Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit SAP - Automobilzulieferer ZF Friedrichshafen AG führt unternehmensweit Rechnungsverarbeitungslösung

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1 Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit SAP - Automobilzulieferer ZF Friedrichshafen AG führt unternehmensweit Rechnungsverarbeitungslösung ein Name: Michael Heuss Funktion: IT-Projektleiter Organisation: ZF Friedrichshafen AG Name: Oliver Hoffmann Funktion: CEO Organisation: ReadSoft AG Liebe Leserinnen und liebe Leser, in diesem Interview beschreiben Herr Michael Heuss (IT-Projektleiter, ZF Friedrichshafen AG) und Oliver Hoffmann (CEO, ReadSoft AG), wie ein Unternehmen seine Prozesse im Rechnungswesen mit einer Automatisierungslösung optimiert und standardisiert und welche Vorteile sich daraus für das Unternehmen, für Mitarbeiter und für Kunden ergeben. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team Seite 1

2 Frageblock 1: Auslöser des Projekts Die ZF Friedrichshafen AG ZF ist ein weltweit führender Automobilzulieferkonzern in der Antriebs- und Fahrwerktechnik mit 117 Produktionsgesellschaften in 26 Ländern. Der Konzern beschäftigt rund Mitarbeiter, davon rund im Ausland. ZF erzielte im Jahr 2010 einen Umsatz von 12,9 Milliarden Euro und gehört zu den zehn größten Automobilzulieferern weltweit. Aus diesen Angaben kann man leicht ableiten, dass bei ZF eine Vielzahl von Rechnungen bearbeitet werden muss, dies aber wohl bislang auch recht erfolgreich gehandhabt wurde. Was gab also den Anstoß zur Einführung einer neuen Lösung für die Rechnungsverarbeitung? Nach welchen Kriterien wurden in Frage kommende Anbieter sondiert? Ziel der Softwareeinführung bei ZF Friedrichshafen war es, die Kreditorenprozesse in den Gesellschaften weltweit zu standardisieren. Zuvor gab es zwar bereits an einigen Standorten in Deutschland und in den USA eine Lösung zur Rechnungserfassung und -verarbeitung, deren Handhabung in den einzelnen Gesellschaften jedoch sehr unterschiedlich und individuell geregelt war. Insbesondere konnten mit der bisherigen Anwendung die Abläufe in SAP nicht automatisiert werden und keine durchgängige Prozessunterstützung gewährleistet werden. Die Entscheidung für eine neue, einheitlich eingesetzte Lösung wurde auch deshalb getroffen, weil der hohe Anteil an EDI-basierten Rechnungen mit der gleichen Lösung verarbeitet werden sollte wie alle anderen eingehenden Rechnungen. Dies war eine wesentliche Anforderung, da in der Automotive-Branche ein Großteil aller Rechnungsdaten zwischen Herstellern und Lieferanten auf elektronischem Wege via EDI ausgetauscht wird. Für uns als international tätiger Konzern ist es außerdem wichtig, dass die Finanzprozesse standardisiert, transparent und effizient sind. Seite 2

3 Frageblock 2: Die Lösung auf Basis von ReadSoft Der Markt bietet eine Reihe von teilweise sehr unterschiedlichen Lösungen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung. Was sind die Besonderheiten Ihrer Branche, Ihres Unternehmens oder Ihres Anwendungsbereichs, die abgebildet werden sollten? Was waren aus Ihrer Sicht die entscheidenden Argumente für ReadSoft? Im Automotive-Markt wird ein großer Teil an Rechnungen via EDI ausgetauscht. Eingangsrechnungen müssen gegen aktuelle Lieferscheine sowie langfristige Lieferpläne geprüft werden. Die Lieferpläne sind in SAP angelegt und definieren teilweise über mehrere Jahre hinweg, welche Komponenten die Lieferanten von ZF liefern müssen. Diese für den Automotive- Markt typische Besonderheit sollte durch die Automatisierung des Prozesses effizienter und transparenter abgewickelt werden. Darüber hinaus haben wir uns eine Lösung gewünscht, die sich für den internationalen Roll-out eignet und somit in der Lage ist, die Prozesse in allen Divisionen und an allen Standorten einheitlich zu gestalten. Die Wahl fiel unter anderem deshalb auf ReadSoft, weil das Unternehmen als internationaler Anbieter die notwendige Projektunterstützung und fachliches Knowhow vor Ort bieten kann. In Bezug auf das Lösungskonzept hat uns ReadSoft mit einer SAP-zertifizierten Lösung überzeugt, die die Prozesse im Rechnungswesen optimal und durchgängig unterstützt. Schlüsseldaten auf den Rechnungen werden mit den Bestelldaten im SAP-System abgeglichen. So können viele Belege bei entsprechender Übereinstimmung automatisiert gebucht werden. Die eingesetzte Cockpit-Lösung bietet einen vollständigen Überblick über alle Rechnungen, einschließlich der per EDI übermittelten Rechnungsdaten. Die schwer lesbaren Informationen aus den EDI-Datenströmen werden in einer nachvollziehbaren und verständlichen Form aufbereitet und zusammen mit den Informationen aller anderen Eingangsrechnungen in einem zentralen Rechnungseingangsbuch zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. Zusätzlich wird ein lesbares Rechnungsbild aus dem EDI-Datenstrom erzeugt. Dieses erleichtert die elektronisch unterstützte Nachbearbeitung und die Nachvollziehbarkeit für Buchhalter und externe Prüfer. Die Workflow-Komponente, ebenfalls ein zertifiziertes SAP-Add-on, ermöglicht es, Rechnungen zur Prüfung an die zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten und Rechnungsfreigaben einzuholen. Nachdem das Auswahlverfahren mit einer umfangreichen Shortlist begonnen hatte, wurden zwei ausgewählte Software-Anwendungen zum Test installiert. Die Seite 3

