Arbeitshilfe für die Kassenprüfung

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1 INFO VERBANDSLEBEN Arbeitshilfe für die Kassenprüfung Mit Checkliste und Prüfbericht Was haben Kassenprüfer/innen zu prüfen? Die Kassenprüfer/innen werden von der Mitgliederversammlung eingesetzt, damit sie in deren Auftrag die wirtschaftliche Geschäftsführung des Vorstandes prüfen. Gesetzliche Vorgaben zum Umfang der Kassenprüfung gibt es nicht. Nach allgemeiner Rechtsauffassung sollten folgende Punkte zum üblichen Prüfungsumfang gehören: Kontakt NABU-Bundesgeschäftsstelle Ralf Schulte Stabsstelle Verbandsentwicklung und Bundesfreiwilligendienst die Kassen- und Kontoführung, insbesondere die Bestandsprüfung, die Überprüfung, ob die Mittel wirtschaftlich verwendet wurden, Aussagen dazu, ob die Ausgaben sachlich gerechtfertigt, rechnerisch richtig und korrekt belegt sind, die Überprüfung von Abweichungen zu den festgelegten Budgets, falls ein Haushaltsplan besteht. Tel. +49 (0) Fax +49 (0) Generell gilt, dass dem Kassenprüfer alle Unterlagen zur Verfügung gestellt werden müssen, die für seinen Prüfauftrag erforderlich sind und dass die zuständigen Personen (Vorstand, Schatzmeister usw.) alle notwendigen Auskünfte erteilen müssen. Die im Anhang befindliche Checkliste gibt eine Orientierungshilfe. Wie berichten die Kassenprüfer/innen der Mitgliederversammlung? Ihren Prüfbericht legen die Kassenprüfer/innen mündlich und schriftlich der Mitgliederversammlung vor. Dieser Prüfbericht ist Grundlage für die Entlastung des Vorstandes. Ein Musterprüfbericht befindet sich in den Anlagen. Da es sich um ein Organ zur Kontrolle des Vorstandes handelt, darf der Kassenprüfer/innen nicht dem Vorstand (im Sinne des BGB, also dem geschäftsführenden Vorstand) angehören. Ebenso wenig sollte es sich um ein Familienmitglied des Vorstandes handeln.

2 INFO VERBANDSLEBEN ARBEITSHILFE FÜR DIE KASSENPRÜFUNG 2 Haften die Kassenprüfer/innen im Falle von Prüfungsfehlern? Die Kassenprüfer/innen haften nur in absoluten Ausnahmefällen gegenüber dem Verein für eine fehlerhafte Prüfung. In erster Linie richten sich Regressansprüche des Vereins gegen den Vorstand. Selbst in die Nachweispflichten gegenüber dem Finanzamt werden die Kassenprüfer/innen in der Regel nicht einbezogen. Eine Inanspruchnahme der Kassenprüfer/innen durch den Verein kann aber in Frage kommen, wenn sie zur Verschleierung von finanziellen Unregelmäßigkeiten/Unterschlagungen beitragen oder wahrheitswidrige Angaben im Prüfbericht machen, ihrem Prüfauftrag grob fahrlässig nicht nachkommt und dadurch den Verein schädigen. Impressum: 2014, Naturschutzbund Deutschland (NABU) e.v. Charitéstraße 3, Berlin, Text: Ralf Schulte, Fotos: NABU/E. Neuling, 11/2013

3 Checkliste für die Kassenprüfung Bei der Prüfung der Kasse sollten die Kassenprüfer/innen auf folgende Punkte achten, sofern sie für den Verein relevant sind. Gegenstand der Prüfung Prüfkriterien Anlagevermögen Gibt es eine Aufstellung über das Finanzvermögen (z. B. Wertpapiere, Beteiligungen) des Vereins? Sind Zu-und Abgänge korrekt erfasst, insbesondere Veräußerungserlöse? Gibt es ein Sachanlageverzeichnis? Bankkonten Stimmt der Anfangsbestand mit dem Endsaldo des Vorjahres überein? Stimmen die Salden mit den Kontenblättern überein? Gibt es ungewöhnliche Kontobewegungen? Kasse Stichprobenartiger Abgleich zwischen Kassenbuch und Belegen Stimmen die Kassenbestände mit dem Kassenbuch überein? Buchführungsvorschriften Sind die Buchungen und Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und verständlich? Wurden die Geschäftsvorfälle zeitlich korrekt zugeordnet? (Wirtschaftsjahr)? Entsprechen die Belege den steuerlichen/ handelsrechtlichen Anforderungen? Sind die Buchungen nachvollziehbar? Wurden die Belege den sachlich richtigen Konten zugeordnet? Finanzplanung/ Budgets Wurde ein bestehender Haushaltsplan eingehalten? Wurden einzelne Budgets eingehalten? Ist der Verein langfristig zahlungsfähig? Wurden die Mittel sparsam und sachlich korrekt verwendet (keine vereinsfremden Zwecke?) Forderungen/ Verbindlichkeiten Sind offene Forderungen/Verbindlichkeiten separat erfasst? Sind Forderungsausfälle erfasst und begründet? Lohnabrechnung Liegen korrekte Abrechnungen vor? Wurden Steuern und Sozialbeiträge abgeführt? Liegen die erforderlichen Anmeldungen zur Sozialversicherung vor? Wurde bei geringfügigen Beschäftigungen die gesetzlichen Voraussetzungen beachtet? Entsprechen steuerfreie Aufwandsentschädigungen den Vorschriften (Art der Tätigkeit, Nebenberuflichkeit)? Liegt bei freien Mitarbeitsverhältnissen keine Scheinselbständigkeit vor?

