Beschaffungs- und Vertragscontrolling im Zeichen von Compliance und Governance im Bund und Industrie Teamwork Schweiz AG Ihr Partner für SAP Beratung

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1 Beschaffungs- und Vertragscontrolling im Zeichen von Compliance und Governance im Bund und Industrie Teamwork Schweiz AG Ihr Partner für SAP Beratung

2 Agenda 1 Begrüssung & Vorstellung 2 Anforderungen an ein Vertragsmanagement 3 Bedarfsmeldung 4 Vertragsvorhaben 5 Vertrag 6 Bewertungen 7 Fragen & Antworten

3 Vertragsmanagement bei Ypsomed Gedanken aus IT-Management-Sicht Fernand Portenier, Head of IT

4 Vertragsmanagement Das Vertragsmanagement ist das Fundament für das betriebswirtscha6liche Handeln eines Unternehmens und stellt eine sowohl globale als auch eine komplexe Unternehmensaufgabe dar.

5 Verträge im Zentrum Management Management Vorstand Ganzheitliche Sicht auf alle Verträge und die damit verbundenen Verpflichtungen, Objekte und Prozesse IT Einkauf Finanzen Personal Immobilien Leasingvertrag Kaufvertrag Hardwarevertrag So6warevertrag Dienstleistungs- vertrag... Einzelvertrag Rahmenvertrag Kaufvertrag Frachtvertrag... Bankvertrag Vorstandsvertrag Darlehnsvertrag... Arbeitsvertrag Dienstleistungs- Vertrag Ausbildungs- vertrag... Mietvertrag Pachtvertrag...

6 Vertragsmanagement... Verträge sind nicht nur Dokumente... Verträge sind nicht- triviale, betriebswirtscha6liche Objekte, die einen Lebenszyklus haben und verwaltet werden müssen. Vertragsmanagement OperaVve Sicht Lebenszyklus Strategische Sicht Controlling / Risiken

7 Lebenszyklus eines Vertrages Vertragsmanagement Vertragsvorbereitung JurisVscher Vertrag OperaVver Vertrag Vertragsterminierung Usability InformaVonen Anforderungen & Herausforderungen IntegraVon Transparenz Compliance Risiken

8 Transparenz & Risiken InformaQonen & Transparenz Welche Verträge und Verpflichtungen sind wie entstanden? Wie hoch sind unsere laufenden Zahlungsverpflichtungen gegenüber DriXen? Wie gross ist das Vertragsvolumen in einem ZeitabschniX mit einem besqmmten Lieferanten? Wann und mit welcher Frist sind Verträge kündbar oder laufen automaqsch aus? Risiken Ungleicher InformaQonsstand/fehlende Aktualität Schwieriges Auffinden von Verträgen Inhaltliche Risiken von Verträgen Verlust von Verträgen/Vertragsbestandteilen Versäumnis von Fristen, VertragsopQonen, etc. Mangelha6er Bearbeitungsprozess Nicht immer transparenter Genehmigungs- /Freigabeprozess Hohe Durchlaufzeiten, kein Vertragscontrolling Bilanz- und Revisionssicherheit

9 YPSOMED - Ausgangslage Vertragsdatenbank als MS Access-Lösung (Access 2000!) mit eingeschränktem Funktionsumfang und ohne Link zu den Vertragsdokumenten Erstellung von Verträge nicht einheitlich und aufwendig Verwaltung von Verträgen nicht einheitlich - Versäumnisse Keine Multi User- und Multi Site-Fähigkeit Termine (Fristen) im Outlook gepflegt ohne direkte Verbindung zu den Vertragsobjekten Verwendung von Verträgen aus dem operativen Geschäft in vielen Bereichen der Firma, was zu einer grossen Zahl von nicht gelenkten Kopien und entsprechenden Risiken führte 9 Ypsomed AG

10 Prozess Vertragsmanagement Lebenszyklus eines Vertrages Vertragsvorbereitung JurisVscher Vertrag OperaVver Vertrag Vertragsterminierung Bedarfsmeldung Vertragvorhaben Vertrag Controlling

