euro-bis Import von Bestellungen aus Buch- und Aboauskunft Stand

Transkript

1 euro-bis Import von Bestellungen aus Buch- und Aboauskunft Stand

2 INHALTSVERZEICHNIS Konfiguration... 3 Buch- und Aboauskunft... 3 euro-bis... 3 Aufträge einlesen... 5 Kundendaten prüfen... 6 Artikeldaten prüfen... 6 Bestellziel anpassen... 7 Aufträge freigeben... 8 Aufträge und Bestellungen erzeugen... 8 Auftragsverwaltung... 9 Bestellverwaltung... 9 Kontakt... 9 Haben Sie Fragen zu Buch- und Aboauskunft?... 9 Benötigen Sie Hilfe bei der Konfiguration in euro-bis?... 9 KNV 2 von 9

3 Seit euro-bis Version 8.0 haben Sie die Möglichkeit, Bestellungen Ihrer Kunden aus Buch- und Aboauskunft als elektronischen Bestellsatz erzeugen zu lassen. Dieser wird an den KNV-FTP-Server geschickt und dort so konvertiert (KNV Inhouse Order Format), dass er in euro-bis eingelesen werden kann. Über das Online-Modul wird die Datei aus Ihrem KNV-Postfach abgeholt und kann nun im Auftragsimport eingelesen werden. Konfiguration Buch- und Aboauskunft Im Menüpunkt Einstellungen wird das Versenden der Bestellungen über KNV an euro-bis konfiguriert (FTP Server Passwort: SGWMD1): euro-bis Im Online-Modul wird der Job KNV Clearing Centre wie im Beispiel angegeben konfiguriert. Ergänzen Sie noch ihr Passwort. Es ist das gleiche wie für das Bestellen und das Abholen der KNV Aktualisierungsdaten. KNV 3 von 9

4 Im Modul Auftragsimport werden die Bestellsätze eingelesen und in Kundenaufträge und Bestellungen an die entsprechenden Lieferanten umgewandelt. Den Auftragsimport öffnen Sie über die Centerleiste Menü Aufträge Auftragsimport. Bevor Sie die ersten Bestellungen einlesen, werden noch einige Einstellungen konfiguriert (Menü Extras Einstellungen). Die Angabe einer -Adresse ist nur für den Import von Bestellungen aus Web- Shops relevant. Da es sich um ein Pflichtfeld handelt, geben Sie z. B. einfach einen Punkt ein. Für den hier angegebenen Lieferanten werden standardmäßig die Bestellungen in der Bestellverwaltung erzeugt. Geben Sie dem System vor, ob grundsätzlich alle Titel bestellt werden sollen oder nur die ohne Lagerbestand. Möchten Sie die über den Auftragsimport angelegten Aufträge nur als Ganzes an Ihre Kunden ausliefern (v. a. bei Internetund Versandbuchhandlungen relevant), dann aktivieren Sie den entsprechenden Haken. Tragen Sie hier auf jeden Fall Höchstwerte für Menge und Wert ein. Erstellen Sie nun in Ihrem euro-bis-verzeichnis einen neuen Ordner CNV. In diesem werden die übermittelten Bestelldateien gespeichert, damit sie anschliessend vom Auftragsimport eingelesen werden können. Der Ordner muß unter folgender Verzeichnisstruktur angelegt werden: P:/euro-BIS/rts/dfue/CNV KNV 4 von 9

5 Aufträge einlesen Über Ihren Zugang zu Buch- und Aboauskunft prüfen Sie die von Ihren Geschäftspartnern bestellten Titel. Wenn Sie eine Bestellung in euro-bis übertragen möchten, klicken Sie auf den Button Bestellung bestätigen. Nun wird automatisch ein elektronischer Bestellsatz erzeugt. Nach wenigen Augenblicken können Sie diesen über das Online-Modul abholen. Im Auftragsimport lassen Sie sich diese Aufträge wie folgt anzeigen: Menü Auftrag Aufträge einlesen KNV Clearing Centre. KNV 5 von 9