4 Gegenstand der Prüfung Prüfkriterien Mitgliedsbeiträge Sind entsprechend der Mitgliederliste die Mitgliedsbeiträge/Umlagen usw. eingezahlt? Wurden Rückstände angemessen eingefordert? Spenden Wurden die Spenden separat erfasst? Ist die Verwendung der Spenden nachgewiesen? Liegen Kopien der Zuwendungsbestätigungen vor? Zuschüsse Ergibt sich aus den Zuwendungsunterlagen eine sachgemäße Mittelverwendung? Liegen Verwendungsnachweise vor? Steuerliche Zuordnung/ Gemeinnützigkeit Wurden die Einnahmen und Ausgaben korrekt den steuerlichen Bereichen zugeordnet? Entspricht die Rücklagenentwicklung den gesetzlichen Vorgaben? Wurden die Mittel ausschließlich für satzungsgemäße Zwecke verwendet? Liegt ein gemeinnützigkeitsgefährdendes Übergewicht der wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe vor? Ablage von Unterlagen Besteht eine geordnete Belegablage? Werden die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten?

5 Protokoll der Kassenprüfung für das Jahr 1. Geprüfte NABU-Gliederung Name und Bezeichnung der NABU-Gliederung 2. Zur Prüfung lagen folgende Unterlagen vor Die vollständigen Kontoauszüge für die nachstehenden Bankkonten des Vereins mit allen zugehörigen Überweisungs-, Einzahlungs- und Auszahlungsbelegen: Konto-Nr., Name der Bank, BLZ von. bis.. Auszüge Nr. Konto-Nr., Name der Bank, BLZ von. bis.. Auszüge Nr. Konto-Nr., Name der Bank, BLZ von. bis.. Auszüge Nr. Das Kassenbuch für den Zeitraum von bis und die zugehörigen den Belege. Die Buchführung des Vereins für das o.g. Jahr erfolgte in folgender Form. Buchführung mit Summen- und Saldenliste, entsprechend dem Journal. EDV-Buchführung, eingesetzte Software: Summen- und Saldenliste/Abschlussbuchungen Anlagenverzeichnis Die entsprechenden Buchungsunterlagen wurden zur Verfügung gestellt. Der Jahresabschluss wurde über eine Einnahmen-Ausgaben-Überschussrechnung festgestellt. Die Bilanz und der Bericht der nachfolgend benannten Steuerberatungsgesellschaft lagen vor: Die Kassenberichte/Finanzstatus der Abteilungen/Arbeitsgruppen u.ä. lagen vor Sonstige eingesehene Unterlagen: 3. Die Unterlagen wurden von den Kassenprüfern in der Zeit vom bis eingesehen, in Stichproben geprüft und mit den vorgelegten Ergebnissen des Jahresberichts des Vorstandes verglichen.

6 4. Ergebnis der Prüfung: Die auch im Jahresbericht aufgeführten Geldbestände (Konten/Barkasse) stimmten mit den Salden der eingesehenen Kontoauszüge überein. Das Aktivvermögen des Vereins wurde zutreffend dargestellt und erfasst. Es ergeben sich keine Beanstandungen. Die Belege konnten zugeordnet werden, die Einnahmen und Ausgaben wurden ordnungsgemäß und in zutreffender Höhe verbucht. Es ergeben sich Beanstandungen in folgendem Umfang: 5. Es wird vorgeschlagen, dem Vorstand wie folgt Entlastung zu erteilen: in uneingeschränktem Umfang in eingeschränktem Umfang wegen Teilentlastung für alle Vorstandsmitglieder mit Ausnahme von Eine Entlastung wegen der Prüfungsfeststellungen nicht zu erteilen, der Vorstand wurde hierüber bereits am vorab informiert. 6. Ergänzende Hinweise/Änderungsvorschläge: 7. Namen und Anschriften der Kassenprüfer/innen Ort, Datum, Unterschrift Ort, Datum, Unterschrift Ort, Datum, Unterschrift