11 Anforderungen an eine IT Lösung Anlehnung an Standardsoaware Best PracVces Ansatz Zentrale Ablage Dezentrale Pflege Sicher, stabil releasefähig Effiziente Einführung, Ausbaubarkeit, Risikomanagement Benutzer- Rollen und BerechVgungen InformaQonen und Dokumente sind zentral verfügbar Schnelle und einfache Suche Zugriffs- und Datenschutz Archivierung IntegraVon ERP Prozesse Benutzer- freundlichkeit IntegraQon in bestehende Systemlandscha6en, Transparenz, InvesQQonsschutz Vollständiger Vertragsprozess Flexible KonfiguraVon Modernes Design Einfache, intuiqve Bedienung Vorbereitung/Verwaltung Controlling/Beurteilung Archivierung OrganisaQonsstrukturen Vertragshierarchien Genehmigungsverfahren

12 Vollständiger Vertragsprozess

13 Lebenszyklus Vertragsmanagement Lebenszyklus eines Vertrages Vertragsvorbereitung JurisVscher Vertrag OperaVver Vertrag Vertragsterminierung Einkaufsvorhaben / Beschaffungsvorhaben Verkaufsvorhaben Pflichtenhe6 BesQmmung der Bezugsquelle RFx Ausschreibung AukQon Erstellung des Vertrages Einkaufsverträge Verkaufsverträge Dienstleistungsverträge Wartungsverträge Arbeitsverträge Serviceveträge Archivierung Validierung Genehmigung RechtsgülQgkeit Erstellung und Verteilung des operaqven Vertrages Vertragsabrufe Bezugsquellenfindung Preisfindung Genehmigung Verknüpfung mit operaqvem Objekt Bewertungen Vertragsverlängerung Vertragskündigung Neuerstellung Vertragscontrolling

14 Bedarfsmeldung

15 Bedarfsmeldung InformaVonen Transparenz Compliance IntegraVon Usability Zentrale Anlaufstelle für alle Bedarfe Einfache Erfassung des Bedarfes Inhaltliche, finanzielle sowie rechtliche Prüfung Nutzung vorhandener Daten (Kostenstellen, Benutzer, Zugriffe etc.) Ausbaubar, konfigurierbar

16 Bedarfsmeldung Bund Bedarfsträger Einkauf Linie / Verantw. Nachtrag Workflow Bedarfsmeldung? Ausschreibung Neuer Vertrag

17 Bedarfsmeldung Bund

18 Bedarfsmeldung Bund

19 Vorhaben / Vergaben (bei neuem Vertrag)

20 Vertragsvorhaben InformaVonen Transparenz Compliance IntegraVon Usability Für VertragsadministraVon (Fachwissen) oder Bedarfsträger (Erfassungsunterstützung) Compliance BöB, VöB, Org- VöB Prüfungen Checklisten Budgetprüfungen, Obligierungen Nachvollziehbarkeit über Snapshots und Änderungsverfolgung DokumentaVon der Vergabe Konsolidierung aller Dokumente Nutzung vorhandener Daten (Kostenstellen, Benutzer, Zugriffe etc.)

21 Vertrags- Vorhaben Grunddaten Zusatzdaten Partner Zuständigkeiten/ OrganisaVon Dokumente Merkmale Verträge AkVvitäten RelaVonen PosiVonen Snapshots Checklisten NachhalVgkeit Risiken

22 Vertragsvorhaben

23 Vertrag

24 Vertragserstellung InformaVonen Transparenz Compliance IntegraVon Usability Strukturierte Vertragserstellung CI/CD Konformität Rechtssicherheit Nachvollziehbarkeit über Snapshots und Änderungsverfolgung IntegraVon in Vertragsvorhaben/Vergabe