6 Nun haben Sie die Möglichkeit, die Bestellungen zu prüfen und ggf. Änderungen vorzunehmen, bevor die Aufträge und Bestellungen in die Warenwirtschaft (Auftrags- und Bestellverwaltung) übertragen werden. Kundendaten prüfen Das System versucht anhand einer mitgelieferten Kundennummer oder über den Namen (Name, Vorname, Strasse, Plz, Stadt) einen bereits in euro-bis angelegten Kunden zu identifizieren. Prüfen Sie, ob diese Zuordnung korrekt erfolgt ist. In der Spalte Kunde Import sehen Sie die Original- Kundendaten aus der importierten Bestellung in der Spalte Kunde euro-bis steht der Kunde, den euro-bis ermittelt hat. Über Menü Auftrag Kunde zuordnen wählen Sie ggf. einen anderen Kunden aus. Über Menü Auftrag Kundendaten/Lieferadresse ändern können die in euro-bis hinterlegten Daten verändert werden. Vom System nicht identifizierbare Kunden werden automatisch mit den vorhandenen Angaben neu angelegt. Wird eine Bankverbindung vom System als formal nicht korrekt identifiziert, erhalten Sie beim Einlesen einen Hinweis. Über Menü Auftrag Bankverbindung ändern korrigieren Sie falsche Angaben. Beachten Sie, dass diese Bankverbindung zwar beim Auftrag hinterlegt, abweichende Angaben zur Kundenverwaltung dort jedoch nicht überschrieben werden. Artikeldaten prüfen Schon beim Einlesen der Aufträge werden die enthaltenen Positionen auf Basis ihrer Bestellnummern nachbibliografiert. Aus diesem Grund ist es wichtig, unter Menü Extras Titelstamm einstellen die Datenbanken zu selektieren, in denen recherchiert werden soll. Wenn eine Position vom System nicht automatisch ermittelt werden kann, klicken Sie auf Menü Auftrag Artikeldaten ändern. Hier ordnen Sie Artikel manuell zu oder ändern die Menge. KNV 6 von 9

7 Solange unbekannte Artikel vorhanden sind, kann ein Auftrag nicht weiter verarbeitet werden. Artikel, die sich weder über das System noch manuell ermitteln lassen, können über Menü Auftrag Position auf erledigt setzen gelöscht werden. Bestellziel anpassen In der Konfiguration haben Sie ein Standardbestellziel definiert. Dieses wird in der Spalte Bestellziel als Default vorgeblendet. Sollen einzelne Positionen davon abweichend bei einem anderen Lieferanten bestellt werden, markieren Sie die entsprechende Position, klicken auf Menü Auftrag Bestellziel ändern und geben hier den gewünschten Lieferant ein. Sobald der Auftrag erzeugt wird, generiert das System automatisch eine Bestellung und stellt diese in die Bestellverwaltung. Je nach Einstellung in der Konfiguration werden die Artikel entweder grundsätzlich alle bestellt oder es wird zunächst der Lagerbestand herangezogen und nur die fehlenden Exemplare bestellt. Der aktuelle Lagerbestand wird in der Spalte Bestand angezeigt. KNV 7 von 9

8 Aufträge freigeben grünes Buch Der Auftrag ist formal korrekt und kann erzeugt werden. rotes Buch Die Bestellung enthält eine Anmerkung, auf die das System Sie hinweisen möchte. Geben Sie den Auftrag frei, indem Sie auf den Button Ändern der Freigabe klicken. Die Informationen sind unvollständig oder fehlerhaft. Prüfen Sie den entsprechenden Auftrag und seine Positionen. In der Spalte Fehler/Hinweis/Bemerkung finden Sie Hinweise auf die Fehlerursache. Aufträge und Bestellungen erzeugen Wenn Sie alle Daten kontrolliert und zu Ihrer Zufriedenheit geändert haben, erzeugen Sie Aufträge und Bestellungen über Menü Auftrag Aufträge erzeugen. Über diesen Menüpunkt werden sämtliche Positionen, die ein grünes Buch aufweisen, in Kundenaufträge umgewandelt und alle Titel bei den vorgesehenen Lieferanten bestellt. Werden Titel dieser Aufträge vom Lager reserviert, haben Sie die Möglichkeit, für diese Auftragskarten zu erzeugen. Diese werden sofort ausgedruckt. Möchten Sie einzelne Aufträge davon ausschließen oder zunächst zurück stellen, so setzen Sie über den Button ein Sperr-Kennzeichen: Das grüne Buch wird zu einem roten Buch. Der Auftrag wird nicht verarbeitet. Er geht jedoch auch nicht verloren und wird Ihnen beim nächsten Aufruf des Auftragsimports wieder vorgeblendet. Über den Button können sowohl Aufträge als auch Positionen (je nach Markierung) endgültig gelöscht, bzw. auf erledigt gesetzt werden. KNV 8 von 9

9 Auftragsverwaltung Die Aufträge werden in der Auftragsverwaltung wie folgt angezeigt: LA=Leserauskunft/Buch- und Aboauskunft.de WEB=Internetaufträge Über die Datenselektion in der Auftragsverwaltung kann nach dem Herkunftskennzeichen gesucht werden. Voraussetzung ist, dass der Parameter ISTINTERNETSHOP vorhanden ist und auf Wert = -1 steht. Bestellverwaltung In der Bestellverwaltung werden für die ausgewählten Lieferanten offene Bestellungen generiert (Status unbearbeitet ). Kontakt Haben Sie Fragen zu Buch- und Aboauskunft? Monika Johannsen Tel. 040/ monika.johannsen@knv.de Jonathan Clark Tel: 0711/ jonathan.clark@knv.de Benötigen Sie Hilfe bei der Konfiguration in euro-bis? euro-bis Serviceline / eurobis-support@knv.de KNV 9 von 9