tifakt Dokumentation bmsoft information technologies GmbH 2012 tifakt Dokumentation 1 / 16

Transkript

1 tifakt Dokumentation bmsoft information technologies GmbH 2012 tifakt Dokumentation 1 / 16

2 Inhaltsverzeichnis Login... 3 Einzelzeiteintrag... 4 Listenerfassung... 5 Korrekturliste... 6 Tagesstatistik... 7 Mobile Erfassung... 8 Projekte... 9 Files Abrechnungsarten Rückstände Mitarbeiter Standort Benutzer bmsoft information technologies GmbH 2012 tifakt Dokumentation 2 / 16

3 tifakt - Dokumentation Login Über die Login-Maske müssen Sie sich am System anmelden. 1. Tragen Sie in das Feld Benutzername den Ihnen zugewiesenen Benutzernamen ein. 2. In das Feld Passwort übernehmen Sie das Ihnen zugewiesene Passwort. 3. Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf die Sign in -Schaltfläche klicken oder mit der Taste Enter Ihre Eingabe bestätigen. bmsoft information technologies GmbH 2012 tifakt Dokumentation 3 / 16

4 Einzelzeiteintrag Auf dieser Seite können Sie einen Einzelzeiteintrag anlegen. 1. Wählen Sie das Projekt und das dazugehörige File über die Drop-down-Menüs aus. 2. Über zwei weitere Drop-down-Menüs ordnen Sie Ihre Tätigkeit einer Practice Group und einer Aktivität zu. 3. Setzen Sie das Datum des Zeiteintrags (nach der Auswahl des Datums müssen Sie neben die Datumsauswahlbox klicken) und tragen Sie die reale Bearbeitungszeit in Minuten ein. 4. Legen Sie nun die abrechenbare Zeit in Minuten fest, die dem Kunden tatsächlich in Rechnung gestellt werden kann. Sofern sie mit der real aufgewendeten Zeit übereinstimmt, können Sie mit der Pfeil-Taste den Wert der realen Zeit einfach übernehmen. 5. Dokumentieren Sie Ihre Tätigkeit im Feld die Beschreibung. 6. In einem weiteren Feld können Sie zusätzlichen Notizen zu Ihrer Tätigkeit angeben. 7. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem Speichern -Schalter. 8. Wollen Sie einen weiteren Zeiteintrag anlegen, drücken Sie die Neu -Schaltfläche und wiederholen Sie die Schritte 1 bis 7. bmsoft information technologies GmbH 2012 tifakt Dokumentation 4 / 16

5 Listenerfassung Bei der Listenerfassung können Sie bis zu 32 Einzelzeiteiträge auf einmal eingeben. 1. Die Eingabe eines einzelnen Zeiteintrages erfolgt analog zum Einzelzeiteintrag. 2. Sie müssen jeden Zeiteintrag mit dem Klicken auf die Speichern -Schaltfläche bestätigen. bmsoft information technologies GmbH 2012 tifakt Dokumentation 5 / 16

6 Korrekturliste In der Korrekturliste können Sie die Zeiteinträge, wie der Name schon sagt, bearbeiten bzw. korrigieren. 1. Wählen Sie dazu das Datum der zu bearbeitenden Zeiteinträge aus. 2. Klicken Sie auf die Liste holen -Schaltfläche. Die mit diesem Datum versehenen Zeiteiträge werden geladen. 3. Sie können alle Felder des jeweiligen Zeiteintrages bearbeiten. 4. Beachten Sie, dass wenn Sie ein anderes Projekt auswählen, die Liste der dazugehörigen Files aktualisiert wird und Sie ein entsprechendes File neu auswählen müssen. 5. Ansonsten sind die Eingaben analog zum Einzelzeiteintrag vorzunehmen. bmsoft information technologies GmbH 2012 tifakt Dokumentation 6 / 16

7 Tagesstatistik In der Tagestatistik sehen Sie vier generierte Tortendiagramme. 1. Top 10 Projekte, absteigend sortiert nach nicht abgerechneter Zeit. 2. Top 10 Files, absteigend sortiert nach nicht abgerechneter Zeit. 3. Top 10 Tätigkeiten, absteigend sortiert nach nicht abgerechneter Zeit. 4. Top 10 Practice Groups, absteigend sortiert nach nicht abgerechneter Zeit. Die Daten beziehen sich auf den heutigen Tag. Fahren Sie mit der Maus über die einzelnen Grafiken, um detaillierte Informationen zu sehen. Sofern keine Tortendiagramme angezeigt werden, wurde am heutigen Tag noch kein Zeiteintrag erfasst. bmsoft information technologies GmbH 2012 tifakt Dokumentation 7 / 16

