GoBD wenn der Prüfer mit dem Laptop kommt

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1 GoBD wenn der Prüfer mit dem Laptop kommt Thomas Biermann, DATEV eg DATEV eg; alle Rechte vorbehalten

2 Vertrauen ist gut Kontrolle ist besser! In den Betriebsprüfungen der Länder waren im Jahr 2015 bundesweit Prüfer tätig und es wurde ein Mehrergebnis von rund 16,8 Mrd. EUR erzielt. 16,8 Mrd. EUR 2,4 % ^ = X Mrd. 100 % Seite 2 Quelle: Bundesministerium für Finanzen

3 Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung 2015 Von den Betrieben (Betriebskartei der Finanzämter) wurden Betriebe geprüft, was einem Anteil von 2,4 % entspricht. Die Prüfung der Kleinstbetriebe erbrachte ein Mehrergebnis von 1,0 Mrd. (genaue Zuordnung alle 3 Jahre) Seite 3

4 Die Taktik der Finanzverwaltung GoBD Zusammenhänge: von der E-Bilanz bis zur Betriebsprüfung E-Bilanz XBRL-Datei Finanzamt automatisierte Veranlagung Steuerberater Daten vermehrt digital ESt-/KSt- Deklaration Abweichungsanalysen auf Basis XBRL-Daten veranlagt Unternehmen risikoorientierte Prüfung häufiger die Richtigen prüfen Betriebsprüfung Die progressive und retrograde Prüfung gilt nicht nur vom Beleg bis zum Jahresabschluss, sondern auch vom Beleg bis zur Steuererklärung und zurück (GoBD Rz. 33). an digitale Daten Seite 4

5 Die GoBD im Überblick Seite

6 Kurzüberblick GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Seite 6

7 Rechtsgrundlagen (HGB, AO und aktuell GoBD) Einzeln Verpflichtung Bücher zu führen und Aufzeichnungen zu erstellen! Sowohl in elektronischer, als auch in Papierform Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und der laufenden Aufzeichnung 146 AO n.f. Unverä n- derbar Geordn et Vollständig Zeitgerecht Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Richtig Seite 7

8 Unveränderbarkeit Der Begriff Unveränderbarkeit ist nicht neu s. Reichsabgabenordnung: es soll nicht radiert werden! ( 239 Abs. 3 HGB, 146 Abs. 4 AO) Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Für Aufzeichnungen in Papierform heißt das z.b.: Kein TippEx, Durchstreichen nur mit Kugelschreiber und waagerechter Linie, die Zeile muss lesbar bleiben usw Seite 8

9 Unveränderbarkeit Für elektronische DV-Systeme gilt das Gleiche: Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden. (siehe GoBD, Rz. 108) Beleg löschen Beleg 334 FLASKÖL 50CL Seite 9

10 Kurzüberblick GoBD Gesetzlicher Hintergrund (I) GoB Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (als unbestimmter Rechtsbegriff mit kodifizierten (insb. HGB und AO) und nicht kodifizierten Normen). GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (von 1995 als Konkretisierung der GoB beim Einsatz von IT durch die AWV von der Finanzverwaltung als BMF-Schreiben vom übernommen). durch die GoBD konkretisiert GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (BMF-Schreiben vom konkretisieren die maschinelle Auswertbarkeit gem. 147 Abs. 6 AO inklusive FAQ zum Datenzugriffsrecht). durch die GoBD konkretisiert Seite 10

11 Kurzüberblick GoBD Gesetzlicher Hintergrund (II) GoBIT ( Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim IT-Einsatz ; die von der AWV im Herbst 2012 als Entwurf für modernisierte GoBS vorgelegten GoBIT wurden von der Finanzverwaltung aus unterschiedlichen Gründen nicht aufgegriffen) GoBD ( Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ). Sie erweitert bzw. konkretisiert mit Wirkung zum die jahrelang geltenden GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Sie sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten (betrifft alle Anwender) Seite 11

12 Kurzüberblick GoBD Geltungsbereich der GoBD für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen (nicht nur für Bilanzierer!) Die GoBD-Regelungen gelten auch für entsprechende Aufzeichnungspflichten von Nichtkaufleuten, also insbesondere der Gewinnermittlung nach 4 Abs. 3 EStG (u. a. Rz 50 vergleichbare Aufzeichnungen ) Aufzeichnungspflicht für alle steuerrelevanten Daten, d.h. auch für Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchhaltung Somit sind alle elektronischen Systeme betroffen, die steuerrelevante (buchführungs-/abschlussrelevanten) Daten liefern Seite 12

13 Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Überblick über die IT-Systeme, die in den GoBD als relevant angesehen werden (Rz 20 GoBD) Kassen Rechnungseingangsbuch = IT-Systeme mit steuerrelevanten Daten, die steuerliche Ergebnisse belegen oder verändern. Warenwirtschaft Faktura Rechnungsausgangsbuch Materialwirtschaft A Finanzbuchführung Jahresabschluss Bilanz P Gewinn USt-Verbindlichkeiten Fahrtenbuch Taxameter Berechnungen von Darlehen, Eigenverbrauch (Steuer)- Rückstellungen, Bestandsveränderungen... Systeme zur Steuerdeklaration Zeiterfassung für Lohn o. Faktura Archivsysteme (u. a. DMS) Der Grundsatz der Lohnabrechnung Unveränderbarkeit Anlagenbuchführung gilt für Grund(buch)- Aufzeichnungen insbesondere in Vorsystemen grundsätzlich mit dem Zeitpunkt der Erfassung bzw. Autorisierung (Rz 58/59/108). Seite 13

