EASY SOFTWARE AG Dirk Hupperich Bereichsleiter Sales Service EASY CONTRACT

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1 EASY SOFTWARE AG Dirk Hupperich Bereichsleiter Sales Service EASY CONTRACT

2 Inhalt Ausgangssituation in den Unternehmen Heutige Vorgehensweise und Risiken Hauptmerkmale von CONTRACT Vertragspartner verwalten Vertragserstellung und Freigabe Vertragsverwaltung und Recherche Überwachung von Fristen Auswertungen in CONTRACT Grafisch Tabellarisch Zugriffsrechte in CONTRACT Lese- und Schreibrechte

3 Ausgangssituation in den Unternehmen (1/2) Vertragserstellung und Freigabe Manuell mit unterschiedlichsten Vorlagen Kommunikation per Hauspost oder Verwaltung und Recherche Vertrag liegt beim Verantwortlichen in der Abteilung Kopieren und Ausleihen von Akten Vertragsmanagement und Controlling Vertragslisten werden manuell gepflegt Fristenverwaltung über persönliche Kalender (Outlook) Keine Aussage über zukünftige Einnahmen/Ausgaben

4 Ausgangssituation in den Unternehmen (2/2) Mögliche Risiken Zeitaufwändiges Auffinden von Verträgen Ungleicher Informationsstand Fehlende Aktualität Verantwortlichkeiten oft ungeklärt Versäumnis von Fristen z.b. durch Urlaub Unterschiedliche interne Prozesse Lange Durchlaufzeiten Keine Revisionssicherheit

5 Übersicht CONTRACT

6 Hauptmerkmale von CONTRACT (1/4) Vertragspartner verwalten Firmen mit denen Verträge geschlossen sind Ansprechpartner für Verträge Ansicht der Ansprechpartner pro Firma Ansicht der Verträge pro Firma Ansicht der Verträge pro Ansprechpartner

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11 Hauptmerkmale von CONTRACT (2/4) Vertragsvorlagen Standardisierte Vertragsvorlagen für unterschiedliche Vertragsarten (z.b. Miet-, Kauf-, Dienstleistungsvertrag) Vertragserstellung / Genehmigung Dokumenten-Management für effizientes Teamwork (Versionierung, Check in / Check out) Organisationsweit vorgegebene Genehmigungs-Workflows Überwachung des Erstellungsprozesses

12 Hauptmerkmale von CONTRACT (3/4) Vertragsverwaltung Zentrale Ablage auf dem DMS-Server Vielfältige Recherchemöglichkeiten Vergabe von Zugriffsberechtigungen Möglichkeit zur revisionssicheren Archivierung

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15 Hauptmerkmale von CONTRACT (4/4) Fristenüberwachung Eingabe mehrerer Fristen mit Vorfristen pro Vertrag Automatische Überwachung der Fristen Mehrstufige Eskalation ( , Weiterleiten, etc.) Vertretungsregelung bei Abwesenheit Liquiditätsplanung Erstellen eines Zahlungsplans pro Vertrag mit verschiedenen Zahlungsreihen Unterscheidung zwischen Budget und Planzahlen Kalkulation der Einnahmen/Ausgaben pro Monat, Quartal oder Jahr Aggregierte Auswertungen von Zahlungsplänen

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18 Vertrags-Controlling mit CONTRACT Beispiele zur Vertragsrecherche Wie viele Kaufverträge haben wir abgeschlossen? Mit welchen Lieferanten / Kunden? Welche Verträge liegen dem Vertragspartner schon seit einem Monat zur Unterzeichnung vor? Welche Verträge laufen nächsten Monat aus? Und welche davon verlängern sich automatisch? Welche Verträge können wir nächstes Quartal kündigen? Wie hoch sind die monatlichen Belastungen aus den bestehenden Mietverträgen? Wie hoch sind die Einnahmen aus den abgeschlossenen Wartungsverträgen für das nächste Jahr?

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20 Auswertungen in CONTRACT (1/4) Berichtstypen Grafische Darstellung der Vertragsstati Finanzbericht zur grafischen Darstellung von Einnahmen und Ausgaben Kostenbericht zur tabellarischen Darstellung von Vertragseinnahmen und -ausgaben. Berichtsfilter können gespeichert werden Darstellung der Berichtstypen in einer persönlichen Auswertungsliste

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22 Auswertungen in CONTRACT (2/4) Finanzbericht Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben Eingabe einer Beschreibung, Auswertungszeitraum, einer Kostenstelle, einer Finanzkategorie Auswahl der Summierung Die einzelnen Zahlungsreihen der Verträge werden auf Monat, Quartal oder Jahr umgelegt. Darstellung einer Einnahmengrafik Darstellung einer Ausgabengrafik Darstellung einer Gewinnkurve

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26 Auswertungen in CONTRACT (3/4) Statusübersicht der Verträge Eingabe einer Beschreibung und eines Auswertungszeitraums Auswahl der zu berücksichtigenden Vertragstypen Anzeige der Summe von Verträgen, die im betrachteten Zeitraum in Verhandlung sind und beginnen könnten beginnen und gültig sind gültig sind gekündigt sind und auslaufen auslaufen

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29 Auswertungen in CONTRACT (4/4) Kostenbericht Eingabe einer Beschreibung, eines Zeitraums, eines Zahlungsflusses und einer Finanzkategorie Auswahl der zu berücksichtigenden Vertragstypen Anzeige einer Liste mit Vertragspartnern, Verträgen und Kosten für den angegebenen Filter Ideal zur Vorlage beim Wirtschaftsprüfer

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32 Zugriffsrechte in CONTRACT (1/3) Lesender Zugriff Standard-Profil für den lesenden Zugriff beim Entstehen eines Vertrags Leserecht ist Vertragsgebunden und kann von einem Benutzer, mit Schreibrechten auf dem entsprechenden Vertragstyp, beim Bearbeiten des Vertrags verändert werden Leserechte können pro Vertrag über die Auswahl von Benutzern und Profilen eingestellt werden Lesender Zugriff wird auf die Zahlungsreihen und Fristen vererbt Schreibender Zugriff Standard-Profile für den schreibenden Zugriff auf Verträge, Fristen und Zahlungsreihen Spezielle Profile pro Vertragstyp für den schreibenden Zugriff Spezielle Profile überschreiben Standard-Profil

33 Zugriffsrechte in CONTRACT (2/3) Administrator: lcmadmin

34 Zugriffsrechte in CONTRACT (3/3) Geschäftsführung oppen/bernhard perona/bianca [Personalchef] Service Lager Verwaltung schreiber/willi [Serviceleiter] schmidt/miriam frisch/eva schlepp/stefan [Vorarbeiter] schwer/stefan buch, bernhard [Prokurist] stern, andrea [Sekretariat] local/james

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36 Mögliche Vertragstypen Sales Employment Hiring Leasing Maintenance Financial Other Sla Frame

37 Technische Merkmale von CONTRACT CONTRACT ist Komplett browserbasiert und damit global verfügbar Ergonomisch und nutzerfreundlich Einfach und intuitiv zu bedienen Flexibel und individuell anpassbar Erweiterbarkeit der Vertragsmappe Definition von Genehmigungs-Workflows Offen zu anderen Systemen XML Export und Import / API / Skript Zu einem vollständigen Dokumenten-Management-System auch für andere Geschäftsprozesse ausbaubar

38 EASY PORTAL Modulares System

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