COSYS Komplettlösung

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1 COSYS Komplettlösung Barcode-/MDE gestützte Ordner- und Dokumentenverwaltung im Archiv Erst-Inventarisierung Ihrer Dokumente: Kennzeichnung (Nummerierung), Erfassung und Lagerplatzzuordnung mit MDE-Scanner und PC Software Verwaltung und Datenorganisation: lokale oder serverbasierte Software zur Ordner- und Lagerplatzverwaltung MDE-/Scannergestützte Such-und und Filterfunktionen: schnelles Auffinden der Ordner und Dokumente über Such-/Filterfunktionen auf PC und MDE-Scanner Copyright COSYS Ident GmbH 2015

2 COSYS Dokumentenverwaltung Mit der COSYS Komplettlösung für die Barcode-/MDE gestützte Archiv-und Dokumentenverwaltung ist der Überblick in Ihrem Ordnerarchiv gewährleistet. Zunächst werden die Lagerplätze (Regale, Fächer) gekennzeichnet. Anschließend werden die Aktenordner und Dokumente mit Barcode-Etiketten durchnummeriert. Bei der Erstinventarisierung wird zunächst die Lagerplatznummer anhand des Barcodes gescannt, danach der Ordner, welcher an diesem Lagerplatz eingelagert wird. Dabei werden beide Datensätze für den späteren Export in die PC Software miteinander verheiratet. Anschließend können zu jedem Datensatz noch Zusatzinformationen (z.b. Bezeichnung, Kommentar, Foto) ergänzt werden (Modul Erstinventarisierung ). Anschließend kann zu jedem Ordner und Lagerplatz bequem eine Auskunft mit dem mobilen Gerät (MDE-Gerät, Handheld PC mit Windows CE, Android-Smartphone) oder auf dem PC (aus der Datenbank) abgerufen werden. Dies kann entweder über den Scanner erfolgen, indem der Lagerplatz oder der Ordner gescannt wird (Auskunft mit MDE) oder die Auskunft erfolgt über die PC Software (COSYS WebDesk) über entsprechende Such-und Filterfunktionen.

3 Erstinventarisierung

4 Erstinventarisierung Erstinventarisierung Bei der Erstinventarisierung eines Ordners oder eines Dokuments wird (nach erfolgter Kennzeichnung der Ordner und Dokumente) zuerst der Lagerplatz eingescannt. Anschließend wird das Dokument (ebenfalls durch einscannen) zugeordnet. Die Datensätze zu den eingelagerten/inventarisierten Ordnern können anschließend durch Beschreibungen und Kommentare ergänzt werden.

5 Erstinventarisierung - Liste Erstinventarisierung - Liste Ansicht der inventarisierten Daten. Das Löschen der Daten muss bestätigt werden.

6 Erstinventarisierung - Fotoerfassung Fotoerfassung Zu jedem Dokument können zusätzlich Fotos und Markierungen hinzugefügt werden. Markierungen können per Touchscreen auf dem Foto vorgenommen und gespeichert werden.

7 Ordner- und Dokumentenauskunft

8 Ordner- und Dokumentenauskunft Ordner- und Dokumentenauskunft Sind alle Ordner und Dokumente inventarisiert können über die Volltextsuche alle inventarisierten Ordner und Dokumente schnell wiedergefunden werden. Die Volltextsuche hat eine automatische Filterfunktion mit Autovervollständigung. In der Übersicht werden alle wichtigen Informationen wie Ablageort und Bezeichnung angezeigt.

9 Ordner- und Dokumentenauskunft

10 Datenexport Datenexport Der Datenexport kann vom MDE angestoßen werden. Die Import-/Exportfunktion können kundenspezifisch angepasst werden.

11 Daten übertragen und -löschen Gemäß kundenspezifischen Anforderungen.

12 Einstellungen Benutzerverwaltung DieBenutzerverwaltungbietet zahlreiche Funktionen zur Verwaltung verschiedener Benutzerrechte. Das System unterscheidet zwischen den Benutzerrollen "Administrator" und Anwender". Der Administrator besitzt grundsätzlich alle Berechtigungen und kann den Anwendern spezifische Benutzerrechte vergeben (z.b. eingeschränkter Zugriff auf ein bestimmtes Modul).

13 Übersicht Administrationsbereich

14 Einstellungen

15 Einstellungen

16 COSYS WebDesk COSYS WebDesk Nach der Anmeldung im COSYS Webdeskstehen sämtliche Module zur Verfügung.

17 COSYS WebDesk Übersicht Details In dem Dokumenten-Modul werden die einzelnen Dokumente in einer Übersicht mit integrierter Filtermaske angezeigt, von wo aus sie nachträglich bearbeitbar sind. Die Filter-und Suchfunktionen erleichtern die Pflege der Datensätze.

18 COSYS WebDesk Bearbeiten der Dokumentendetails Durch einen Doppelklick in den benötigten Eintrag, öffnet sich ein weiteres Fenster und ermöglicht die sofortige Aktualisierung der vorhandenen sowie das Hinzufügen fehlender Daten.

19 COSYS WebDesk Modulübergreifend Über das ausgewählte Verfahren kann direkt der zugehörige Ordner geöffnet und dementsprechend bearbeitet werden.

20 COSYS WebDesk Übersicht Ordnerdetails Die einzelnen Dokumente werden in einer Übersicht mit integrierter Filtermaske angezeigt, von wo aus sie nachträglich bearbeitbar sind. Die Filter-und Suchfunktionen erleichtern hier ebenfalls die Pflege der Datensätze.

21 Ausgabe Details Ausgabe Ordnerdetails Die Details und Informationen zu einem Dokument sind wahlweise als PDF oder.csvexportierbar. Die Reportformate sind dynamisch Austauschbar. Das Suchen und Durchsuchen der Akte entfällt und liefert die wichtigsten Informationen sofort auf einen Blick.

22 Kontakt Geschäftsleitung: Dirk Baule Handelsregister: Hildesheim HRB Nr.: 1196 COSYS USt..ID.: DE Adresse: COSYS Ident GmbH Am Kronsberg Holle Grasdorf Tel: Fax:

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