8 Mobile Erfassung Die Anmeldung an den mobilen Erfassungsclient erfolgt über eine separate Adresse. Melden Sie sich mit den Ihnen zugewiesenen Benutzerdaten an. 1. Geben Sie Ihren Benutzernamen in das Login -Feld ein. 2. Das Passwort schreiben Sie in das Passwort -Feld. 3. Zum Schluss müssen Sie auf die Anmelden -Schaltfläche klicken. In der Eingabe-Maske für mobile Zeiterfassung können Sie einen Zeiteintrag analog zum Einzeleintrag erfassen. bmsoft information technologies GmbH 2012 tifakt Dokumentation 8 / 16

9 Projekte Auf dieser Seite können Sie ein neues Projekt anlegen. 1. Vergeben Sie zunächst den Projektnamen des neuen Projekts im Projektname -Feld. 2. Wählen Sie aus der Erfasser -Liste, ggf. unter Benutzung der Strg -Taste und Maus, die für dieses Projekt berechtigten Erfasser aus. 3. Verfahren Sie analog mit der Verwalter -Liste und legen Sie die Verwalter für dieses Projekt fest. 4. Einen Verantwortlichen bzw. einen Billing Partner wählen Sie in der Verantwortlicher - Drop-down-Liste aus. 5. Speichern Sie zum Schluss Ihre Eingaben indem Sie auf die Speichern -Schaltfläche klicken. 6. Möchten Sie ein weiteres Projekt anlegen, klicken Sie auf die Neu -Schaltfläche und wiederholen Sie die Schritte 1 bis 5. bmsoft information technologies GmbH 2012 tifakt Dokumentation 9 / 16

10 Files Auf dieser Seite können Sie neue Files anlegen. 1. Vergeben Sie den Filenamen im File -Feld. 2. Geben Sie in das File Nummer -Feld die File-Nummer ein. 3. Wählen Sie aus der Projekt -Drop-down-Liste das dazugehörige Projekt aus. 4. Den dazugehörigen Standort wählen Sie aus der Standort -Drop-down-Liste aus. 5. Ferner können Sie mit einem Häkchen festlegen, ob es sich um eine Abrechnungsakte handelt. 6. Mit einem weiteren Häkchen können Sie bestimmen, ob bei diesem File die RVG-Abrechnung zum Tragen kommt. 7. Speichern Sie zum Schluss Ihre Eingaben mit dem Klicken auf die Speichern -Schaltfläche. 8. Möchten Sie ein weiteres File anlegen, klicken Sie auf die Neu -Schalfläche und wiederholen Sie die Schritte 1 bis 7. bmsoft information technologies GmbH 2012 tifakt Dokumentation 10 / 16

11 Abrechnungsarten Unter Abrechnungsarten werden Sie in der finalen Version die Abrechnungsarten anlegen und editieren können. bmsoft information technologies GmbH 2012 tifakt Dokumentation 11 / 16

12 Rückstände Diese Seite informiert Sie über Ihre Zeiterfassungsaktivitäten der letzten 7 Tage. 1. Das erste Tortendiagramm zeigt die Gesamtwochenübersicht mit den abgerechneten und nicht abgerechneten Zeiten. 2. Zusätzlich können Sie aus der Projekt -Drop-down-Liste (Sortierung ist absteigend nach nicht abgerechneten Zeiten) ein Projekt auswählen, dessen Zeiten und File-Details in weiteren Diagrammen dargestellt werden. 3. Klicken Sie dazu auf die Anzeigen -Schaltfläche. Es erscheint die Übersicht der abgerechneten und nicht abgerechneten Zeiten für das ausgewählte Projekt in Form eines Tortendiagrammes und die abgerechneten und nicht abgerechneten Zeiten für jedes zum Projekt gehörende File in Form eines Balkendiagramms. 4. Nachdem Sie sich die Details zu einem Projekt anzeigen ließen, wird die Excel-Export -Taste aktiviert, so dass Sie die Daten der einzelnen Files in ein Excel-File exportieren können. Hinweis: Fahren Sie mit der Maus über die einzelnen Grafiken, um detaillierte Informationen zu sehen. bmsoft information technologies GmbH 2012 tifakt Dokumentation 12 / 16

13 So sieht die Herunterladen -Aufforderung aus, wenn Sie den Excel-Export benutzen. bmsoft information technologies GmbH 2012 tifakt Dokumentation 13 / 16

