E-Invoicing. Thema: Elektronische Rechnungen und Belege aus steuerrechtlicher Sicht. Was gilt es zu beachten?

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2 E-Invoicing Thema: Elektronische Rechnungen und Belege aus steuerrechtlicher Sicht Was gilt es zu beachten? Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 1

3 Gliederung I. Aufzeichnungspflichten II. Aufbewahrungspflichten III. Form der Aufbewahrung IV. Aufbewahrungsfristen V. wichtigste Regelungen der GoBD VI. Folgen bei Verletzung VII. Fazit VIII. Fragen Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 2

4 I. Aufzeichnungspflichten Derivative Buchführungspflicht 140 AO: Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen, dazu verpflichtet ist Bücher und Aufzeichnungen zu führen, hat dies auch für Zwecke der Besteuerung zu erfüllen, soweit dies für die Besteuerung relevant ist. Dies gilt v. a. für Kaufleute nach 1ff. HGB, die über 238 HGB dazu verpflichtet werden, Bücher zu führen. Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 3

5 I. Aufzeichnungspflichten Originäre Buchführungspflicht Falls keine derivative Buchführungspflicht nach 140 AO besteht, kann Buchführungspflicht auch über 141 AO entstehen, wenn die jeweiligen Tatbestandsmerkmale vorliegen. Dies gilt insbesondere für Steuerpflichtige, die im Kalenderjahr mehr als Umsatz oder Gewinn vorzuweisen haben. Sonst: Aufzeichnung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gem. 4 Abs. 3 EStG Siehe auch 143, 144 AO zur Aufzeichnung des Warenein- Diplom-Betriebswirt und -ausgangs Jens Braun, Steuerberater 4

6 II. Aufbewahrungspflichten Die Aufbewahrungspflichten sind akzessorisch zu den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Entsprechend sind davon alle Steuerpflichtigen betroffen, die entweder derivativ oder originär Buchführungspflichtig sind. Dies gilt abgemildert auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach 4 Abs. 3 EStG ermitteln -> (sog. Einnahmen- Überschussrechner ). 147a AO regelt den Anwendungsbereich darüber hinaus für Überschusseinkunftsarten. Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 5

7 II. Aufbewahrungspflichten 147 AO regelt welche Unterlagen im Einzelnen aufzubewahren sind. Darüber hinaus gibt es in den Einzelgesetzen verschiedene spezifische Ergänzungen. 14b UStG normiert die Aufbewahrungspflicht für Ausgangsund Eingangsrechnungen des Unternehmers i.s.d. 2 UStG. Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 6

8 III. Aufbewahrungsform Durch ständige Technologieinnovationen, wird auch die Form der Aufbewahrung bzw. der Rechnungsstellung an sich beeinflusst. Der Brief wurde in vielen Fällen adäquat durch s ersetzt, so dass diese u.u. auch aufbewahrungspflichtig geworden sind. Dies gilt jedoch nur, wenn die die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs innehat oder sie nicht als reines Transportmittel der Rechnung dient. Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 7

9 III. Aufbewahrungsform Die Rechnung kann im Papierformat aufbewahrt werden sofern die Rechnung in Papierform ausgestellt wurde. Es ist jedoch auch möglich, diese Rechnung digital aufzubewahren sofern jederzeit die Möglichkeit der originalgetreuen bildlichen / inhaltlichen Wiedergabe besteht (elektronische Sicherung). Eine Rechnung, die dem Empfänger elektronisch übermittelt wurde, ist in jedem Fall (auch) elektronisch aufzubewahren. Diese Rechnungen hat der Unternehmer prinzipiell im Inland aufzubewahren 14b Abs. 2 S. 1 UStG. Jedoch kann er diese auch elektronisch im Gemeinschaftsgebiet nach 14b Abs. 4 S. 1 UStG aufbewahren, wenn den Finanzbehörden unverzüglich ein Onlinezugriff bereitgestellt werden kann. Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 8

10 III. Aufbewahrungsform Die maschinelle Auswertbarkeit nach 147 Abs. 2 AO muss gewährleistet sein. Einführung eines neuen Datenformats: ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) Hier ist v.a. die eingebettete XML. Datei nicht zu verändern bzw. zu löschen. Es soll dadurch besonders eine Volltextsuche und eine Anwendung von mathematisch- statistischen Maßnahmen, gewährleistet werden. Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 9

11 IV. Aufbewahrungsfristen Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt nach 147 Abs. 3 S. 1 AO zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung gestellt wurde ( 14b Abs. 1 S. 3 UStG). Nach 147 Abs. 3 S. 1 AO existieren daneben noch Fristen von sechs bzw. zehn Jahren für weitere Dokumente. Auch hier beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung/ Buchung gemacht wurde zu laufen 147 Abs. 4 AO. Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 10

12 V. Wichtigsten Regelungen Das BMF hat auf die ständig wachsenden Anforderungen der Technologie reagiert und im Schreiben vom die GoBD definiert -> Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 11

13 V. Wichtigste Regelungen Unveränderbarkeit 146 Abs. 4 AO Elektronische Rechnungen sind stets unveränderbar aufzubewahren. Dies lässt sich durch organisatorische Maßnahmen - softwaremäßig wie auch hardwaremäßig - gewährleisten. Vorsicht bei System/ Softwarewechsel Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 12

