KUMAVISION Kundenforum 2017

Transkript

1 KUMAVISION Kundenforum 2017 KUMAVISION Kundenforum 2017

2 Template für Verfahrens- und Prozessdokumentation

3 Agenda Gesetzliche Grundlage GoBD Aufbau der Dokumentation Inhalte der Dokumentation Template Vorlagen von KUMAVISION - Graphische Prozessübersichten - Vorlagen für Ablagestrukturen - Beispiele für Prozessdokumentationen

4 Erklärung GoBD versus GoBS GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Vorgänger der GoBD und gültig bis Erste Ausführung zur ordnungsgemäßen Buchhaltung und zur Prüfbarkeit von steuerrelevanten Daten GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) Sie regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Am 14. November 2014 veröffentlicht. Die GoBD sind ab 1. Januar 2015 gültig. Sie lösen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die (GoBS) ab. Zudem enthalten die GoBD Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen.

5 Verfahrensdokumentation als Bestandteil der GoBD Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus: 239 HGB Führung der Handelsbücher 257 HGB Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen GoBD und aus denen folgende Anforderungen an die Archivierung von kaufmännischen Unterlagen, die in der Verfahrensdokumentation festgehalten werden müssen. Zielsetzung einer jeden Verfahrensdokumentation ist der Nachweis der Erfüllung der in der GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze Quelle: Wikipedia

6 Verfahrensdokumentation als Bestandteil der GoBD Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess der Entstehung (Erfassung), der Indizierung, der Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion der archivierten Informationen, die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen. Quelle: Wikipedia

7 Möglicher Aufbau der Verfahrensdokumentation

8 Inhalt der Verfahrensdokumentation Papierdokumente die handelsrechtlich- und/oder steuerrechtlich im Sinne der GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) zu behandeln sind und die zum Zweck der digitalen Verarbeitung und Speicherung gescannt wurden. Digital empfangene Dokumente, die ebenfalls handelsrechtlich- und/oder steuerrechtlich im Sinne der GoB zu behandeln sind (Beispiel: rechungen, -Gutschriften) und im digitalen Archiv abgelegt werden. Im genutzten ERP digital erzeugte und verarbeitete Daten die Geschäftsvorfälle abbilden, die im Sinne der GoB nachweißpflichtig und aufbewahrungspflichtig sind. Auszuschließende Datenbestände: Bezogen auf die geschäftlichen Aktivitäten verfügt das Unternehmen zum Teil über zu schützende Kundendatenbestände die NICHT Bestandteil dieser Verarbeitungsbeschreibung sind, und die bei allen Prüfungen etc. nicht herangezogen werden dürfen.

9 Beschreibung der durchzuführenden Wartungsmaßnahmen. Inhalt der Verfahrensdokumentation Mögliche Gliederung: Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes, des organisatorischen Rahmens und der Zuständigkeiten im Unternehmen. Beschreibung der Prozesse und Entscheidungen aus fachlicher Sicht. Beschreibung der programmtechnischen Lösung: Wie ist das System implementiert? Beschreibung der Sicherheitsmechanismen hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz. Beschreibung technischer Betriebsvoraussetzungen und -bedingungen. Beschreibung der Prozesse im Unternehmen. Beschreibung der Arbeitsanweisungen, Qualifikationsmaßnahmen, Verantwortlichkeiten etc. für die Anwender des Systems. Tests und Abnahmen.

10 Inhalt der Verfahrensdokumentation

11 Mindmap Aufbau und Inhalt der Verfahrendokumentation

12 KUMAVISION Templates Graphische Prozessübersichten Ablagestrukturen für Prozessdokumentationen Mindmanager Vorlagen für Prozessbeschreibungen

13 KUMAVISION Templates Graphische Prozessübersichten

14 KUMAVISION Templates Service Standard

15 KUMAVISION Templates Service Beispiel Kundenerweiterung

16 KUMAVISION Templates Ablagestrukturen Klare Ablagestrukturen sind eminent wichtig um die Vielzahl der Dokumente zu verwalten Ohne automatisierte Ablage ist dies fast nicht beherrschbar Wir haben generalisierte Vorlage für Ablagestrukturen Beispiel in Excel Beispiel In Mindmap

17 KUMAVISION Templates Ablagestrukturen Prozess Strukturen Excel

18 KUMAVISION Templates Prinzipielle Ablage Struktur

19 KUMAVISION Templates Beispiel Projekt Strukturen Mindmap

20 Prozessdokumentationen in Word Schritt1 Kurztext1 Schritt2 Kurztext2 Schritt3 Kurztext3

21 KUMAVISION Beispiel für Prozessdokumentation Gutschrifen mit 13B MWST-Fall EHB EK/VK Umkehr bei Erwerbsbesteuerung (Mixed Purchase / Sales for Reverse Charge) Anwenderdokumenation copyright KUMAVISION GmbH date version 1.0

22 Video als Prozessdokumentation Vorteile von Videos: Prozesse sind so sehr eingängig und in kurzer Zeit darstellbar Videos vermitteln einen schnellen Überblick über das Wesentliche Videos bis 3 Minuten Laufzeit werden von Usern gerne angenommen Nachteile: Es ist ein gewisses Know-How für die Erstellung notwendig Zur Bearbeitung wird spezielle Software (z.b. Camtasia) benötig Sie sind recht speicherintensiv

23 KUMAVISION Beispiel Video Prozessdokumentation

24 Was bleibt noch zu tun: Verfahrensdokumentation

25 KUMAVISION GmbH Hemmerlestr Memmingen Helmut Roggors Prokurist helmut.roggors@kumavision.de