So geht s Schritt-für-Schritt-Anleitung

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1 So geht s Schritt-für-Schritt-Anleitung Software WISO Mein Verein Thema Newsletter Versand über SMTP Version/Datum V Der Newsletter Versand in WISO Mein Verein ist eine sehr praktische Methode alle bzw. bestimmte Mitglieder und Kontakte schnell per über Neuerungen, Versammlungen und weiteres zu informieren. Hierzu finden Sie unter dem Menüpunkt Kommunikation den Punkt Newsletter. 1. Eingabe der SMTP Serverdaten Nachdem Sie in den ersten zwei Schritten die Mitglieder/Kontakte gefiltert und Ihren Newsletter gestaltet haben, sind in Schritt Drei die korrekten Einstellungen des Mailservers (SMTP-Server) zu hinterlegen. Hier finden Sie die folgenden Einstellungen, in diesem Fall beispielhaft für T-Online. 1 S e i t e

2 Unter Servername (SMTP) tragen Sie Ihren Mailserver beziehungsweise den Mailserver Ihres Providers ein. Falls Ihnen den korrekten Servernamen nicht kennen, können Sie diesen bei Ihrem Provider erfragen oder auch über Ihr Programm wie z.b. Outlook herausfinden: Wenn Sie in Microsoft Windows auf Start > Systemsteuerung > klicken, finden Sie einen Button E- Mail Konten. Unter Windows 8 drücken Sie die Tasten + X. Dort wählen Sie dann die Windows- Systemsteuerung aus und dann . Hier sind alle korrekten Einstellungen zu finden, wie zum Beispiel über die Schaltfläche Ändern auch der SMTP-Servername. Bitte beachten Sie dass die Einstellungen in anderen Programmen anders aussehen können. Meist finden Sie auch dort über Einträge wie Extras oder Einstellungen den SMTP-Servernamen. 2 S e i t e

3 Wenn Sie den Servernamen anschließend auch in den SMTP-Einstellungen von WISO Mein Büro hinterlegt haben, ist noch der zu verwendende Port für den Mailversand relevant, auch wenn es um eine unverschlüsselte Übertragung geht. In diesem Falle ist dies oftmals der Port 25. Falls der Server einen verschlüsselten Versand fordert, sind die Ports entsprechend anzupassen. Die Ports sind in den meisten Fällen dann 465 oder 587. Bitte beachten Sie, dass bei Verwendung dieser Ports auch das Häkchen bei SSL/TLS Verschlüsselung verwenden zu setzen ist. Zuletzt tragen Sie noch ein entsprechendes Konto ( adresse) und das zugehörige Passwort in die Felder Benutzername und Passwort ein, wenn der Mailserver (SMTP-Server) eine Authentifizierung (Anmeldung) anfordert. Anschließend füllen Sie noch die Felder Absenderadresse und Absendername aus. 3 S e i t e

4 Die Absenderadresse ist meistens auch die Adresse die Sie zuvor unter Benutzername eingetragen haben. Bei Absendername können Sie zum Beispiel den Namen Ihres Vereins eintragen. Vermeiden Sie es, in beide Felder die Adresse einzutragen, weil dies bei einigen Providern dazu führt, dass die Newsletter nicht versendet werden. Besonderheiten bei T-Online: Bei Kunden von T-Online ist es zusätzlich notwendig, dass ein separates Passwort für den Versand über SMTP vergeben wird, ein sogenanntes Passwort! Nähere Informationen und einen direkten Link zu der Einstellung liefert eine FAQ von der Telekom, welche hier verfügbar ist. Wenn Sie anschließend alles mit OK gespeichert haben, können Sie den Versand an die in Schritt Eins gefilterten Kunden/Lieferanten beziehungsweise einen Testversand an einen angelegten Testkunden mit Ihrer eigenen adresse starten. 2. Fehlermeldungen und Ihre Ursachen Es kann vorkommen, dass der Newsletter Versand nicht korrekt durchgeführt werden kann. In diesem Fall öffnet sich direkt nach dem Versand des Newsletters (Schritt 4) eine Textdatei, die den Fehler beschreibt bzw. auch angibt, wie viele Mails erfolgreich beziehungsweise nicht erfolgreich versendet wurden. Die entsprechenden Fehlerprotokolle finden Sie auch in folgendem Ordner wieder: C:\Program Files\Buhl\Mein Verein\Logs\ Newsletter. 1. Bitte beachten Sie dass es sich beim Newsletter Versand um einen Massenmailversand handelt. Manche Provider haben gewisse Vorgaben / Regeln wie viele Mails innerhalb einer bestimmten Zeit versendet werden dürfen. Dies können Sie einfach über den Eintrag in der Textdatei herausfinden zum Beispiel: s erfolgreich versendet: 500, s nicht versendet: Falls Ihre eingetragenen Einstellungen falsch sind erhalten Sie Fehlermeldungen wie zum Beispiel: Server nicht erreichbar/nicht bekannt oder Authentication credentials invalid (Benutzername / Passwort / Port falsch). 3. Wenn Sie in der Textdatei eine Liste der fehlgeschlagenen s erhalten, werden dort alle E- Mailadressen Ihrer Empfänger angezeigt an die der Versand nicht funktioniert hat. Fehler können hier zum Beispiel fehlerhafte adressen sein (bitte beachten Sie dass auch Leerzeichen vor oder hinter der Adresse falsche Zeichen sind). 4. Falls Sie die Meldung erhalten dass alle s korrekt versendet wurden, aber dennoch die s nicht ankommen, kann dies aus verschiedenen Gründen am Server liegen. Wenden Sie sich in diesen Fällen an Ihren Technischen Ansprechpartner des Servers beziehungsweise Ihren Provider. 5. Seit der Version 2016 haben Sie nun auch noch weitere Optionen um den Versand sicherzustellen. Aufgrund verschiedener Anfragen diesbezüglich haben wir zusätzlich noch die Option eingebaut, die Art der Authentifizierung, die Art der Verbindungssicherheit und einen einstellbaren Timeout. Je nach Art Fehlermeldung macht es Sinn hier eine andere Konfiguration zu prüfen. Das einstellbare Timeout wird relevant, wenn Sie einen Newsletter mit größeren Anhängen versenden und in der Verbindungsgeschwindigkeit Ihres DSL-Anschlusses eingeschränkt sind. Werden die Daten zu langsam zum Mailserver gesendet, bricht dieser irgendwann den Upload ab. Hier kann es sinnvoll sein, den Timeout zu erhöhen, bis der Versand reibungslos funktioniert. 4 S e i t e

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