Sorgfaltspflichten der Führungskräfte im Umgang mit (digitalen) Informationen

Transkript

1 Sorgfaltspflichten der Führungskräfte im Umgang mit (digitalen) Informationen Referat an VSA-Fachtagung vom 28. Mai 2010 in Bern: Records Management in Verwaltung und Privatwirtschaft - Gemeinsamkeiten und Unterschiede Lukas Fässler Rechtsanwalt & Informatikexperte 6300 Zug I I I I I I I II IIII III IIII IIIIII III IIIII IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII Lukas Fässler Rechtsanwalt Zug 2010

2 Inhaltsübersicht Vom Stellenwert der Informationen im Unternehmen und Verwaltung Von den Sorgfaltspflichten der Führungskräfte Von den gesetzlichen Rahmenbedingungen Von den selbstregulierenden Normen & Standards Von den risikobezogenen Einflussfaktoren Von der Verantwortung der Führungskräfte (Haftung) Zusammenfassung

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4 Informationen im Unternehmen / Verwaltung Datenspeicherung aktiver Informationen Semiaktives Zwischenarchiv Langzeitaufbewahrung Historisches Langzeitarchiv

5 Informationsmanagement als Führungsaufgabe

6 Geschäftsrelevanz von Informationen

7 Adäquates Informationsmanagement

8 Beweiskraft von Informationen

9 Urkundenqualität

10 Fälschung von Informationen

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12 Führungsverantwortung

13 Privatwirtschaft: Unübertragbare Aufgaben des VR

14 Privatwirtschaft: Sorgfalt in Aufgabenerfüllung

15 Verwaltung: Organisationsverantwortung in Verwaltung (1)

16 Verwaltung: Organisationsverantwortung in Verwaltung (2)

17 Zwischenergebnis Sowohl in Privatwirtschaft wie in Verwaltung verpflichten gesetzliche Ordnungsvorschriften die Führungskräfte zur ordnungsmässigen Geschäftsverwaltung und zum Informationsmanagement. Aufgaben kann man delegieren, Verantwortung nie Führungskräfte in Privatwirtschaft und Verwaltung bleiben für das ordnungsgemässe Informationsmanagement verantwortlich. Gesetze, Standards/Normen und Risikosituation geben den Rahmen für das angemessene Informationsmanagement

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19 Privatwirtschaft und Verwaltung: Standards & Normen

20 Privatwirtschaft und Verwaltung: Kaskade der Sorgfaltspflichten

21 Privatwirtschaft und Verwaltung: ISO-Normen international Das als ISO verabschiedete Referenzmodell beschreibt ein Archiv als Organisation, in dem Menschen und Systeme mit der Aufgabenstellung zusammenwirken, Informationen zu erhalten und einer definierten Nutzerschaft verfügbar zu machen. Das Modell beschreibt im Detail, wie die von einem Produzenten hergestellte elektronische Information in ein Archivsystem gelangen soll, welche Bearbeitungsschritte für die langfristige Archivierung vorgenommen werden müssen und wie auf die im Archiv gespeicherte Information zugegriffen werden kann.

22 Privatwirtschaft CH: Nationaler Standard

23 Prviatwirtschaft CH: Compliance - Einhaltung der Normen

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25 Privatwirtschaft: Nationale Best-Practice Vorgaben

26 Privatwirtschaft: Produktehaftpflicht

27 Verwaltung: Aufsichts- und Nachweispflichten

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29 Privatwirtschaft und Verwaltung: Beweispflicht

30 Privatwirtschaft und Verwaltung: Integrität

31 Privatwirtschaft und Verwaltung: Integrität

32 Privatwirtschaft und Verwaltung: Migration

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34 Privatwirtschaft: Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

35 Verwaltung: Spezielle Aufbewahrungspflichten

36 Merkpunkte zur Aufbewahrungsfrist

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38 Privatwirtschaft: Haftungsnorm

39 Beweislast und Delegation der Verantwortung

40 Verwaltung: Haftungsnorm

41 Zusammenfassung

42 Zusammenfassung Die Sorgfaltspflicht im Umgang mit (digitalen) Informationen betrifft die Ebenen GESETZ - STANDARDS/NORMEN - RISIKO Aus juristischer Sicht bedarf es bezüglich des Umgangs mit geschäftsrelevanten Informationen im Unternehmen/öffentlichen Verwaltung einer umfassenden Wahrnehmung der nicht übertragbaren Sorgfaltspflichten (kommandieren). Die Führungskräfte haben regelmässig die Einhaltung und Umsetzung zu kontrollieren. Sie haben sich regelmässig über den Stand der Umsetzung und die Abweichungen zwischen IST und SOLL informieren zu lassen und die notwendigen Massnahmen zeitgerecht zu treffen (korrigieren). Die Sorgfaltspflicht kann nicht delegiert werden. Geschäftsrelevante Informationen sind beweistauglich und revisionssicher aufzubewahren.

43 Verein Schweiz. Städte- & Gemeinde-Informatik SSGI

44 Exkurs: Verein Schweiz. Städte- & Gemeinde-Informatik SSGI Pilotprojekt SPRINT 2010 Aufbau Musterinfrastruktur für RMS & Langzeitarchiv für Gemeinden/Städte Zusammenarbeit zwischen Lieferanten & Gemeinden Registraturplan aufbauen 3 Kernprozesse abbilden Dossierbildung für alle geschäftsrelevanten Informationen Abbildung eines Berechtigungs- und Zugriffsystems Einsatz digitaler Signaturen (vorab SuisseID) Definition der Ablieferungsschnittstelle an historische Langzeitarchive (OAIS-konform)

45 Exkurs: Verein Schweiz. Städte- & Gemeinde-Informatik SSGI / Arbeitsgruppe RMS

46 Besten Dank Folienpräsentation und weitere Unterlagen