Keine Probleme bei der Betriebsprüfung durch optimale Archivierung von Belegen

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1 RENTROP & PARTNER Prüfung, Steuern, Beratung Deutschland Keine Probleme bei der Betriebsprüfung durch optimale Archivierung von Belegen Dipl. Betriebswirtin(FH) Christina Schweitzer Steuerberaterin RENTROP & PARTNER KG Bonn

2 Inhalt 1. Vorbemerkungen 2. Gesetzliche Grundlagen steuerlicher Aufbewahrungsfristen 3. Aufbewahrungspflichtige Personen 4. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen 4.1. Allgemeine Regelungen 4.2. Spezialfall: Originär digitale Dokumente 4.3. Spezialfall: Ersetzendes Scannen 4.4. Spezialfall: Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften 4.5. Spezialfall: Thermodrucker-Belege 5. Aufbewahrungsfristen 6. Ablaufhemmung 7. Folgen von Verstößen gegen Aufbewahrungspflichten 8. Schlussbemerkungen und Hinweis auf Downloadangebote auf unsere WebSite

3 1. Vorbemerkungen Jeder Unternehmer hat aufgrund gesetzlicher Regelungen Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Aufbewahrungsvorschriften finden sich u.a. im HGB, im SGB, in diversen Gesetzen und Verordnungen, die einzelne Branchen betreffen und v.a. in den Steuergesetzen. Gegenstand dieses Vortrags sind nur die steuerlichen Aufbewahrungspflichten. Ein umfassendes Kontrollrecht der Finanzverwaltung korrespondiert mit umfangreichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten, die jeden Unternehmer treffen. Nichterfüllung nimmt der Buchführung die Ordnungsmäßigkeit und eröffnet dem Finanzamt den Weg in die Zuschätzung.

4 2. Gesetzliche Grundlagen steuerlicher Aufbewahrungsfristen Die steuerliche Aufbewahrungspflichten sind in den der AO geregelt, insbesondere in 147 AO. 147 AO stimmt in der Grundstruktur mit 257 HGB überein, in dem die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten geregelt sind. Die steuerlichen Aufbewahrungspflichten sind allerdings gegenüber den Aufbewahrungspflichten des HGB deutlich erweitert - sowohl im Hinblick auf den Kreis der aufbewahrungspflichtigen Personen, als auch im Hinblick auf den Umfang der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.

5 3. Aufbewahrungspflichtige Personen Die hier besprochenen steuerlichen Aufbewahrungspflichten gelten für alle Steuerpflichtigen, die gem. 193 AO der Außenprüfung unterliegen. Das sind alle Steuerpflichtigen (natürliche Personen, Personen- und Kapitalgesellschaften), die einen gewerblichen, land- oder forst-wirtschaftlichen Betrieb unterhalten oder die freiberuflich tätig sind oder natürliche Personen, die gem. 147a AO über andere (Überschuss-)Einkünfte von mehr als 500 T p.a. verfügen. Dieser Personenkreis hat gem. 200 AO bei Außenprüfungen bei der Feststellung der Sachverhalte, die für die Besteuerung erheblich sein können, mitzuwirken und insbesondere Auskünfte zu erteilen und Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen.

6 4.1. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen 147 (1) AO verfügt Folgendes: Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: 1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, 4. Buchungsbelege, 4a. Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, 5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. [Fettdruck = steuerliche Erweiterungen ggü. dem HGB]

7 4.1. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen Unbestimmtheit der steuerlichen Archivierungspflichten: Bücher und Aufzeichnungen Handels- und Geschäftsbriefe sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind Keine näheren inhaltlichen Bestimmungen Alles, was für das Finanzamt von Interesse sein könnte

