Instrumente der elektronischen Geschäfts- und Dokumentenverwaltung

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Manfred Kopp
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1 Instrumente der elektronischen Geschäfts- und Dokumentenverwaltung GEVER in den Kantonen TG und ZH Winterthur, Mittwoch, 06. Juni 2012

2 Agenda Einführung E-Government GEVER Zusammenhang E-Government & GEVER Die GEVER Story mit Leo Instrumente der Geschäftsverwaltung Aktenführung Geschäftskontrolle Ablaufsteuerung Beispiele aus der Praxis (egdv) Einblicke in einige Schränke der egdv Zusammenfassung und Schlusswort 2

3 E-Government Schweiz Ziele - Die Wirtschaft wickelt den Schriftverkehr mit den Behörden elektronisch ab. - Die Behörden haben ihre Geschäftsprozesse modernisiert und verkehren untereinander elektronisch. - Die Bevölkerung kann die wichtigen, häufigen oder mit grossem Aufwand verbundenen Geschäfte mit den Behörden elektronisch abwickeln. Fazit E-Government = Vereinfachung der Abläufe innerhalb der Verwaltung und zwischen der Verwaltung, Firmen und Einwohnern. 3

4 Die GEVER (GEschäftsVERwaltung) Definition & Grundlagen Unter der GEVER versteht man eine «vorgangsgesteuerte, elektronische Geschäftsabwicklung. Die GEVER unterstützt die Geschäftstätigkeit mit den Instrumenten der Geschäftskontrolle, Ablaufsteuerung (Prozessführung) und Aktenführung (Records Management)». Damit ist GEVER ein Baustein von E-Government 4

5 Zusammenhang E-Government und GEVER Elektronische Prozesse und Informationen stellen die Grundlage für die übergreifende Zusammenarbeit und Interaktion zwischen den Akteuren des E-Government dar. GEVER ist damit eine Grundvoraussetzung bei E- Government Prozessen, die über Büroautomations- und Webtechnologogien abgewickelt werden. 5

6 Die GEVER-Story mit Leo 6

7 Die GEVER-Story Die GEschäftsVERwaltung Hallo mein Name ist Leo, Leo GEVER! Wisst ihr, was GEVER ist? Die Ablage für unsere digitalen Dokumente! Quelle Interessengemeinschaft Records Management - IGRM 7

8 Die GEVER-Story Warum GEVER? Warum GEVER? Weil wir mit der Zeit gehen müssen! e-government e-voting e-book e-learning e-rechnung Quelle Interessengemeinschaft Records Management - IGRM 8

9 Die GEVER-Story Toll: Vieles bleibt gleich! Das Tolle an GEVER: Ich arbeite, surfe und maile wie bis anhin! Quelle Interessengemeinschaft Records Management - IGRM 9

10 Die GEVER-Story Was ist neu? Ich schreib jetzt das Protokoll Was ist neu? Die zentrale Ablage für alle Dokumente! Wenn ich mal abwesend bin, hat mein Stellvertreter keine Probleme.. Oh, Leo hat mir das Projektdossier geschickt!..muss jetzt noch beide Dokumente aufeinander abstimmen.. Quelle Interessengemeinschaft Records Management - IGRM 10

11 Die GEVER-Story Übersichtliche Dokument-Versionen Wie unübersichtlich! Welches ist nun die aktuellste Version? Schon viel besser: Neue Version im Vordergrund, alte Versionen im Hintergrund! D Kontextmenü Alte Versionen - Version 3 - Version 2 - Version 1 Quelle Interessengemeinschaft Records Management - IGRM 11

12 Die GEVER-Story Suchen auf einen Klick! Ich suche alle Dokumente, die ich im letzten Monat in CMS- Projekten bearbeite habe Ein einziger Klick genügt! Quelle Interessengemeinschaft Records Management - IGRM 12

13 Die GEVER-Story Meine Briefpost schnell wie der Blitz! Super, am Morgen früh ist meine Briefpost schon in GEVER! Quelle Interessengemeinschaft Records Management - IGRM 13

Die GEVER-Story GEVER mein persönlicher Kurier Alles ok, keine Fehler! Metadaten 02.06.