14 V. Wichtigste Regelungen Lesbarkeit Die Rechnungen müssen so gespeichert werden, dass sie lesbar sind bzw. lesbar bleiben. Dies empfiehlt sich v. a. im Rahmen einer Betriebsprüfung. Das passende Leseprogramm muss bereits bei Erstellung der Dateien vorhanden sein. Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 13

15 V. Wichtigste Regelungen Zeitnahe Erfassung Die Rechnungen sind zeitnah gegen Verlust zu sichern. Zum einen wird so Manipulation im frühen Stadium verhindert, und zum anderen wird so einem möglichen Verlust entgegengewirkt. Falls möglich sollten die Rechnungen unmittelbar nach Eingang oder Erstellung gesichert werden. Dies ist auch durch Systemimplementierungen (Gestaltung entsprechender Prozesse) automatisch möglich. Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 14

16 V. Wichtigste Regelungen Indexierung Elektronische Eingangsrechnungen sind direkt bei Sicherung zu indexieren. Der Index muss nachvollziehbar und eindeutig sein. Bei einer evtl. Ausbuchung ist dieser Index - aus Gründen der Prüfbarkeit - ebenfalls anzugeben. Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 15

17 V. Wichtigste Regelungen Digitalisierung von Papieroriginal Papieroriginale Rechnungen können auch elektronisch aufbewahrt werden. Bei dem Einlese-/ Scanvorgang sind datensensitive Ablaufmechanismen einzuhalten, die eine Manipulation potentiell verhindern können. Grundsatz: Die elektronische Sicherung darf die Prüfbarkeit nicht negativ beeinflussen. Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 16

18 V. Wichtigste Regelungen Konvertierung und Zwischenformate Falls das Originalformat der elektronischen Eingangsrechnung nicht beibehalten wird (z.b. wegen besonderem Inhouse-Format), müssen zwingend beide Versionen archiviert werden. Umwandlungen dürfen nicht zu einer Veränderung oder einer Einschränkung der Auswertbarkeit der Rechnung führen. Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 17

19 V. Wichtigste Regelungen Bereitstellung Datenzugriff Den Finanzbehörden muss ein Datenzugriff bereitgestellt werden. Dies ergibt sich aus den steuerlichen Mitwirkungspflichten nach 147 Abs. 6 AO. Hierbei ist zu unterscheiden zwischen - unmittelbarem Datenzugriff - mittelbarem Datenzugriff - Datenträgerüberlassung Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 18

20 V. Wichtigste Regelungen Internes Kontrollsystem Der Steuerpflichtige hat zur Wahrung der Ordnungsvorschriften nach 146 AO verschiedene Maßnahmen zu ergreifen. Zugangs- Zugriffsberechtigungskontrollen sind zu errichten. Betriebliche Ablauffunktionen sind strikt zu trennen. Plausibilitäts-, Abstimmungs- und Verarbeitungskontrollen sind einzuführen. Die Ausgestaltung des internen Kontrollsystems ist abhängig von Größe und Komplexität der Geschäftsvorgänge. Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 19

21 V. Wichtigste Regelungen Verfahrensdokumentation Für jedes DV- System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Diese muss verständlich sein und damit für einen sachverständigen Dritten nachprüfbar sein. Diese Dokumentation soll den organisatorisch und technisch gewollten Prozess beschreiben. Die Dokumentation sollte eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Betriebsdokumentation und eine Betriebsdokumentation enthalten. Insbesondere soll beschrieben werden, wie mit elektronischen Belegen umgegangen wird. Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 20

22 V. Wichtigste Regelungen Zertifizierungen Die Finanzbehörden stellen keine Zertifikate hinsichtlich der Geeignetheit bestimmter DV- Programme aus. Diese können jedoch von Dritten erteilt werden. Allerdings haben diese Zertifikate keinerlei Bindungswirkung für die Finanzbehörden. Das Zertifikat kann jedoch das Unternehmen bei der Findung des passenden Programms unterstützen. Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 21

23 VI. Verletzung der GoBD Die GoBD sollen zu einer transparenten und plausiblen Buchführung beitragen. 160 AO normiert eine Pflicht zur Benennung von Zahlungsempfängern und Gläubigern, im Zuge des Betriebsausgaben-/ Werbungskostenabzuges. Durch Verletzung der GoBD kann im schlimmsten Falle das Finanzamt die Buchführung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Möglicherweise droht auch der Verlust des Vorsteuerabzugs. Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 22

24 VII. Fazit Vorteil der GoBD ist mit Sicherheit die platzsparende Archivierung der Rechnungen. Eine digitale Lösung ist vollkommen zeitgemäß. Weiterhin kann so auf Seiten der Finanzbehörden effizienter gearbeitet werden, da automatisierte Prozesse ablaufen können. Nachteile sind zum einen die kurze Übergangszeit und zum anderen die doch teilweise strengen Regelungen. Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 23

25 VIII. Fragen Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 24

26 Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit! Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater HAF Rechtsanwälte, Insolvenzverwalter und Steuerberater Aschaffenburg im Hauptbahnhof: Ludwigstr Aschaffenburg Tel.: Fax: info@kanzlei-haf.de Diplom-Betriebswirt Jens Braun, Steuerberater 25