M.SecureTrade / Gelangensbestätigung

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1 M.SecureTrade / Gelangensbestätigung

2 Grundidee & Nutzen M.SecureTrade/Gelangensbestätigung ist das zentrales Programm für die Erstellung und Verwaltung von Gelangensbestätigungen (GBs) bzw. deren Alternativnachweisen (entspr. 17a UStDV vom ). Für alle Transportvarianten, also Beförderung wie Versendung, einsetzbar. M.SecureTrade/Gelangensbestätigung übernimmt die gesamte Kommunikation mit den Warenempfängern oder Transportdienstleistern. ermöglicht das Monitoring des GB-Status und die Mahnung fehlender Nachweise. Die Anwendung ist vollständig in SAP integrierbar und eine eigenständige Entwicklung im Mercoline-Namensraum. ab SAP ERP 4.7 aufwärts verfügbar und UNICODE-fähig. Ihr Nutzen Unterstützung hinsichtlich der gesetzlichen Nachweispflichten nach UStDV Vollständige Integration in SAP, keine Schnittstellen zu Drittsystemen Hohe Flexibilität hinsichtlich der SAP-Vorbelege Entlastung der Mitarbeiter durch Automatisierung von Datenübernahme, GB-Versand und Rückmeldungen Schneller Überblick über den GB-Status durch proaktives Statusmonitoring Hohe Revisonssicherheit durch Dokumentenablage direkt im SAP-System Rückverfolgbarkeit von GBs durch Integration in den SAP-Belegfluss 2

3 Lösung im Überblick Versender / SAP-System Automatisierung des GB-Versandes Empfänger Rechnung M.SecureTrade Gelangensbestätigung Auslieferung Transport Daten aus Referenzbeleg Integration in SAP-Belegfluss Archive- Link GB-Beleg (innergemeinschaftliche Lieferungen) GB-Beleg erstellen GB-Beleg anzeigen GB-Beleg ändern GB-Nachrichtensteuerung GB-Eingangsverarbeitung , Einmallink/Webportal, IDoc/EDI, Fax, Druck, , Webportal, IDoc/EDI, GOS/ArchiveLink (CMR-Frachtbr., Speditionsbescheinigung, ) GB-Statusmonitor Tracking- Daten (XSI) Customizing Automatisierung des GB-Rücksendeprozesse 3

4 Funktionen (Auszug) Erstellen der Gelangensbestätigungen (GB) automatisch oder manuell aus SAP-Belegen (z.b. aus Auslieferungen oder Rechnungen) Mehrere GB-Typen möglich: Einzel-GB oder Sammel-GB Flexibler Versand der GB entsprechend der hinterlegten Konditionsarten (E- Mail, Fax, SmartForm, IDoc/EDI, Einmallink/Webportal, ) über die SAP- Nachrichtensteuerung Verschiedenste Rückmeldeverfahren für GB s und Alternativnachweise ( , IDoc/EDI, Paper/Scan, Einmallink/Webportal, XSI/Tracking, ) Verknüpfung der Verbringungsnachweisen mit dem GB-Beleg (GOS, ArchiveLink) Visualisierung der Dokumente direkt aus dem SAP-Beleg heraus Protokollierung aller Nachrichten und aller Statusänderungen Integration der GB-Belege in den SAP-Belegfluss Statusmonitor mit verschiedensten Selektionskriterien Mehrstufiges Mahnverfahren (in Realisierung) GB-Formulare mehrsprachig (Deutsch, Englisch, Französisch) 4

5 Screenshots: GB-Beleg aus Vorbeleg anlegen 5

6 Screenshots: Detail- und Statusinformationen in den verschiedenen Beleg-Reitern 6

7 Screenshots: Statusmonitor 7

8 GB-Kommunikationswege Um die verschiedenen Kommunikationswege bei Austausch von Daten zwischen dem Lieferanten und seinen Kunden zu berücksichtigen, bietet Mercoline verschiedene Lösungsansätze an. Standard GB-Versandwege: 1. IDoc 2. IDoc/EDI (via Mercoline EDI-Services) 3. mit PDF (SmartForms) 4. mit Einmallink/Web-Portal 5. Fax 6. Druck 7. XSI (bei Rückmeldung von Trackingdaten) 8. Ohne Hohe Flexibilität je nach Möglichkeit und Wunsch der WE Flexible Abb. der Alternativnachweisverfahren entspr. der neuen USt-DV) Weitere GB-Versandwege möglich, z.b. SAP-Interactive Forms 8

9 GB-Kommunikationswege Versender / SAP-System Empfänger Rechnung M.SecureTrade Gelangensbestätigung Druck/Paper Fax, mit PDF (SAP SmartForm) Auslieferung Transport Daten aus Referenzbeleg Integration in SAP-Belegfluss Archive- Link BDS GB-Beleg (innergemeinschaftliche Lieferungen) GB-Beleg erstellen GB-Beleg anzeigen GB-Beleg ändern GB-Statusmonitor - Upload Postf./ SAP GOS Dateiablage GB-IDoc Web- Portal XML Antwort- /-Fax Paper Scan mit Einmallink Klick Einmallink Customizing Mercoline EDI- Services EDI, XML, EDI, XML, Ausgehend Eingehend 9

10 Ablauf und Status der Gelangensbestätigung (Typischer Anwendungsfall) Beleg anlegen GB erstellt 02 GB versandt Legende GB-Status 01 Neu (NEW) In Mahnung 02 Versandt (SNT) GB abgeschl. vollständig Rückmeldung (Liefermenge=rückgemeldete Menge) Abgeschlossen vollständig (CMPL) 04 In Klärung (TBCL) 03 GB abgeschl. unvollst. 05 Nach Klärung (ohne Differenzen) Nach Klärung (mit Differenzen) Rückmeldung (Liefermenge <>rückgem. Menge) GB In Klärung Abgeschlossen unvollständig (INCO) 06 Überfällig (OVD) (per Berechnung) 07 In Mahnung (NOT) 08 Storniert (CANC) 10

11 Leistungen Bereitstellung der SAP-Transporte zum Einspielen in das SAP-System Bereitstellung der Dokumentation (Admin- und Benutzerhandbuch) Flexible Nutzung der Anwendung durch individuelles Customizing möglich Einbau von kundenspezifischen Anforderungen über vordefinierte BAdIs Die Bereitstellung des Moduls Gelangensbestätigung erfolgt nach Lizenzierung Mercoline stellt im Rahmen des Wartungsvertrages kostenlos Updates bereit 11

12 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. MERCOLINE GmbH Am Borsigturm 100 D Berlin Phone: +49 (0) Fax:: +49 (0) Internet:

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