14 Was bringen uns die neuen GoBD? lt. BMF nur eine Anpassung an die technische Entwicklung oder doch eine Verschärfung der an die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung Die GoBD führen in zahlreichen Punkten zu Verschärfungen gegenüber der heutigen praktischen Übung, ohne dass hierfür eine gesetzliche Stillkost / fotolia.com Grundlage besteht BMF-Schreiben gibt die Verwaltungsauffassung wieder GoBD legen die Ordnungsvorschriften der 145 bis 147 AO aus Seite 14

15 GoBD führen zur Verschärfung Stichwort: Verschärfungen gegenüber der heutigen praktischen Übung BFH-Urteil vom (BStBl III 1966, 372) Gewohnheiten und Bräuche der Kaufmannschaft sind dabei zwar von besonderer Bedeutung sofern sie sich nicht als Missbrauch, als Willkür oder als Lässigkeit in der Erfüllung der Buchführungspflichten darstellen oder mit positiv-rechtlichen Regelungen im Widerspruch stehen, können aus ihnen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung hergeleitet werden. Sie sind aber nicht ohne weiteres selbst schon dann den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung gleichzusetzen, wenn sie von den meisten Kaufleuten lange Zeit hindurch unangefochten geübt werden. Seite 15

16 Kurzüberblick GoBD Konkretisierung und Verschärfungen im Hinblick auf: Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grundbuchaufzeichnungen Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Form der Aufbewahrung/Archivierung Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Seite 16

17 Kurzüberblick GoBD BMF-Schreiben zu den GoBD: positiv ist erstmalige Äußerung zu ersetzendem Scannen von Belegen (mit Wegwerfen der Belege) relativ konkrete Vorgaben zu der elektronischen Rechnungsstellung (ZUGFeRD) Seite 17

18 Welche Daten sind betroffen? Betroffen sind: Unterlagen, Systeme und Verantwortung DATEV eg DATEV eg Nach den GoBD* zählen neben Unterlagen in Papierform, auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten dazu, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde. Seite 18 *Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

19 Überblick über die Themen, die in den GoBD abgehandelt werden, mit Sicht auf den IT-Verarbeitungsprozess. Belegfunktion Grundaufzeichnungsfunktion Journal, Konten (funktion) Deklaration Aufbewahrung und maschinelle Auswertbarkeit Jeder Geschäftsvorfall muss belegt werden. Beispiele: Rechnung, Schnittstellen- Datei aus Faktura, Steuerbescheid Beispiele: Kassenbuch, Rechnungseingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch in Faktura-System Finanzbuchführung mit Nebenbüchern Anlagen-, Offene Posten-, Lohn- und Gehaltsbuchführung Umsatzsteuervoranmeldung, Jahres-Steuererklärung, E-Bilanz von digitalen Belegen, steuerrelevanten Dokumenten, Grundaufzeichnungen und Buchungen Beachten Sie auch Info-Datenbank, Dok.-Nr mit übergreifenden Informationen zu den GoBD und klären Sie offene Fragen und Handlungsnotwendigkeiten mit dem steuerlichen Berater. Seite 19

20 GoBD Prüfung der grundsätzlichen Betroffenheit I Wann ist ein IT-System betroffen und zu analysieren? GoBD: Wenn es Daten erfasst, erzeugt, empfängt, übernimmt, verarbeitet, speichert oder übermittelt, die buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig und somit aufbewahrungspflichtig sind. Dann ist es Teil des IT-Buchführungssystems. Seite 20

21 GoBD Lebenszyklus Die GoBD als Belegfluss Zeitgerechte Erfassung Belegsicherung Unveränderbarkeit Aufbewahrung Bereitstellung Seite 21

22 Ihr Unternehmen Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnung ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich (GoBD Rz 21). auch wenn Aufgaben teilweise oder vollständig auf Dritte ausgelagert sind (Steuerberater, Rechenzentren, usw.). Seite 22

23 Elektronische Betriebsprüfung Pflichten und Aufgaben von Unternehmen Grundsätze der Aufbewahrungspflicht Basis bilden die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen Gemäß 147 Abs. 3 AO. Gesetzliche Aufbewahrungspflicht: Jedes Dokument muss in seiner originären Form aufbewahrt werden. Die Pflicht zur Aufbewahrung liegt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen. Unterscheidung zwischen originären Papierdokumenten und originären digitalen Dokumenten. Originäre Papierdokumente dürfen gescannt und archiviert werden. Aufbewahrungspflicht für Dokumente vom Unternehmen (z. B. Buchungsbelege, Steuerbescheide) liegt beim Unternehmen selbst. Seite 23

24 Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend) Wie können Aufzeichnungen bzw. Dokumente in elektronischer Form GoBD konform aufbewahrt werden? Die zur Aufbewahrung und Unveränderbarkeit von elektronischen Dokumenten kann über die Ablage in einem revisionssicheren Dokumentenmanagement-System (DMS) erfüllt werden. Erfolgt die Ablage in einem nicht revisionssicheren System müssen zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden (GoBD Rz 110). Kombination aus regelmäßigen Sicherungen Zugriffsschutz auf die Ablageorte auf dem Rechner eine Verfahrensdokumentation mit Erläuterung der Maßnahmen an digitale Daten Seite 24

25 Noch Fragen, Anmerkungen, Anregungen? Seite 25

26 Haben wir Ihr Interesse geweckt? Thomas Biermann DATEV eg Telefon Internet Seite 26