euro-bis Benachrichtigung Dokumentation ab Version 8.2 Stand

Transkript

1 euro-bis Benachrichtigung Dokumentation ab Version 8.2 Stand

2 INHALTSVERZEICHNIS Benachrichtigung... 3 Anwendungsbereich...3 Vorbereitung...3 Meldenummern Adressen der Kunden... 3 Einrichtung und Konfiguration...4 Betreffzeile... 5 Fußzeile... 5 Absender... 5 Standardtext bei gelieferter Ware... 5 Meldenummern... 6 Benachrichtigungstexte bei Vergabe von Meldenummern im Wareneingang... 6 Versandkontrolle... 7 KNV 2 von 7

3 Benachrichtigung Die von KNV entwickelte Benachrichtigung läuft komplett im Hintergrund der Anwendung ab und wird über die SQL-Datenbank gesteuert. In euro-bis selbst wird die Funktionalität über Parameter ausgelöst, die in ihrer Bezeichnung den Text vorangestellt bekommen haben. Teilweise können die Meldetexte, die in diesen Parametern hinterlegt sind, selbst bestimmt oder ergänzt werden. Der Text ist auf insgesamt 255 Zeichen begrenzt. Voraussetzung für die Einrichtung der Benachrichtigung ist das Vorhandensein eines buchhandelseigenen Accounts. Es müssen die adresse, das Passwort und der SMTP- Name des Mailservers des Providers bekannt sein. Der Versand ist kein integriertes Modul von euro-bis. Es ist nicht notwendig, dass eine spezielle Mail-Software für den Versand von s auf jedem Arbeitsplatzrechner installiert ist. Die Einrichtung der Benachrichtigung erfolgt nur über die Serviceline. Sie ist nicht automatisch in einer Programmaktualisierung enthalten. Die Serviceline für euro-bis erreichen Sie unter der Rufnummer Anwendungsbereich euro-bis ermöglicht den Versand von s an Kunden sobald ein bestelltes Buch über den Wareneingang zugebucht wurde, oder einem bestellten Titel im Wareneingang eine Meldenummer zugeteilt wurde. Der Versand des Benachrichtigungsmails an den Kunden erfolgt automatisch. Es muss hierzu kein weiterer Menüpunkt aufgerufen werden. Der Versand der s erfolgt nur für Bestellungen mit der Belegart Reservierung, d.h. nur für Bestellungen, die in der Buchhandlung abgeholt werden sollen. Eine Benachrichtigung für Rechnungskunden erfolgt nicht. Für jede Bestellposition erhält der Kunde eine . Vorbereitung Meldenummern Der Wortlaut der Meldenummern sollte für die Kunden in verständlicher Weise abgefasst werden. Unter Umständen ist die Aussage, dass das bestellte Buch vergriffen sei, für den Kunden nicht zu bewerten. Die Texte der Meldenummern können in der Menüleiste unter Stammdaten / Grundeinstellungen / Meldenummern angepasst werden. Adressen der Kunden Damit eine versendet werden kann, muss im Kundenstammsatz die Adresse des Kunden hinterlegt werden. KNV 3 von 7

4 TIP: Sollte ein Kunde keine Benachrichtigungen wünschen, so kann die Adresse in die Kundenbemerkungen zur späteren Verwendung übertragen werden. Einrichtung und Konfiguration Grundsätzlich besteht die Möglichkeit bei der Verwendung der Benachrichtigung alle Kunden zu benachrichtigen. Es können jedoch auch nur die Kunden benachrichtigt werden, bei denen bei der Auftragserstellung ein Haken bei der Benachrichtigungsart Mail gesetzt wurde. Die gewünschte Funktionalität wird über den Parameter VERSAND in der Parameterverwaltung gesteuert. Die Parameterverwaltung kann über das euro-bis Menü unter Extras / Systemverwaltung / Parameter aufgerufen werden. KNV 4 von 7

