Betriebliches Rechnungswesen Fachliche Grundlagen der Finanzbuchführung für Einsteiger

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1 Betriebliches Rechnungswesen Fachliche Grundlagen der Finanzbuchführung für Einsteiger Arbeitsunterlage

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und firmenbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Firmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /12-01 Bestell-Art.-Nr.: 11828

3 Inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkungen Wer ist die DATEV eg? Auszug aus dem Leistungsspektrum der DATEV eg Seminarangebot zum Rechnungswesen Einführung Allgemeine Situation im Seminar Grundlagen und Bedeutung der Finanzbuchführung Rechtliche Grundlagen Buchführungspflicht Art der Gewinnermittlung Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB/GoBS) Geschäftsjahr Aufbewahrungspflichten/Elektronische Archivierung Bedeutung der Finanzbuchführung Inventur, Inventar Inventur Inventar Überblick von der Inventur zur Bilanz Die Bilanz Aufbau der Bilanz Aussagen der Bilanz über Mittelherkunft und Mittelverwendung Auswirkungen von Geschäftsvorfällen auf die Bilanz Buchen auf Bestandskonten Buchungslogik und Systematik der doppelten Buchführung Kontenrahmen und Kontenplan Kontenrahmen Kontenplan

4 5.3 Bestandskonten Übungen zu den Bestandskonten Buchen von Geschäftsvorfällen Kontenabschluss durch Saldieren Buchen von Geschäftsvorfällen im Programm Kanzlei- Rechnungswesen Unterkonten des Kapitals Erfolgskonten und deren Abschluss über die Gewinn- und Verlustrechnung Weitere betriebliche Aufwendungen Löhne und Gehälter Bestandsveränderungen Abschreibungen Privatkonten und deren Abschluss Auswertungen Personenkonten Kontokorrentbuchführung Offene Posten-Buchführung Umsatzsteuer Anforderungen an eine Rechnung Prinzip der Umsatzsteuer Umsatzsteuer-Voranmeldung und Dauerfristverlängerung Umsatzsteuerberechnung in den Rechnungswesen-Programmen der DATEV eg Automatikkonten Steuerschlüssel Ende des Wirtschaftsjahres Schlussbilanz und Eröffnungsbilanz Handels- und Steuerbilanz

5 10 Musterfall Organisatorische Hinweise Monatsbuchführung für Januar des Folgejahres Lösungen Lösung zu Kapitel Lösung zu Kapitel Lösung zu Kapitel Lösung zu Kapitel Lösung zu Kapitel Lösung zu Kapitel Lösung zu Kapitel Anhang Abkürzungsverzeichnis ABC-Übung Buchungsspickzettel Register Wissenstest Stichwortverzeichnis

6 2 Grundlagen und Bedeutung der Finanzbuchführung 2.1 Rechtliche Grundlagen 2.2 Bedeutung der Finanzbuchführung 13

7 Situation: Der Unternehmer Willi Muster informiert sich, welche gesetzlichen Vorschriften für ihn relevant sind. Ã Hinweis: Lexikon í Buchführungspflicht 14

8 2.1 Rechtliche Grundlagen Buchführungspflicht * Erläuterung zum Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz: Kaufmännische Einzelunternehmen werden als klein eingestuft, wenn die Schwellenwerte bzw. Größenmerkmale an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren ( 241a Satz 1 HGB) oder am ersten Abschlussstichtag nach einer Neugründung eingehalten bzw. unterschritten werden ( 241a Satz 2 HGB). Wird allerdings mindestens ein Schwellenwert einmal überschritten, lebt die handelsrechtliche Bilanzierungs- und Buchführungspflicht wieder auf (Schmidt H., BBK Fach 4 S. 657; Kersting C., BB 2208 S. 790). Quelle: CD Wissen extra BilMoG (Art.-Nr ) 15

9 2.1.2 Art der Gewinnermittlung à Hinweis: Mit dem Programm Kanzlei-Rechnungswesen können Auswertungen für beide Gewinnermittlungsverfahren erstellt werden. Ç Notizen: 16

10 2.1.3 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB/GoBS) Die gesetzlichen Vorschriften werden durch die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ergänzt. Diese GoB haben sich aus der Praxis entwickelt. Eine Buchführung ist ordnungsgemäß, wenn die erforderlichen Bücher geführt werden und der Inhalt sachlich richtig ist. Für die Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme hat die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) die folgenden Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) aufgestellt: Geschäftsvorfälle müssen richtig, vollständig und zeitgerecht erfasst werden und sich in Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (Journalfunktion). Geschäftsvorfälle sind geordnet darzustellen, damit jederzeit ein Überblick über Vermögens- und Ertragslage gewährleistet ist (Kontenfunktion). Buchungen müssen einzeln, geordnet nach Konten, mit Summen und Salden sowie nach Abschlussposten (Zuordnung nach Bilanz- und GuV-Positionen) dargestellt werden. Ein sachverständiger Dritter muss sich in der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über Geschäftsvorfälle und Lage des Unternehmens verschaffen können. Das Verfahren der DV-Buchführung muss durch eine Dokumentation verständlich und nachvollziehbar gemacht werden. Das in der Dokumentation beschriebene Verfahren muss der in der Praxis eingesetzten Programmversion voll entsprechen (Programmidentität). Alle wirtschaftlich bedeutsamen Vorgänge, die sich in Zahlenwerten festhalten lassen, nennt man Geschäftsvorfälle (z. B. Willi Muster kauft Zubehör). Sie sind in Hauptbüchern (Sachkonten) und Nebenbüchern (z. B. Kontokorrent) lückenlos festzuhalten. Alle Geschäftsvorfälle müssen durch Belege als Beweisgrundlage nachvollziehbar sein. Somit stellt der Beleg das Bindeglied zwischen Geschäftsvorfall und Buchung dar. Å Merke: Keine Buchung ohne Beleg. Ein Beleg muss ein Original sein (Kopien sind nicht zulässig). 17

11 Ausnahme: Der Ersatzbeleg! Hierbei handelt es sich um die Glaubhaftmachung von Aufwendungen, für die es keinen Beleg gibt, z. B. Parkgebühren. Dann wird ein so genannter Ersatzbeleg mit folgenden Angaben erstellt: Betrag, Datum, Unterschrift. Æ Exkurs: Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Die DATEV hat für das Rechnungswesen Standards entwickelt, die in den diversen Programmen und Dienstleistungen ihren Niederschlag finden. Diese Standards werden inzwischen auch von anderen Institutionen übernommen. So sind die DA- TEV Kontenrahmen oft in den Finanzbuchführungsprogrammen anderer Anbieter zu finden. Sie werden u. a. in Schulen und Bildungsstätten gelehrt. Alle DATEV- Auswertungen erfüllen die GoBS und sind von den wichtigen Instituten wie Finanzämtern, Krankenkassen und Banken anerkannt. Verstöße gegen die Buchführungspflicht und mögliche Folgen Beispiele für Mängel: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben werden nicht täglich, sondern in größeren Zeitabständen festgehalten. Buchungen werden zeitlich ungeordnet vorgenommen. Ein Geschäftsvorfall wurde nicht gebucht. Ein Geschäftsvorfall wurde im falschen Abrechnungszeitraum gebucht. 18

12 2.1.4 Geschäftsjahr 240 Abs. 2 HGB gibt den Zeitraum an, für den der Jahresabschluss aufzustellen ist. Ã Hinweis: Lexikon ígeschäftsjahr È Übung: 1) Ihre Aufgabe: 4 Welche Gewinnermittlungszeiträume gibt es und worin unterscheiden sie sich? Ç Notizen: 19