand bzw. den höheren Kosten? und ist dadurch arbeitsintensiv, kostenaufwendig und damit ineffizient! wird die Erfüllung aufsichtsrechtlicher Anforderungen erschwert! Wie erfolgt das Vertragsmanagement bei Ihnen?

4 Die Lösung wäre durch.. zentrale Datenhaltung Geld zu sparen. verfügbare und gespeicherte Schlüsselinformationen. automatisierte Terminüberwachung. vielfältige Auswertungen Zeit zu gewinnen Mehr Sicherheit bekommen Die Transparenz erhöhen. verbessertes Vertragscontrolling. aktive Dienstleistersteuerung Das Optimierungspotenzial erkennen Mehr Rechtssicherheit erhalten

5 Unser Vorschlag M. W. BB Vertragsportal Automatisierte Überwachung von unvollständig angelegten Verträgen Protokollierung wichtiger Vorgänge Wiedervorlagensystem für die Überwachung von Terminen und Fristen Erstellung individueller Reports M. W. BB Vertragsportal Benutzerverwaltung mit Rollen und Rechten Definition von Stammdaten (z.b Anlageort, Kostenstelle, Kostenmanager usw.) Export von Reports in MS-Excel Zentrale Archivierung von Verträgen mit dezentralem Zugriff

6 Programmoptionen Erfassung aller wichtigen Vertragsdaten Keine Fristen versäumen Auswertung über sämtliche Datenfelder möglich Export in Excel inkl. Weiterverarbeitung der Daten Vergabe von z.b. nur Leserechten möglich Nur auf das Wesentliche beschränkt Datensicherheit ist gewährleistet Hinterlegung individueller Stammdaten möglich Protokollierung z.b. gelöschter Verträge Individualisierte Reports pro Benutzer - 6 -

7 Gespeicherte Schlüsselinformationen Erfassung aller wichtigen Vertragsdaten Zugriff auf die hinterlegten Stammdaten über Listboxen Übersicht aller relevanter Vertragsdaten auf einer Seite Zentraler Zugriff auf hinterlegte Originalverträge in Dateiformat möglich Protokollierung von Vereinbarungen und Anmerkungen Reduzierter Pflege - und Verwaltungsaufwand - 7 -

8 Automatisierte Terminüberwachung Das automatisierte Wiedervorlagesystem hat alle Termine im Griff Überwachung von Fristen und Kündigungsterminen Sofern relevante Vertragsdaten nicht hinterlegt wurden, erfolgt automatisch die Übernahme des Falls in die Überwachung (WV) - 8 -

9 Vielfältige Auswertungen Auswertungen über alle relevanten Datenfelder möglich Definition von regelmäßigen Auswertungen als Standard Exportfunktion für die Übernahme und weitere Bearbeitung in Excel Für die Reporterstellung sind keine technischen Vorkenntnisse nötig - 9 -

10 Vertragscontrolling und Berichtswesen Bereitstellung steuerungsrelevanter Fakten Transparenz zur Erkennung von Optimierungspotenzialen Datenaufbereitung zur aufsichtsrechtlichen Steuerung von Dienstleistern

11 Alles auf einen Blick Statistikmodul mit Angaben der wesentlichen Facts Anzahl der gesamten Verträge inkl. Kostenaufwand Statistische Auswertung nach Vertragsgruppen möglich Übersicht der Anzahl der Verträge inkl. Vertragskosten je Vertragstyp Alle Angaben auf Knopfdruck, da als Standard definiert

12 Unser Vorschlag Einführung des M. W. BB Vertragsmanagementsystems: Zentrale Speicherung von Schlüsselinformationen Reduzierung der Verwaltungskosten Bildung eines Fundaments für das betriebswirtschaftliche Handeln Unterstützung beim Vertragscontrolling und der Erfüllung von aufsichtsrechtlichen Anforderungen ( 25a KWG / MaRisk )

13 M. W. BB Vertragsportal Technische Voraussetzungen I. : Die webbasierte Anwendung kann entweder auf den Servern im Rechenzentrum der inexio KGaA (Saarlouis) oder auf einem eigenen Web Server des Kunden bzw. des Rechenzentrums laufen. Technische Details werden hausindividuell erörtert. Hier ist es möglich, dass ein weiterer Unterstützungsaufwand durch einen Mitarbeiter der even:it GmbH für die Installation oder den Betrieb auf fremden Systemen anfällt, wenn das entsprechende Know How oder die Technik im Hause des Kunden nicht vorhanden sind

14 M. W. BB Vertragsportal Technische Voraussetzungen II. : SYSTEM Anforderungen M.W. BB Vertragsportal:

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