8 4.1. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen Beispiele aufbewahrungspflichtiger Unterlagen: Unterlagen zur Kostenrechnung/Betriebsabrechnung, Auftragskalkulationen, interne Betriebsstatistiken, Aufzeichnungen/Vereinbarungen über gewährte/erhaltene Boni/Rabatte, Auswertungen über Vertretertätigkeiten, Lageraufschreibungen, Dokumentationen über Sonderverkäufe/Preisherabsetzungen (etwa, wenn der Kaufmann Mindererlöse bei Überprüfung seiner Kalkulation beweisen will), Wichtig können auch Lohnunterlagen im weitesten Sinne sein, z. B. Zeitberichte der Mitarbeiter, Akkordzettel, Stundenlohnzettel, Anwesenheitsbelege, Anwesenheitslisten. Zu den sonstigen Unterlagen zählen auch Kassenstreifen, Kassenzettel, Kassenbons, mindestens aber der Tagesendsummenbon ("Z-Abschlag") bei Registrierkassen, die die Einzelumsätze nicht speichern können. Protokolle über Gesellschafterversammlungen, etc.

9 4.1. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen Ganz aktuell - 37 Seiten (!) Durchführungsbestimmungen: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) BMF IV A 4 S 0316/13/10003 vom

10 4.2. Spezialfall: Originär digitale Dokumente Jeder, der am -verkehr teilnimmt oder Geschäftsbriefe und Rechnungen mithilfe von Textverarbeitungs- Tabellenkalkulations- oder Fakturierprogrammen erstellt, ist betroffen. Die Aufbewahrungspflichten gelten gleichermaßen für Dokumente, die originär in Papierform vorliegen, wie auch für Dokumente, die in originär digitaler Form vorliegen, wie z.b. s oder elektronisch übermittelte Rechnungen. Originär digitale Dokumente sind in digitaler Form unveränderbar über die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Dies erfordert ein "revisionssicheres Archivierungssystem", bei dem nachträgliche Änderungen entweder vollkommen ausgeschlossen sind oder einzeln in nicht veränderbarer Form protokolliert werden. Mit der Archivierung eines Ausdrucks originär digitaler Dokumente können die Archivierungspflichten nicht erfüllt werden! Zudem muss der Steuerpflichtige sicherstellen, dass der Zugriff auf die digitalen Dokumente durch die Finanzverwaltung über die Dauer der Archivierungsfrist gewährleistet ist - die entsprechende Software muss also solange vorgehalten werden.

11 4.2. Spezialfall: Originär digitale Dokumente TZ 119 & 120 Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt. Beispiel: Ein Steuerpflichtiger erstellt seine Ausgangsrechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm. Nach dem Ausdruck der jeweiligen Rechnung wird die hierfür verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben. Es ist in diesem Fall nicht zu beanstanden, wenn das Doppel des versendeten Schreibens in diesem Fall nur als Papierdokument aufbewahrt wird. Werden die abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe jedoch tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt (z. B. im File-System oder einem DMS- System), so ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Werden Handels- oder Geschäftsbriefe mit Hilfe eines Fakturierungssystems oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig.

12 4.2. Spezialfall: Originär digitale Dokumente TZ 121 Bei den Daten und Dokumenten ist - wie bei den Informationen in Papierbelegen - auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise s mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine nur als Transportmittel, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag).

13 4.3. Spezialfall: Ersetzendes Scannen 147 (2) AO Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Absatz 1 Nr. 4a können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten 1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, 2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

14 4.3. Spezialfall: Ersetzendes Scannen Die Digitalisierung von Unterlagen und deren anschließende Vernichtung ist grundsätzlich zulässig bei allen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen - außer den Jahresabschlüssen, der Eröffnungsbilanz und den einer elektronischen Zollanmeldung beizufügenden Dokumenten ist die. Für das ersetzende Scannen erforderlich sind a) ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem und b) organisatorische Anweisungen, durch die sichergestellt wird, dass die originären Papierdokumente in unveränderter Form in das DMS überführt werden. Diese Organisationsanweisungen gehören ebenfalls zu den aufbewahrungspflichtigen Organisationsunterlagen.

15 4.4. Spezialfall: Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften BMF-Schreiben IV A 4 - S 0316/08/ vom Betrifft: Elektronische Registrierkassen elektronische Waagen mit Registrierkassenfunktion Taxameter elektronische Wegstreckenzähler "Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten - bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten - innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen. Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren (vgl. 145 Abs. 1 AO, 63 Abs. 1 UStDV)"

16 4.5. Spezialfall: Thermodrucker-Belege Thermodrucker-Belege (z.b. Tankquittungen, Kassenbons) können vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist bis zur Unleserlichkeit verblassen. Von der Finanzverwaltung akzeptierte Abhilfe: Beleg kopieren, Kopie an das Original heften und beides archivieren.