5 1.) VERSAND = 0 Es erfolgt kein Versand an Kunden. 2.) VERSAND = 1 Es erfolgt ein Versand an alle Kunden für die eine Anschrift in der Kundenverwaltung hinterlegt wurde. 3.) VERSAND = 2 Es erfolgt ein Versand nur an die Kunden, für die der Haken bei der Erzeugung des Abholfachauftrages bei Kunde benachrichtigen mit der Auswahl Mail gesetzt wurde und für die eine Anschrift in der Kundenverwaltung hinterlegt wurde. Betreffzeile Im Parameter BETREFF kann die Betreffzeile der festgelegt werden. Voreingestellt ist folgender Text: Information zu Ihrer Bestellung bei. Es wird automatisch der Name der Buchhandlung aus der Datenbank angefügt. TIP: Die Betreffzeile kann nach belieben angepasst werden. Der Name der Buchhandlung erscheint jedoch zwingend am Ende der Betreffzeile. Es sollte darauf geachtet werden, dass eine neutrale Bezeichnung in der Betreffzeile verwendet wird. Die Betreffzeile gilt sowohl für lieferbare Titel, als auch für nicht lieferbare Titel. Fußzeile In der Fußzeile können firmeneigene Informationen oder Hinweise auf Veranstaltungen oder die eigene Homepage enthalten sein. Die entsprechenden Eintragungen werden unter dem Parameter FUSSZEILE vorgenommen. Absender Die Absenderadresse wird automatisiert in die Mail geschrieben, wobei die Daten aus den Stammdaten der Datenbank genommen werden (Firmeninformation und Filialen). Sie setzt sich aus folgenden Daten zusammen: Name, PLZ, Stadt, Telefon, Fax, Adresse und Internetadresse der Buchhandlung. Der Absenderadresse wird die Zeile Mit freundlichen Grüßen vorangestellt. Standardtext bei gelieferter Ware Wird die bestellte Ware geliefert und im Wareneingang erfasst, wird nach dem Abspeichern die Bestellposition in der Bestellverwaltung auf den Status Komplett gesetzt. KNV 5 von 7

6 Es wird eine erzeugt. Der Text dieser wird über die Parameter TEXT gesteuert. Der Text ist in Teilen frei definierbar. Die nicht frei zu definierenden Felder werden in Prozentzeichen gesetzt. Dem Text wird automatisiert die Briefanrede des Kunden vorangesetzt, die sich aus seinem Anredekennzeichen und dem Namen ergibt. Das unten angegebene Beispiel wird voreingestellt. wir freuen uns Ihnen mitteilen zu können, dass Ihre Bestellung: %TITEL% geliefert wurde und für Sie in unserer Buchhandlung zur Abholung bereit liegt. Meldenummern Es können Meldenummern definiert werden, bei deren Vergabe eine Warenlieferung an den Kunden nicht mehr erfolgen wird. Bei diesen Meldenummern sollte der Haken in den Stammdaten bei Bestellung offenhalten nicht gesetzt sein. In Abhängigkeit dieser Meldenummern verändert sich auch der Benachrichtigungstext, der an den Kunden übermittelt wird. Die entsprechenden Meldenummern werden in dem Parameter MELDENR eingetragen. Voreingestellt sind folgende Nummern: 7; 19; 23; 24; 27; 43; 60. Bestehende Einträge können bei Bedarf gelöscht und Weitere hinzugefügt werden. Es ist darauf zu achten, dass die Nummern durch ein Semikolon ( ; ) voneinander getrennt werden. Benachrichtigungstexte bei Vergabe von Meldenummern im Wareneingang Sofern der Titel nicht geliefert werden kann, wird im Wareneingang eine Meldenummer für diese Bestellposition erfasst. Nach dem Abspeichern wird die Bestellposition in der Bestellverwaltung auf den Status Teilgeliefert gesetzt. Ist die vergebene Meldenummer in dem Parameter MELDENR enthalten, wird folgender voreingestellter Text versendet: leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir für Ihre Bestellung: %TITEL% folgende Meldung erhalten haben: %MELDENR% Ihre Bestellung wird abgelegt. Ist die vergebene Meldenummer in dem Parameter MELDENR nicht enthalten, so ist eine spätere Belieferung noch möglich. In den Stammdaten der Meldenummern sollte der Haken bei Bestellung offenhalten für diese Meldenummern gesetzt sein. Folgender voreingestellter Text wird an den Kunden übermittelt: KNV 6 von 7

7 leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir für Ihre Bestellung: %TITEL% folgende Meldung erhalten haben: %MELDENR% Wir verfolgen Ihre Bestellung weiter. Bitte Informieren Sie uns kurz, wenn Sie dies nicht mehr wünschen sollten. Versandkontrolle Der Versand der s läuft komplett im Hintergrund der Anwendung euro-bis ab. Um dennoch eine Übersicht über die versendeten s zu erhalten, kann der Parameter RUECK auf -1 gesetzt werden. Die ausgehenden s werden dann auch an die eigene Adresse versendet und können hier kontrolliert oder, bei Bedarf, archiviert werden. KNV 7 von 7