WE MANAGE INFORMATION

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1 WE MANAGE INFORMATION Herzlich Willkommen!

2 WE MANAGE INFORMATION Rechtskonforme elektronische Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen MLaw, Philip Oehen Rechtsanwalt & Notar Gartenstrasse Zug Tel. +41 (0) p.oehen@zwlawyers.com 2

3 Rechtliche Bestimmungen zur Aufbewahrung Artikel 957 ff. Schweizerisches Obligationenrecht (OR) WAS? Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) WAS genau? WIE? Spezialbestimmungen (MwSTG, Zoll, Elektronische Signatur, etc.) 3

4 Wer ist aufbewahrungspflichtig? Art. 958f i.v.m. Art. 957 OR Alle buchführungs- und rechnungslegungspflichtigen Unternehmen Art. 70 i.v.m. Art. 10 MWSTG Alle im MWST-Register geführten Unternehmen (obligatorische und freiwillige Steuerpflicht) Art. 126 III DBG -> Verweis auf OR 957 ff. natürliche Personen mit Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit 4

5 Wer ist aufbewahrungspflichtig? Praktisch alle sind aufbewahrungspflichtig! Je intelligenter, desto besser 5

6 Was ist aufzubewahren? Bisherige Betrachtung: Geschäftskorrespondenz Briefe s Fax SMS eigene Publikationen Weisungen Rechnungen Quittungen Verträge usw. Neue Betrachtung: Produkte der Buchführung (Art. 957a OR) Hauptbuch inkl. aller Konti und Journal sowie Hilfsbücher Buchungsbelege Geschäftsbericht (Art. 958 OR) Bilanz/Erfolgsrechnung (Geldflussrechnung/Lagebericht) Anhang Revisionsbericht (Art. 728b und 729b OR) 6

7 Was ist in welcher Form aufzubewahren? Art. 958f OR Geschäftsunterlagen Form der Aufbewahrung Geschäftsbücher Buchungsbelege Auf Papier, elektronisch oder In vergleichbarer Weise Geschäftsbericht Revisionsbericht Schriftlich und unterzeichnet 8

8 Wie lange sind die Geschäftsunterlagen aufzubewahren? Art. 958f Abs. 1 Die Aufbewahrungs-Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Die Geschäftsunterlagen sind während 10 Jahren aufzubewahren. 9

9 Warum das alles? Gesetzgeber will Klarheit über: Vermögenslage Schuld- und Forderungsverhältnisse Betriebsergebnisse Dies definiert zugleich auch Umfang der Aufbewahrungspflicht! 11

10 Andere Gründe zur Aufbewahrung Tun Sie es für sich selbst, denn: Sie wollen Beweismittel im Falle von Auseinandersetzungen! Sie wollen Know-how / Wissen schützen! Informationen schnell und einfach finden! etc. Achtung: Wertpapiere; Urkundencharakter! 12

11 GeBüV regelt das WIE? GeBüV regelt Grundsätze für die ordnungsgemässe Aufbewahrung -> das WIE? Authentizität und Integrität der Datenbearbeitung -> Art. 3 Dokumentieren Art. 4 Sorgfältig und geordnet -> allgemeine Sorgfaltspflicht, Art. 5 Verfügbarkeit und Lesbarkeit innert angem. Frist -> Art. 6 Organisation und Archiv Insb. Zugriffe, Zutritte u. Berechtigungen -> Art. 7 u. 8 Regelmässige Überprüfung Lesbarkeit u. Integrität, Art

12 Verfahrensdokumentation Art. 4 GeBüV Zu dokumentieren sind: Organisation, Zuständigkeiten Abläufe und Verfahren Infrastruktur (Maschinen und Programme) Ziel: Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz können verstanden werden! Arbeitsanweisungen sind zu aktualisieren und aufzubewahren. 14

13 Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit) Art. 3 GeBüV Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Lösung zur Gewährleistung der Integrität: Digitale Signatur mit Zeitstempel Dokumentation und Aufbewahrung dieser Informationen (insb. Signatur und dazugehöriger Signaturschlüssel) während mind. 10 Jahren 15

14 Digitale Signatur und Zeitstempel Digitale Signatur Für Speicherung elektronischer Daten Setzt wiederum einen Signaturschlüssel voraus, der von einem anerkannten Zertifizierungsdienst erstellt wurde Anhand Signaturschlüssel kann digitale Signatur bestimmter Person zugeordnet werden Arten: einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte el. Signatur Geplant: elektronisches Siegel -> Revision ZerES -> Harmonisierung Prozessordn.! Zeitstempel Dadurch kann Existenz bestimmter Information zu bestimmtem Zeitpunkt eindeutig nachgewiesen werden Von gesamter Information wird Fingerabdruck erzeugt und an Zeitstempeldienst gesandt Objekt wird elektronisch signiert und zurückgesandt 16

15 Beispiel 1 im Geschäftsalltag Elektronischer Geschäftsverkehr -> E-Rechnung insbesondere Beinhaltet die papierlose Übermittlung und Aufbewahrung von Daten und Informationen Daten/Informationen dienen als Beweis für z.b. die Geltendmachung von steuermindernden Tatsachen (Bereich MWST: Exporte, Vorsteuer) Voraussetzungen für Beweiskraft insb. von Rechnungen gemäss MWST: Nachweis des Ursprungs Nachweis der Integrität Nichtabstreitbarkeit des Versands 18

16 Beispiel 2 im Geschäftsalltag Scannen von Papierdokumenten Art. 10 GeBüV Sicherstellen, dass Die Vollständigkeit und die Richtigkeit der Information gewährleistet bleibt; und die Verfügbarkeit und die Lesbarkeit den gesetzlichen Anforderungen weiterhin genügen. Die Übertragung ist zu protokollieren. Das Protokoll zusammen mit den Informationen aufzubewahren. Bedingt Infrastruktur und dokumentierte Arbeitsanweisungen = Verfahrensdokumentation. 21

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18 Risiken und Nebenwirkungen Verfahrensrechtliche Nachteile Ermesseneinschätzung (Art. 79 Abs. 1 MWSTG) Verzugszinse (Art. 87 MWSTG) Unterliegen in Rechtsstreitigkeiten Verlust von Vermögen Strafrecht Unterlassung der Buchführung (Art. 166 StGB) Ordnungswidrige Führung der Geschäftsbücher (Art. 325 StGB) 24

19 Schaffen Sie die notwendigen Voraussetzungen! Identifikation der relevanten Dokumente Sicherstellung der Integrität Übereinstimmung von Geschäftsbüchern und Belegen Verbindliche Weisungen die den Umgang mit aufbewahrungspflichtigen und aufbewahrungswürdigen Dokumenten regelt Rechtskonforme Aufbewahrung, ob elektronisch oder nach alter Schule ist Chefsache! 25