17 5. Aufbewahrungsfristen 10 Jahre für: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Aufbewahrungsfristen gem. 147 (3) AO: die zum Verständnis der vorstehenden Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, Buchungsbelege und die unter 147 (1) Nr. 4a AO genannten Unterlagen zu Zollverfahren 6 Jahre für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.

18 5. Aufbewahrungsfristen Aufzeichnungen (10 Jahre) oder sonstige Unterlage (6 Jahre)??? Siehe Handout bzw. Merkblatt im Downloadbereich von

19 5. Aufbewahrungsfristen Beginn der Aufbewahrungsfrist? 147 (4) AO: "Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind." Bitte beachten, dass Fristlauf z.t. erst mit Ablauf des auf das Wirtschaftsjahr folgenden Kalenderjahres beginnt!

20 6. Ablaufhemmung Steuerliche Besonderheit: Ablaufhemmung der Aufbewahrungsfrist gem. 147 (3) AO: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab bevor die (4-jährige) Festsetzungsfrist nicht abgelaufen ist. Der Ablauf der Festsetzungsfrist wird gehemmt u.a. durch eine vor ihrem Ablauf begonnene Außenprüfung, bei einer vorläufigen Steuerfestsetzung gem. 165 AO, bei anhängigen steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen oder schwebenden steuerlichen Rechtsbehelfsverfahren. Bis zum Wegfall dieser Ablaufhemmnisse läuft auch die Aufbewahrungsfrist nicht ab - die Unterlagen sind also in diesem Fall bis zur Beendigung der Verfahren zu archivieren, auch wenn die normale Aufbewahrungsfrist schon abgelaufen sein sollte.

21 7. Folgen von Verstößen gegen Aufbewahrungspflichten Versagung des Vorsteuerabzugs und des Betriebsausgabenabzugs bei Nichtarchivierung von Eingangsrechnungen Zuschätzungen Ein Verstoß gegen die Archivierungspflichten nimmt der Buchführung die berechtigt das Finanzamt zu Zuschätzungen. "Ordnungsmäßigkeit" und Bußgelder bis gem. 26a UStG bei Nichtarchivierung der Duplikate von Ausgangsrechnungen und der Originale der Eingangsrechnungen, Verzögerungsgeld Sofern sich Unternehmen bei der Außenprüfung unkooperativ verhalten und im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung die vom Prüfer angeforderten Datenbestände nicht zur Verfügung gestellt werden, kann das Finanzamt ein Verzügerungsgeld von bis festsetzen. Im Falle einer Unternehmenskrise/Insolvenz können Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten als Bankrott-Vergehen gem. 283 ff. StGB mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe belegt werden.

22 8. Schlussbemerkungen Nehmen Sie die Archivierungspflichten Ernst! Verstöße dagegen können teuer werden. Archivieren Sie für die Dauer der Aufbewahrungsfristen im Zweifel eher mehr als weniger Unterlagen. Beachten Sie die Besonderheiten bei der Archivierung originär digitaler Dokumente und ziehen Sie ggf. einen Experten für digitale Archivierung zu Rate. Das gilt insbesondere bei der Umstellung auf (Papier-)beleglose Arbeitsweise, deren Vor- und Nachteile sorgsam gegeneinander abgewogen werden müssen.

23 8. Schlussbemerkungen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Die folgenden Unterlagen zu diesem Vortrag stehen auf unserer Website unter dem Menüpunkt "Schon gewusst?" zum Download bereit : Merkblatt Aufbewahrungspflichten BMF IV A 4 S 0316/13/1003 vom Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) BMF IV A 4 S 0316/08/ vom Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften Für Fragen stehe ich Ihnen auch nach dieser Veranstaltung, telefonisch unter 0228/ oder via unter c.schweitzer@rentrop-partner.de gerne zur Verfügung.