rechnungsmanager for ELO Die Lösung für Ihre Eingangsrechnungen

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1 rechnungsmanager for ELO

2 rechnungsmanager for ELO Schnell, einfach, nachvollziehbar Eingangsrechnungen zu managen, bedeutet meist viel Arbeit und Zeit. Mit dem rechnungsmanager for ELO steht jetzt eine effiziente Lösung zur Geschäftsprozessoptimierung zur Verfügung - die ideale Ergänzung für ELOprofessional oder ELOenterprise. rechnungsmanager for ELO erfasst Eingangsrechnungen schnell und unkompliziert. Das Modul erkennt, verknüpft, prüft, bucht und archiviert Rechnungen einfach und transparent. Der Anwender kann jederzeit die einzelnen Schritte verfolgen und individuell steuern. Das Besondere am rechnungsmanager for ELO - er kann durch die integrierte Skriptfunktion vollständig an Unternehmensprozesse angepasst werden. Mit dem rechnungsmanager for ELO können Sie wie auf Papier arbeiten und nutzen gleichzeitig die Vorteile der digitalen Bearbeitung. Aktionen, die von jedem Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt durchgeführt werden können Musterablauf Seite 2

3 Die Vorteile liegen auf der Hand Praxisnähe Beschleunigung interner Abläufe Das Ende von Suchzeiten Automatisierte Arbeitsschritte Permanente Kontrolle Ausschaltung von Fehlerquellen Selbstständige Klassifizierung Rechtskonforme elektronische Archivierung Protokollierung sämtlicher Arbeitsschritte Arbeiten wie auf Papier Dialog zur Weitergabe eines Workflows Die Nähe zur Praxis Der rechnungsmanager for ELO bietet die Möglichkeit, alltägliche Vorgänge wie Rückfragen bei Kollegen, das Delegieren von Aufgaben oder das Warten auf Lieferscheine bzw. Gutschriften in den Ablauf am PC zu integrieren. Interne Abläufe beschleunigen Schnell, ergonomisch und zeitsparend von Anfang an. Trennung der Belege anhand des aufgestempelten Barcodes, auch Querformate werden automatisch gedreht. Interne Arbeitsabläufe werden beschleunigt, denn unmittelbar nach Erledigen eines Arbeitsschrittes wird das Dokument an den nächsten Mitarbeiter weitergeleitet. Dem Controlling stehen Vergleichsbelege sofort zur Verfügung. Das Ende von aufwändigen Suchzeiten Da sich Dokumente im ELO-DMS problemlos wiederfinden lassen, besteht im Reduzieren der Suchzeiten ein weiterer klarer Vorteil gegenüber der herkömmlichen Papierablage. Seite 3

4 rechnungsmanager for ELO Eine Anwendung - alles im Griff Auf den ersten Blick ersichtlich: Mandant, Kreditor, Beleg-Nummer und Beleg-Datum. Übersichtlich: Die Bildschirmansicht ist für jeden Benutzer und jede Aufgabe anpassbar. Aktuell nicht benötigte Informationen werden zugeklappt. Automatisierte Verschlagwortung basierend auf der selbstlernenden Belegerkennung. Lieferscheine und Rechnungen werden automatisch miteinander verknüpft. Auch archivierte Angebote können hier verlinkt werden. Der Werdegang der Rechnung mit dem dazugehörigen Schriftverkehr. rechnungsmanager for ELO - einfach und übersichtlich Seite 4 Arbeiten wie

5 Sicherheit durch Validierungen Der Buchhalter behält die Kontrolle. Stempel sind frei gestaltbar Die im Stempel erfassten Daten werden im Buchungsdialog vorgeschlagen. auf Papier Seite 5

6 rechnungsmanager for ELO Automatisierte Arbeitsschritte Beim Arbeiten mit dem rechnungsmanager for ELO gibt es kein manuelles Verteilen der Dokumente mehr. Abhängig von Stempeln oder anderen Eingaben werden die folgenden Arbeitsschritte bereits vordefiniert. Ausschaltung von Fehlerquellen So überprüft der rechnungsmanager for ELO, ob beispielsweise die Bankleitzahl des Dokumentes mit den gespeicherten Kreditorendaten übereinstimmt, oder er kontrolliert auf doppelte Rechnungsnummern hin. Arbeitsabläufe und Prozesse sind somit standardisiert. Dynamischer Ordner Anlage Permanente Kontrolle Das Rechnungseingangsbuch gibt lückenlos eine Übersicht über den aktuellen Status aller Belege (gebucht/ungebucht usw.). Dank Validierungen werden Fehlerquellen ausgeschaltet. Selbständige Klassifizierung Die automatische Belegerkennung im rechnungsmanager for ELO basiert auf einer intelligenten Logik und ist ein selbst lernendes System. Aufgrund von Benutzereingaben (Eingabe des Kreditors, Beleg- Nummer, Beleg-Datum, Verknüpfung von Dokumenten, etc.) sowie hinterlegten Rechenwegen ist dieses System in der Lage, Belege selbständig zu erkennen. Verschlagwortungsfelder einer Rechnung mit automatisch erkannten Informationen Seite 6

7 Rechtskonforme Archivierung ELO-DMS archiviert Dokumente rechtskonform. Originalbelege müssen nicht mehr aufbewahrt werden. Leistungsfähiger Buchungsdialog Kostenstellenbuchungen Aufteilungsbuchungen Konten-/Kostenstellenrecherche in den Buchhaltungsdaten Vollständige Buchungsvalidierung Steuerung des Dokuments während des Buchens Die Buchungssätze werden an das Buchhaltungssystem übergeben. Der rechnungsmanager for ELO prüft, ob alle verbuchten Belege einwandfrei übernommen wurden. Weitere Leistungsmerkmale Intuitive Bedienung Rechnungseingangsbuch Umrechnung in Fremdwährungen Fristenüberwachung und Erstellen von Eskalationsszenarien Schnittstellen zu - und Fax-Systemen Übernahme von Papier- wie auch von digitalen Rechnungen Signaturprüfung inklusive Protokollierung Innovative Belegtrennung mit Barcode-Stempel Automatische Belegerkennung und -auslese Auslesen von Zahlungsdatum und Betrag aus der Buchhaltung Alle Dienste arbeiten serverbasiert Buchen direkt im rechnungsmanager for ELO Seite 7

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