25 Konformität in der Vertragserstellung Vorbereitungsphase: Überprüfung Definition aller notwendigen Daten Audit der Validierungen und Modifikationen Möglichkeit der elektronischen Validierung Spezifische Validierung für unterschiedliche Vertragstypen Phase der Erstellung des juristischen Dokumentes Dokument wird gemäss CI/CD Vorgaben erstellt Bei Bedarf können nur geprüfte Texte zugelassen werden Integration der Archivierung über SAP (Archivlink) und Non-SAP Systeme Integration eines Scanning Systems Möglichkeit der Umwandlung des Dokumentes in PDF/A PDF/A

26 Contract Builder

27 VertragsadministraVon InformaVonen Transparenz Compliance IntegraVon Usability Vollständige Daten Nahtlose und enge IntegraVon in Finanzen, Controlling, etc. Terminierung von Fristen und TäVgkeiten für eine akvve Vertragsverwaltung

28 Struktur Vertrag Dokumente AkVvitäten Partner Vertrag Volumen Zuständigkeiten RelaVonen Merkmale

29 Warum operatives Vertragsmanagement? Tool mit moderner Benutzeroberfläche - Breiter Einsatz des Vertragsmanagements bei Spezialisten, aber auch bei C-Level-Managern geplant à UI als kritischer Erfolgsfaktor - Tool steht in Konkurrenz zu Windows-Lösungen à modernes Look & Feel, nicht SAP GUI! Ausbaubar - Einstieg vorerst ohne Prozessintegration zu anderen SAP-Modulen - Möglichkeit, Vertragsmanagement den Business-Anforderungen entsprechend in andere Geschäftsprozesse einzubinden - Tool kann mit der Prozessreife des Kunden wachsen Anpassbar - Tool mit Framework-Charakter, mit dem auch spezielle Kundenanforderungen befriedigt werden können (falls nötig) 29 Ypsomed AG

30 VertragsadministraVon

31 VertragsadministraVon

32 ProzessintegraVon Vertrag IntegraVonsebene MM Bestellung CO Innenaufträge SD Aufträge MM SD CO HR... SRM CRM... ERP

33 IntegraVon SAP ERP Obligierung, Verwaltung von Verpflichtungen AkVve Bewirtschaaung der Verträge, Termine, Fristen, Ausschöpfung

34 Bewertung

35 Prozessabschluss Vertragsmanagement Lebenszyklus eines Vertrages Vertragsvorbereitung JurisVscher Vertrag OperaVver Vertrag Vertragsterminierung A B C AkVvitäten zum auslaufenden Vertrag AkVvitäten zum Neuen Vertrag AkVvitäten zum Abschluss Vertragskündigung Vertragsverlängerung Neuerstellung Erstellung neuer Vertrag Erstellung Nachtrag Neue Vergabe Fragebogen Beurteilung Lieferant Beurteilung Mitarbeiter IntegraQon strateg. Einkauf IntegraQon Risikomanagement op#onal op#onal

36 Fragebogen zu Lieferant und Mitarbeiter

37 Lieferantenbeurteilung & - evaluavon Lieferantenbeurteilung: Fragebogen für die Beurteilung von Lieferanten im Rahmen von vertraglichen Verpflichtungen Weitgehende KonfiguraQon der Fragen und Beurteilungen IntegraQon von analyqschen Systemen für die Berechnung von Kennzahlen LieferantenevaluaVon TäQgkeit des strategischen Einkaufs DefiniQon der priorisierten Lieferanten pro Warengruppe Region/Land Strategische Auswahl von Lieferanten und Ausarbeitung von Rahmenverträgen

38 Erfahrungen & Nutzen Vertragsmanagement Tool mit moderner Benutzeroberfläche - Breite Akzeptanz und Nutzung des Systems - Was zu besserer Datenqualität und Rechtssicherheit führt Schnell schon Nutzen und Vorteile - Offen für die Zukunft - Klein anfangen und jederzeit ausbauen Entpersonifizierung der Zuständigkeiten Integration in SAP Prozesse wertvoll - Keine Schnittstellen 38 Ypsomed AG

39 Besten Dank! Daniel Grana Teamwork Schweiz AG

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