von Roger Jaquet, Business ControllingPartner AG Zürich, 3. September 2015

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1 Fachveranstaltung «E-Rechnung in der Schweiz - Compliance und Führungsverantwortung» Verfahrensdokumentation und elektronisch geführte Geschäftsbücher 3. September 2015, Zürich von Roger Jaquet, Business ControllingPartner AG Zürich, 3. September 2015

2 Inhaltsverzeichnis 1. Der unternehmensübergreifende Austausch von Waren, DL und Daten (B2B) - RW-relevante Buchungen aus der Financial Supply Chain - Automatisierung der Prozesse - Die E-Rechnung als digitaler Prozess 2. Elektronisch geführte Geschäftsbücher (Bilanz + ER) 3. Die Verfahrensdokumentation (VFD) - Die wichtigsten Bestandteile - Wer ist für die Erstellung verantwortlich - Praxisbeispiel PRIVERA - Beispielhafte Prüfelemente 4. Neu erforderliche Kompetenzen im Finanzbereich 5. Fazit und Tipps aus der Praxis 1

3 Im Fokus steht der unternehmensübergreifende Austausch von Waren und Daten B2B-Prozess vom Lieferanten bis zum Kunden B2B Prozesse enthalten sämtliche Elemente der Supply Chain: Vertrag Bestellung Bestätigung Lieferung Rechnung Zahlung sowohl auf der Beschaffungsals auch auf der Absatzseite Lieferant Purchase to pay Bestellung Rechnung Freigabe Zahlung B2B Waren, Daten & Finanztransaktionen Unternehmen Order to cash Auftrag Faktura Zahlung B2B Waren, Daten & Finanztransaktionen Kunde 2

4 Aus der Financial Supply Chain werden täglich Buchungen für die Bilanz und ER generiert. B2B-Prozess vom Lieferanten bis zum Kunden Purchase to pay Bestellung Rechnung Freigabe Zahlung Order to cash Auftrag Faktura Zahlung Unternehmen Lieferant B2B Waren, Daten & Finanztransaktionen ER Bilanz Lager Kred. Deb. B2B Waren, Daten & Finanztransaktionen Kunde RW-relevante Buchungen Waren & DL Rechnungen (Kreditoren, Debitoren) Zahlungen 3

5 Der Austausch von Rechnungen erfolgt auf unterschiedlichste Weise Prozessarten von Rechnungen Inland- und Ausland- Rechnungen (Dritte / Konzern intern) Rechnungseingang Unternehmen Rechnungsausgang L E-Rechnung E-Rechnung K L Jede Kombination ist möglich K L Fax Fax K L Papier Papier K 4

6 Automatisierungsgrad Durch Automatisierung der Prozesse können die Transaktionskosten erheblich reduziert werden Arten des Rechnungsempfangs (Purchase to pay) Zusätzlich können aus Webportalen - EDI-fähige* - nicht EDI-fähige** Daten generiert werden. E-Rechnung * * Höchste Stufe der Automatisierung Scanning Fax Papier 5

7 Automatisierungsgrad Das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis wird erreicht, wenn der Rechnungssteller digitalisiert Wo und wer digitalisiert Rechnungssteller Rechnungsempfänger HB Konto E-Rechnung digital Scanning Fax manuell Soll Haben Papier Soll Haben 6

8 Automatisierungsgrad Wann und in welcher Form sind die digitalisierten Daten gesetzeskonform? Welche Prozesse sind gesetzeskonform? E-Rechnung 3 HB Konto Beweiskraft der Rechnung sind die elektronisch übermittelten Daten Soll Haben Scanning 2 Beweiswert eines digitalisierten Beleges ist abzusichern Soll Haben Fax Beweiskraft der Rechnung ist das Originalpapier Papier 1 Soll Haben 7

9 Automatisierungsgrad Wann und in welcher Form sind die digitalisierten Daten gesetzeskonform? Elektronisch geführte Geschäftsbücher digital *Werden die Geschäftsbücher elektronisch geführt, sind die Grundsätze ordnungsgemässer Datenverarbeitung einzuhalten E-Rechnung Beweiskraft der Rechnung sind die elektronisch übermittelten Daten *Elektronisch geführte Geschäftsbücher HB Konto Soll Haben manuell **Einhaltung der anerkannten kaufmännischen Grundsätze bei der Führung der Geschäftsbücher und der Erfassung der Buchungsbelege. **Beweiskraft der Rechnung ist das Originalpapier Scanning Beweiswert eines digitalisierten Beleges ist abzusichern Fax Papier Soll Haben Soll Haben 8

10 Gesetzliche/regulatorische Anforderungen an eine MWST-konforme elektronische Rechnung EIDI-V Art. 3 Beweiskraft der Daten ZPO, Beweiswert eines Beleges MWSTGV, Art. 122 Abs.1 Beweiskraft der Daten L elektronisch EMPFANGEN B2B-Standard elektronisch SENDEN K 9

