AutoStore für ELO Dezentrales Scannen mit MFPs in ELO

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1 AUTOSTORE FÜR ELO NSi AutoStore ist eine Capture Middleware die vor allem auf die dezentrale Erfassung von Informationen spezialisiert ist. Hierbei werden vor allem MFPs (Multifunktionale Printer / Kopierer) eingesetzt, welche vom Endanwender einfach zu bedienen sind und vor allem in vielen Unternehmen schon vorhanden sind. Durch die Integration von ELO in NSi AutoStore können MFPs jetzt einfach und direkt an die Prozesse im DMS angebunden werden um die Erfassung von Dokumenten so einfach wie möglich für die Anwender zu gestalten. DEZENTRALES SCANNEN MIT MFPS MFPs sind heute weit mehr als ein Drucker oder Kopierer. Mit NSi AutoStore können viele dieser Geräte zu vollwertigen Clients für ECM Systeme erweitert werden. So ist es möglich Dokumente direkt am MFP zu Indizieren und den Scan mit diesen Daten direkt in Zielsysteme zu übergeben. Die Displays der Maschinen können durch AutoStore so angepasst werden, dass Sie die Anwendung in ELO wiederspiegeln. Das heißt, dass ein Anwender am Display die Taste Vertrag wählen kann und dann nach den benötigten Indexinformationen gefragt wird. Basierend auf diesen Eingaben wird das Dokument dann zielgenau in ELO abgelegt, wobei Index Informationen natürlich auch direkt aus ELO geladen werden können. Das Display gibt die Felder aus der ELO Indexmaske wieder alle statischen Werte wie Archiv, Pfadaufbau werden anschließend über die Komponente statisch oder anhand von Variablen im Hintergrund übergeben.

2 DIE KOMPONENTE Die Integration von NSi AutoStore in ELO wurde über den ELO Indexserver realisiert. Hierfür wurde für AutoStore eine sog. Route Komponente erstellt, die die Daten und den Scan direkt an ELO übergibt. Funktionen der Komponente: Der Zugriff auf das ELO System erfolgt durch einen Administrativen Account (muß Schreibzugriff auf das Zielarchiv haben) via Username und Passwort. Der Indexserver wird dann mit einer URL IP>:<Port>/ix-<Archive name>/ix?wsdl angesprochen. Das Bereitstellen von Live-Daten für die Konfiguration kann über den Get Information Knopf erreicht werden.

3 Über den Archive Path kann auf die Verzeichnisstruktur in ELO zugegriffen werden. Hier kann man entweder einen Pfad Statisch setzen oder Variablen verwenden um einen bestehenden Pfad auszuwählen. Das Feld Form Type ermöglicht die Übergabe von Metadaten in die ELO Indexmaske. Sobald ein Form Type gewählt wurde stehen dessen Indexfelder zur Verfügung um Variablen dort einzutragen. Über Impersonate kann man einen neuen Anwender setzen. Die ist nötig wenn die Dokumente nicht unter dem Administrativen Anwender aufgelistet werden sollen, sondern unter dem Anwender der das Dokument gescannt hat (setzt eine Anmeldung am MFP voraus). Start Ad Hoc Workflow ermöglicht es Workflows direkt in ELO zu starten. Somit kann nach dem Einstellen z.b. ein Freigabeworkflow angetriggert werden. Weitere Felder die zur Verfügung stehen ermöglichen das setzen eines Datum, der Dokument Version, des Farbflags, des Dokument Status und des Dokument Typs (z.b. Acrobat PDF) weiterhin kann auch ein Kommentar vergeben werden. AUFBAU VON CAPTURE WORKFLOWS IN AUTOSTORE Um eines vorwegzunehmen in AutoStore beziehen sich der Begriff Workflow auf den Weg wie Dokumente verarbeitet werden. Workflows in AutoStore sind nicht vergleichbar mit Geschäftsworkflows in ELO oder Business Process Systemen. Wenn Dokumente mit AutoStore erfasst werden sollen, so wird ein Workflow erstellt der die Erfassung, die Verarbeitung und die anschließende Übergabe in ELO darstellt. Diese Workflows werden in einem grafischen Prozess Designer erstellt und kommen in den meisten Fällen ohne Programmierung aus, was eine schnelle Umsetzung ermöglicht.

4 Erfassung Für die Erfassung stehen in AutoStore die sogenannten Capture Komponenten zur Verfügung. Beim Einsatz dieser in Verbindung mit MFPs, übernehmen diese die komplette Steuerung der Endgeräte, welches für den Integrator den Vorteil ergibt, dass er sich nicht mit den jeweiligen Maschinen auseinandersetzen muss. Stand Juni 2011 unterstützt NSi AutoStore über 600 verschiedene MFPs, der folgenden Hersteller: Canon HP Konica Minolta Kyocera Lexmark Ricoh Sharp Xerox Auch Netzwerkscanner von Fujitsu und Kodak werden neben der Aufnahme von elektronischen Dateien unterstützt. Verarbeitung von Dokumenten NSi AutoStore ermöglicht mit einer Vielzahl von Komponenten eine Verarbeitung von erfassten Dokumenten. Hierzu stehen die folgenden Module zur Verfügung: OCR zur Umwandlung von Dokumenten in durchsuchbare PDF, PDF/A, Word, Excel, etc. Dateien Bildaufbereitung um Dokumente zu trennen, Leerseiten zu entfernen, aubereiten der Qualität uvm. Barcodeerkennung um Werte zu übernehmen oder Dokumente automatisch zu trennen. PDF Konvertierung von elektronischen Dokumenten.

5 Module zur Manipulation von Dokumenten durch aufbringen von Wasserzeichen, entfernen von Linien oder Lochungsmarkierungen WARUM IST DAS SCANNEN MIT MFPS SO INTERESSANT? MFPs haben mehrere Vorteile gegenüber Desktop oder Workgroup Scannern. Einer dürfte die Nähe zum Anwender sein, denn MFPs werden in vielen Firmen schon auf Team oder Arbeitsgruppen Ebene eingesetzt und sind somit für viele Anwender einfach zu erreichen. Weiterhin ist die Bedienung der durch NSi AutoStore erweiterten Maschinen sehr effizient, da hier die Prozesse die die Anwender benötigen abgebildet werden können. Das stärkste Argument dürfte aber sein, dass es vermutlich kein Unternehmen ohne MFP gibt und somit keine zusätzlichen Kosten für die Scannerhardware entstehen. Auch die Qualität der gescannten Dokumente entspricht in den meisten Belangen denen von professionellen Scannern, vor allem bei Beleggut wie es in den meisten Büroumgebungen vorkommt. ÜBER NSI NSi beschäftigt sich seit 1999 mit der Integration von MFPs in Geschäftsprozesse und ist heute führender Anbieter im Bereich von dezentralen Enterprise Scanlösungen. Der Vertrieb unserer Lösungen findet indirekt über einen großen Partnerkanal statt, wobei NSi Büros in Rockville in den USA, Wetzlar und Sao Paulo betreibt. NSi pflegt umfangreiche strategische Beziehungen mit den unterstützten Hardwareherstellern, welche die Lösungen von NSi auch direkt vertreiben und die Aktualität der Integration gewährleistet ist. Weiterhin bietet NSi den kompletten Support für alle Komponenten von der Erfassung, Verarbeitung bis hin zur Übergabe direkt als Hersteller an, welches Aufwände bei Partnern und Kunden reduziert.

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