14 Mitarbeiter Auf dieser Seite können Sie sich die Auswertung nach Mitarbeitern anzeigen lassen. 1. Wählen Sie zunächst den Zeitraum aus. Sofern der richtige Zeitraum schon ausgewählt ist, müssen Sie einmal auf eines der beiden Datumsfelder klicken, damit die Liste der Mitarbeiter gefüllt werden kann. 2. Wurde die Mitarbeiter -Drop-down-Liste nicht gefüllt, so gibt s in dem ausgewählten Zeitraum keine Zeiteinträge. 3. Anderenfalls können Sie jetzt einen Mitarbeiter aus der Mitarbeiter -Drop-down-Liste auswählen. 4. Ferner können Sie in der Auswertung -Drop-down-Liste festlegen, ob für den ausgewählten Mitarbeiter die Top 10 nicht abgerechneter Files oder Top 10 nicht abgerechneter Projekte zusätzlich zu den drei anderen Tortendiagrammen dargestellt werden sollen. 5. Diese stellen oben links den Gesamtrückstand der abgerechneten und nicht abgerechneten Zeiten für den von Ihnen ausgewählten Zeitraum dar. 6. Oben rechts werden die Top 10 der nicht abgerechneten Zeiten sortiert nach Mitarbeiter dargestellt. 7. Unten links wird die Gesamtübersicht der abgerechneten und nicht abgerechneten Zeiten für den von Ihnen ausgewählten Mitarbeiter dargestellt. 8. Und unten links werden die von Ihnen über Auswertung -Drop-down-Liste ausgewählten Top 10 Files bzw. Top 10 Projekte dargestellt. Hinweis: Fahren Sie mit der Maus über die einzelnen Grafiken, um detaillierte Informationen zu sehen. bmsoft information technologies GmbH 2012 tifakt Dokumentation 14 / 16

15 Standort Auf dieser Seite können Sie sich die Auswertung nach Standort anzeigen lassen. 1. Wählen Sie zunächst den Zeitraum aus. Sofern der richtige Zeitraum schon ausgewählt ist, müssen Sie einmal auf eines der beiden Datumsfelder klicken, damit die Liste der Standorte gefüllt werden kann. Wurde die Standort -Drop-down-Liste nicht gefüllt, so gibt s in dem ausgewählten Zeitraum keine Zeiteinträge. 2. Anderenfalls können Sie jetzt einen Standort aus der Standort -Drop-down-Liste auswählen. Die Standort -Drop-down-Liste ist absteigend nach nicht abgerechneten Zeiten sortiert. 3. Ferner können Sie in der Auswertung -Drop-down-Liste bestimmen, ob für den von Ihnen ausgewählten Standort unten links bzw. mittig die Top 10 der Practice Groups, Top 10 Activities, Top 10 Projekte oder die Übersicht nach Jahren dargestellt werden sollen, zusätzlich zu der Gesamtübersicht nicht abgerechneter Zeiten, sortiert nach Standort, oben links und der Gesamtübersicht der abgerechneter und nicht abgerechneter Zeiten für den von Ihnen ausgewählten Standort oben rechts. 4. Klicken Sie einfach auf die Anzeigen -Schaltfläche und sehen Sie sich die Ergebnisse an. bmsoft information technologies GmbH 2012 tifakt Dokumentation 15 / 16

16 Benutzer Auf dieser Seite können Sie einen neuen Benutzer anlegen, vorausgesetzt Sie haben die entsprechende Berechtigung. 1. Tragen Sie optional den Titel in das Titel -Feld ein. 2. Vornamen, Nachname tragen Sie in die entsprechenden Felder Vorname und Nachname ein. 3. Ein möglicher Namenszusatz kommt in das Namenszusatz -Feld. 4. Geben Sie nun den zukünftigen Loginnamen des neuen Benutzers in das Login -Feld ein. 5. Das zugehörige Passwort des neuen Benutzers tragen Sie in das Passwort -Feld ein. 6. Wählen Sie aus der Position -Drop-down-Liste die entsprechende Position des neuen Benutzers aus. 7. Den primären Standort zu dem der neue Benutzer gehört, wählen Sie aus der Standort - Drop-down-Liste aus. 8. Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf die Speichern -Schaltfläche klicken. 9. Möchten Sie einen weiteren Benutzer anlegen, so klicken Sie nach dem Speichern auf die Neu -Schaltfläche und wiederholen Sie die Schritte 1 bis 8. bmsoft information technologies GmbH 2012 tifakt Dokumentation 16 / 16