4 Entscheidung fiel zugunsten der ReadSoft-Lösung, die die Anforderungskriterien am besten erfüllte. Besonders überzeugt hat die Möglichkeit, Workflows schnell und einfach zu konfigurieren und anzupassen. Von ebenso großer Wichtigkeit war die Unterstützung der EDI-Funktionalitäten im Standard sowie anderer Formate elektronischer Rechnungen unter Berücksichtigung der Signaturverfahren. Da die erforderlichen Funktionen Bestandteil der ReadSoft Standard-Lösung sind, ist eine anhaltende Unterstützung dieser Prozesse im Rahmen Standard-Pflege gewährleistet. Wir haben uns außerdem auch deshalb für ReadSoft entschieden, weil die Rechnungsverarbeitungslösung in SAP integriert ist und eine durchgängige Prozessunterstützung leistet. Seite 4

5 Frageblock 3: Der Erfolg für ZF Friedrichshafen Welche Erwartungen haben Sie für zukünftige Arbeitsabläufe und die Qualität der Rechnungsverarbeitung? In welcher Weise wird Ihr Unternehmen davon profitieren? Zum einen versprechen wir uns von der Einführung der ReadSoft-Lösung eine erhebliche Beschleunigung der Abläufe bei der Rechnungseingangsverarbeitung. In der Vergangenheit wurden bei unstimmigen Rechnungen zum Teil noch Belege mit der Hauspost in Umlauf gegeben, was natürlich sehr zeitaufwendig war. Mit ReadSoft sind durch die automatisierten und standardisierten Freigabe-Workflows jetzt die einzelnen Freigabeschritte im System dokumentiert und auch für externe Prüfer (Finanzbehörden, Wirtschaftsprüfer) nachvollziehbar. Vor dem Hintergrund der Änderung der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EC und dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 sind die Anforderungen an einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung eine wesentliche Voraussetzung für die steuerliche Akzeptanz von elektronischen Rechnungen. Ein Genehmigungsworkflow, der automatisiert gestartet wird und zu klärende Rechnungen an die zuständigen Personen leitet, stellt den nächsten, wesentlichen Schritt zur effizienteren Prozessgestaltung dar. Zum anderen profitieren wir von einer vollständigen und stets aktuellen Übersicht über den Status von Rechnungen und das Cashflow-Management. Unser Ziel ist es, einen so hohen Automatisierungsgrad zu erreichen, dass unsere Buchhalter in Zukunft weniger Routine-Tätigkeiten ausführen und vermehrt den Rechnungsbearbeitungsprozess managen, indem sie entsprechende Nachfragen effizient und schnell bearbeiten. Seite 5

6 Sehr geehrter Herr Hoffmann, die letzte Frage an Sie bzw. ReadSoft: Frageblock 4: Allgemeine Trends und Bedeutung von Rechnungsverarbeitungs-Lösungen für einen Automobilzulieferer für Antriebs- und Fahrwerktechnik Welche Trends sehen Sie als Anbieter im Bereich Rechnungsverarbeitung? Welche Bedeutung haben Software-Tools speziell für Maschinen- und Anlagenbauer, vielleicht sogar speziell für Antriebs- und Fahrwerkhersteller in der Automobil- Branche? Unternehmen haben den Anspruch, ihre Prozesse immer effizienter zu gestalten. Um dem gerecht zu werden, spielt die Prozessstandardisierung und -automatisierung eine wichtige Rolle. Bei der Einführung einer Lösung ist es darüber hinaus für international aufgestellte Unternehmen wichtig, dass die definierten Prozesse Software-seitig auch länderübergreifend abgebildet werden können. Speziell bei den Automobilzulieferern spielen der Austausch und die Verarbeitung von EDI-Datensätzen eine zentrale Rolle. ReadSoft bietet dafür ein Add-On für die Verarbeitung von EDI-Datensätzen, die einem zentralen Rechnungseingangsbuch zugeführt werden. Um auch die Rechnungen von kleineren Lieferanten, die kein EDI-Verfahren nutzen, elektronisch verarbeiten zu können, bieten wir ebenfalls ein Zusatzmodul für die Verarbeitung von Rechnungen im PDF-Format an. Diese können nach dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 auch ohne qualifizierte elektronische Signatur verarbeitet werden. Sämtliche Eingangsrechnungen werden unabhängig vom Eingangsformat in einem zentralen Rechnungseingangsbuch zur Weiterverarbeitung aufgeführt. Vielen Dank für das Interview! Seite 6

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