13. FAMOS User Treffen

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1 FAMOS User Treffen Workshop I - Betreiberwechsel Risiken minimieren durch Übernahme bestehender Daten in das CAFM- System FAMOS Matthias Thieme Christoph Konrad

2 Agenda B Erfahrungsaustausch der Nutzer bei Betreiberwechsel B Umgang mit dem Thema Dokumentationspflicht B Datenhoheit in der Wartungs- und Anlagendokumentation B Umgang Nutzung AG-seitiges CAFM mit Dienstleistern

3 Erfahrungsaustausch Nutzer B Wie sind die Erfahrungen bei Betreiberwechseln? Aspekte, Verbesserungen, Potentiale Häufig wird das Personal vom alten Dienstleister übernommen und somit geht kein Wissen verloren Streitigkeiten zwischen den Dienstleistern und Kunden über Instandsetzungsstau und Dokumentation

4 Erfahrungsaustausch Nutzer B Wie verläuft die Implementierungsphase zwischen alten und neuem Dienstleister? Implementierungsphase häufig zu kurz Streitigkeiten bei Übergabe von Schlüsseln, Dokumenten und Budgets Auftraggeber in der Rolle als Mediator zwischen den Dienstleistern

5 Erfahrungsaustausch Nutzer B Wie wird der Implementierungsprozess durch den Auftraggeber gesteuert? Steuerung seitens Auftraggeber durch eigenes Projektmanagement oder Consultants, die den Ausschreibungsprozess begleitet haben Frühzeitige Organisation des Implementierungsprozesses statt reaktivem Vorgehen

6 Umgang Dokumentationspflicht B Wie kommt der Nutzer seiner Dokumentationspflicht im Sinne der Betreiberverantwortung nach? Revisionssicherheit kann nicht immer gewährleistet werden Unvollständige und dezentrale Datenhaltung seitens Dienstleisters Anforderungen an Betreiberverantwortung nicht immer gegeben

7 Umgang Dokumentationspflicht B Wie bildet der Nutzer bzw. der Dienstleister die Dokumentationsprozesse in FAMOS ab? Dokumentablage an technischen Anlagen in FAMOS Leben der Prozesse in FAMOS FAMOS als Dokumentationsschnittstelle zwischen Auftraggeber und Dienstleister

8 Umgang Dokumentationspflicht B Welche Rolle spielt der Dienstleister bei der Dokumentationspflicht? Wahrung der Betreiberverantwortung gegenüber Auftraggeber Pflege bestehender Dokumente und Aktualisierung Bereitstellung von Prüfungs- und Wartungsberichten zur Revision und Planungsgrundlage

9 Datenhoheit Anlagendokumentation B Welche Dokumente sollten an den Nutzer übergeben und welche werden vom Dienstleister übergeben? Sämtliche Anlagendokumentationen, Prüf- und Wartungsprotokolle, sowie Budget- und Instandhaltungspläne sollten durch den Dienstleister digital und in Hardcopy übergeben werden Übergeben werden häufig nur unvollständige Wartungs- und Prüfprotokolle teils digital und in Hardcopy

10 Datenhoheit Anlagendokumentation B Wie kann der Dienstleister bewogen werden alle betreiberverantwortlichen Dokumente zu liefern? Definition von SLA s mit entsprechender Bonus-Malus- Regelung und vertraglicher Fixierung Bereitstellung der Zugänge zu FAMOS oder einem Dokumentenmanagementsystem

11 Datenhoheit Anlagendokumentation B Wird FAMOS als Werkzeug zur Dienstleistersteuerung genutzt? Dienstleistersteuerung kann durch die Prozesse im FAMOS abgebildet und unterstützt werden Sicherung der Betreiberverantwortung durch Arbeiten mit FAMOS-Struktur und Dokumentenablage Zusätzliche Absicherung durch Controlling des Dienstleisters im FAMOS

12 Datenhoheit Anlagendokumentation B Welche Dokumente sollten an den Nutzer übergeben und welche werden vom Dienstleister übergeben? B Wie kann der Dienstleister bewogen werden alle betreiberverantwortlichen Dokumente zu liefern? B Wird FAMOS als Werkzeug zur Dienstleistersteuerung genutzt?

13 Umgang Nutzung AG-seitiges CAFM B Wie wird mit den Dienstleistern umgegangen, wenn sie ein AG-seitiges CAFM nutzen sollen? Frühzeitige Verfügbarkeit des Zuganges Rechtzeitige Einbindung der Dienstleister in das Benutzerkonzept des CAFM-Systems Frühzeitige Dienstleisterschulung

14 Es danken für Ihr Interesse Ihre Referenten: Matthias Thieme Christoph Konrad fb Leipzig

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