14 Die GEVER-Story GEVER mein persönlicher Kurier Alles ok, keine Fehler! Metadaten Eva - KEINE FEHLER Chef - TOLLE ARBEIT Leo macht wieder mal tolle Arbeit! Die sollen sich mein Dokument mal anschauen Quelle Interessengemeinschaft Records Management - IGRM 14

15 Die GEVER-Story GEVER ist clever! GEVER ist echt clever! Quelle Interessengemeinschaft Records Management - IGRM 15

16 Instrumente der GEschäftsVERwaltung Die Aktenführung (RM), die Geschäftskontrolle sowie die Ablaufsteuerung sind zentrale Bestandteile von GEVER, der vorgangsgesteuerten, elektronischen GEschäftsVERwaltung. Ruf Informatik AG GEVER in den Kantonen Thurgau und Zürich 16

17 Aktenführung (FM) Die Aktenführung (Records Management) unterstützt die systematische Aufzeichnung der Geschäftstätigkeit und sichert den zuverlässigen Nachweis sowie die Transparenz des Verwaltungshandelns. Lifecycle eines Dokuments Registrierung von geschäftsrelevanten Unterlagen in Dossiers Bearbeitung und Nutzung der Unterlagen Dossierabschluss und Aussonderung Aufbewahrung Archivierung oder Vernichtung Eingang eines Beschwerdebriefes bezgl. nicht abgeholte Grüngutabfuhr Scannen des Briefes in den egdv Schrank Posteingang Zuweisung ins Adressdossier des Einwohners XY und Bearbeitung Antwortbrief verfassen und irrelevante Unterlagen zum Geschäftsfall löschen Unterlagen bleiben im Adressdossier bestehen, Anlegen eines Abonnements Nach einer Frist werden Unterlagen vernichtet oder langzeitarchiviert Ruf Informatik AG GEVER in den Kantonen Thurgau und Zürich 17

18 Geschäftskontrolle Über die Geschäftskontrolle können - Status - Termine - Fristen in der GEVER abgewickelt werden. Geschäfte können mit Vorgängen und Aktivitäten überwacht werden. Ruf Informatik AG GEVER in den Kantonen Thurgau und Zürich 18

Ablaufsteuerung Die Ablaufsteuerung beinhaltet das Zuweisen, Ausführen und Nachverfolgen von Vorgängen, Aktivitäten und Arbeitsschritten.

19 Ablaufsteuerung Die Ablaufsteuerung beinhaltet das Zuweisen, Ausführen und Nachverfolgen von Vorgängen, Aktivitäten und Arbeitsschritten. Die GEVER unterstützt eine situative Ablaufgestaltung (Ad-hoc-Workflow). Bei Bedarf können aber auch vordefinierte Abläufe hinterlegt und ausgeführt werden. Ruf Informatik AG GEVER in den Kantonen Thurgau und Zürich 19

20 Beispiele aus der Praxis (egdv) egdv-ansatz: Erfassen (scannen, importieren) Verwalten (Registraturablage, Dossiers) Suchen & finden (Volltextsuche, Recherchen) Verteilen (Workflow, Wiedervorlage) Archivieren (Langzeitarchiv, Revisionssicherheit) 20

21 Der Schrank - Adressdossier 21

22 Der Schrank - Posteingang Automatisierter Posteingang Einfacher Scanvorgang aus dem System Postfach pro Abteilung Stapel-Scanvorgang möglich Einbindung von Workflows Wiedervorlage und Abonnemente 22

Der Schrank - Registraturablage und Registraturplan Import des Registraturplan der Gemeinde oder Kanton Registraturplanpositionen sind mittels

23 Der Schrank - Registraturablage und Registraturplan Import des Registraturplan der Gemeinde oder Kanton Registraturplanpositionen sind mittels Quickfinder sehr einfach zu finden Einfache Datenablage Registraturplan in allen Modulen eingebunden Einschränkungen gem. Berechtigungskonzept Volltextverknüpfung 23

24 Zusammenfassung GEVER bedeutet Kulturwandel GEVER ist ein ICT-Projekt GEVER bedeutet Finden statt Suchen GEVER eine schnellere und sichere Dokumentenablage GEVER bedeutet Prozesssteuerung und Kontrolle GEVER bedeutet transparentes Wissensmanagement GEVER bedeutet höhere Produktivität und bessere Wirtschaftlichkeit 24

25 Ende, besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ruf Informatik AG GEVER in den Kantonen Thurgau und Zürich 25

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