11 Die Prüfbarkeit der elektronisch geführten Geschäftsbücher erfordert eine aussagekräftige und vollständige VFD (GeBüV, Art. 4) Alle Buchungsdaten müssen 10 Jahre mitgezogen werden. EIDI-V Art. 3 Beweiskraft der Daten ZPO, Beweiswert eines Beleges MWSTGV, Art. 122 Abs.1 Beweiskraft der Daten L elektronisch EMPFANGEN B2B-Standard elektronisch SENDEN K GeBüV, Art. 2 Abs.2 Aufbewahrung Werden die Geschäftsbücher elektronisch geführt, sind die Grundsätze ordnungsgemässer Datenverarbeitung einzuhalten VERAR- BEITEN elektronisch ARCHIVIEREN Verbuchen in die Geschäftsbücher Belege Konto Konto Journal G Fälle ER Bilanz Lager. Kred. Erlös Die Prüfbarkeit der elektronisch geführten Geschäftsbücher erfordert eine aussagekräftige und vollständige VFD GeBüV, Art. 4 Dokumentation 10

12 Die wichtigsten Bestandteile einer Verfahrensdokumentation (VFD) Gesetzliche Grundlagen GeBüV, Art. 4 Dokumentation 1 sind Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren und die Infrastruktur... bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege verstanden werden können. EIDI-V, Art. 5 Prüfbarkeit 1 Für jedes Datenverarbeitungssystem (z. B. Buchführungssystem) ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Die revisionssichere Archivierung von elektronischen Daten und Belegen ist gewährleistet Sachlogische Lösung (Funktionen) Prozesse & Geschäftsfälle Organisation, Verantwortlichkeiten IT-System- Überblick (Programme & Schnittstellen) Archiv (Führung & Zugriff) Risk Mgt & Kontrollen Die Verfahrensdokumentation soll einem buchführungskundigen Dritten (z.b. ein externer Revisor) ermöglichen, einen verständlichen und vollständigen Überblick zur umgesetzten Lösung zu erhalten. 11

13 Wer ist für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation verantwortlich VFD ist ein interdisziplinäres Thema (Projekt) Es geht im wesentlichen um die korrekte Verbuchung der Geschäftsfälle (elektronischen Buchungsbelege). Lead Interne Stellen RW-/BW- Verantwortliche, BW-Team Finanzen - Business - IT Verantwortliche Geschäftsprozesse Verantwortliche IT-Umsetzung Verantwortlicher IT-Betrieb Externe Stellen ERP / Serviceprovider... SW-Implementierer... Lösungsanbieter (z.b. Paynet) Empfehlung: Der Lead sollte bei Finanzen (CFO) liegen! 12

14 Zu erfüllende Kriterien beim Einsatz von elektronischen Daten (Auszug) Massgebende Prüfelemente für Behörden und externe Revisoren Nebenstehend sind wichtige gesetzliche Anforderungen bei der Umstellung vom Papier- auf einen elektronischen Prozess aufgelistet. Die Beweiskraft elektronischer Daten ist erfüllt Der Prüfpfad aller Geschäftsvorfälle vom Beleg über Buha bis MWST- Abrechnung Dokumentation ist so, dass Abläufe, Verfahren und Infrastruktur verstanden werden Die Datensicherheit ist gewährleistet Archiv (elektronisch) Konformität zu EIDI-V Konformität zu GeBüV Die Prüfbarkeit der DV-Systeme ist gegeben (Verfahrensdoku) beispielhafte Prüfelemente 13

15 Neu erforderliche Kompetenzen im Finanzbereich versandte Belege Unternehmensübergreifende Finanzprozesse verstehen L K Journal G Fälle ER Bilanz Lager. Kred. Erlös ERP Provider Workflow ERP Hauptbuch Nachvollziehbarkeit über Beleg-Nr. Kompetenzen Der Finanzbereich muss die Buchungen durch E-Rechnungen prüfen und nachvollziehen können. Prozess- Verständnis (digital) Elektronische Buchungs- Verfahren (B2B) Zusammenhänge Führung, Prozesse, IT Regelwerke zur Überprüfung der Buchungen BW-/Finanz- Anforderungen an IT-Lösung Verfahrens- Dokumentation Verständnis der Dateninhalte (IT-Lösungen) Fehler & Risiken erkennen Gesetzliche Compliance Anforderungen an die Digitalisierung (GeBüV, EIDI-V, ZertES, Archivierung, digitale Signatur usw.) 14

16 Eine gut aufgebaute VFD bringt grossen internen Nutzen Eine VFD ist die Grundlage für das IKS und das Risiko Management Fazit und Tipps aus der Praxis VFD funktionsbezogen aufbauen Entscheid mit / ohne Konzentrat Eigene Geschäftsprozesse verständlich beschreiben Fachliche Lösung visualisieren Software-Lieferanten und -Implementierer für ihren Teil verantwortlich machen Atteste resp. Zertifikate verlangen Achtung: Migration von Altdaten in neues System Nachweis bei Bewertungsänderungen VFD vor go-live resp. Projektende aufsetzen Eigene Kompetenzen zu den Regelwerken für digitale Finanzprozesse aufbauen 15